Lean management - co to jest, na czym polega i jakie korzyści przynosi?

Jak poprawić efektywność swoich działań, usunąć marnotrawstwa, a jednocześnie zwiększyć jakość usług i zadowolenie Klienta? Lean Management to koncepcja zarządzania proponująca niekonwencjonalne podejście. Poznaj zasady oraz korzyści, jakie płyną z tej metody. Odkryj, jaki wpływ miał system produkcyjny Toyoty. W jaki sposób może on pomóc Twojej firmie?

Czym jest koncepcja Lean Management?

To termin odmieniany dzisiaj przez wszystkie przypadki. Jednak na czym tak naprawdę polega? Jaka jest jego prawidłowa definicja? Lean Management, które można dosłownie przetłumaczyć jako szczupłe zarządzanie, opiera się na eliminowaniu marnotrawstw w organizacji, zwiększaniu produktywności całego zespołu oraz dążenie do doskonalenia.

Jakie są zasady Lean Management?

Ogólna koncepcja i definicja Lean Management może nie oddać tego, co stoi za efektywnością tej filozofii. Dlatego warto poznać jej najważniejsze zasady, które stanowią rdzeń tej metody, a także są przewodnikiem dla firm, które chcą wdrożyć tę strategię u siebie. Na czym polega Lean Management?

Rozpoznanie wartości z punktu widzenia Klienta

Zacznijmy od podstawowej zasady Lean Management. Wszystko bowiem zaczyna się od Klienta. Dlatego zrozumienie jego potrzeb i wyjście z jego punktu widzenia jest kluczowe do osiągnięcia lepszych wyników firmy. Niech Twoje wartości będą definiowane przez Klienta, a nie przez biznes.

Eliminowanie marnotrawstwa

Wiele z działań, których podejmują się pracownicy, nie przynosi wartości z perspektywy Klienta. Z tego powodu koncepcja Lean Management dąży do eliminowania marnotrawstw, które stoją na przeszkodzie w osiągnięciu efektywności. Zaliczamy do nich przede wszystkim:

nadprodukcję;
błędy i wady jakościowe;
nadmierne zapasy;
zbędny transport;
nadmierne przetwarzanie;
zbędny ruch.

Nie marnuj też czasu na liczenie gotówki – już dziś zamów terminal płatniczy do swojej organizacji!

Mapowanie strumienia wartości

Zobrazowanie strumienia wartości podczas produkcji umożliwia wykluczenie zbędnych działań, które nie przekładają się na efektywność pracy oraz zadowolenia Klienta. Stworzenie mapy pozwala nie tylko zmniejszyć liczbę marnotrawstw, ale również zrozumieć zachodzące procesy w organizacji.

Zapewnienie swobodnego przepływu

Zatrzymanie, opóźnienie, przestoje – to czynniki, które zawsze spowalniają pracę i są uważane za jedną z form marnotrawstwa. Dlatego przepływ informacji, produktów oraz innych zasobów, według koncepcji Lean Management, powinien być nieskrępowany.

Ciągłe doskonalenie

Lean Management to nie jest jednorazowy projekt, ale ciągły rozwój. Raz uzyskany wynik może być nieosiągalny w nowych warunkach. Dlatego taka strategia zakłada ciągłe doskonalenie, uczenie się oraz ulepszanie własnych procesów.

Jaka historia kryje się za Lean Management?

Były to lata 50. ubiegłego wieku, kiedy Toyota stała na skraju bankructwa. Ograniczenia, jakie firma napotkała po II wojnie światowej, a do tego szybko rozwijająca się konkurencja, doprowadziły do tego, że magazyny stały pełne niesprzedanych pojazdów, a produkcja była równie nieoptymalna co nieefektywna. Wszystko jednak obróciło się o 180 stopni dzięki kilku znaczącym zmianom.

Ratunkiem okazał się nowy model zarządzania, jaki został wprowadzony przez Taiichi Ohno – Toyota Production System (TPS). Dzisiaj ta koncepcja jest powszechnie uważana za podstawę filozofii lean, a jej twórcę za prekursora tej metody. Co takiego Taiichi Ohno zauważył, pracując dla japońskiego koncernu samochodowego?

System produkcyjny Toyoty skupiał się przede wszystkim na eliminowaniu różnych rodzajów marnotrawstwa (z jap. “muda”). Zaproponowany model zarządzania wyróżniał 7 typów, które omówiliśmy w poprzednim akapicie.

Opracowana metoda dała podwaliny do stworzenia nowej filozofii Lean Management. Dotyczyło to nie tylko kadry zarządzającej, ale wszystkich pracowników na różnych poziomach organizacji. Możliwość identyfikowania obszarów do poprawy i proponowanie zmian znacznie zmieniło sposób komunikacji i rozwiązywania problemów, co widać zwłaszcza na współczesnych przykładach.

Niedługo później innowacyjne praktyki stosowane przez Toyotę zwróciły uwagę wśród innych osób. Wśród nich był James Womack, Daniel Ross oraz Daniel Jones. W latach 80. badali oni różne systemy produkcyjne i zauważyli, że metody wprowadzone przez Taiichi Ohno w Toyota Production System są niezwykle efektywne, a jednocześnie całkowicie odrębne od tego, co znały Stany Zjednoczone czy Europa.

W ten sposób w 1990 roku powstała bestsellerowa książka pod tytuem The Story of Lean Production. Niedługo później określenie Lean Management zdobyło sławę na całym świecie i, pomimo że od tego czasu upłynęło kilka dekad, kolejne firmy uczą się, jak wykorzystywać tę metodę do zarządzania produkcją.

Kluczowe modele koncepcji zarządzania w duchu Lean Management

Modele Lean Management ewoluowały z biegiem lat i dostosowywały się do zmieniających się okoliczności. Po wydaniu bestsellerowej książki „The Story of Lean Production” przyszła pora na inną publikację. I tak w 2007 r. ci sami autorzy uprościli swój przekaz do 3 elementów:

Purpose (Cel);
Process (Proces)
People (Ludzie) (1)

Jednak to nie wszystko, ponieważ także inni autorzy stworzyli własne modele, które do dzisiaj są stosowane przez firmy chcące rozwijać się w duchu Lean Management. Na czym one polegają? Omówmy poszczególne z nich.

5S

Zacznijmy od modelu, który również pochodzi z Japonii – 5S. Jego nazwa pochodzi od japońskich słów:

Seiri (selekcja) – polega ona na usuwaniu wszelkich niepotrzebnych rzeczy, które nie są niezbędne w miejscu pracy. W ten sposób możesz pozbyć się elementów, które rozpraszają pracowników.
Seiton (systematyka) – uporządkowanie niezbędnych rzeczy do wykonywania pracy wpływa na jej efektywność. Dzięki temu wszystkie potrzebne przedmioty są łatwo dostępne i znajdują się na swoim miejscu.
Seiso (sprzątanie) – sprzątanie stanowiska pracy wprowadza nie tylko porządek, ale zmniejsza również ryzyko wystąpienia różnych problemów.
Seiketsu (standaryzacja) – tworzenie procedur umożliwia zachowanie konsekwencji wśród całego zespołu. Tym samym wpływa na utrzymanie stałego poziomu jakości oraz efektywności pracy.
Shitsuke (utrzymanie dyscypliny) – zdyscyplinowanie jest potrzebne do tego, aby przestrzegać zasad 5S. Dotyczy to zarówno kierownictwa, jak i pracowników niższego stopnia.

Taki model Lean Management może znaleźć zastosowanie praktycznie w każdej branży. Pozwala on nie tylko na zwiększenie produktywności, ale również na eliminację marnotrawstw i poprawę morali pracowników.

Kanban

Kolejnym modelem koncepcji Lean Management, który można wdrożyć do organizacji, to Kanban. Pochodzi on bezpośrednio z systemu produkcji Toyoty i można się z nim spotkać w wielu przypadkach związanych z zarządzaniem projektami.

Kanban w języku japońskim oznacza “tablicę”. Jest narzędziem wizualnym służącym do śledzenia postępów pracy, planowania poszczególnych zadań, a także odnotowywania zakończenia poszczególnych jej etapów. Jest jedną z najpopularniejszych praktyk tworzenia oprogramowania i to właśnie z niej czerpali twórcy takich programów jak Trello.

Kaizen

Kaizen, czyli zmiana na lepsze, to filozofia ciągłego doskonalenia się, która jest stosowana w firmach jako jeden z modułów Lean Management. Podobnie jak TPS w Lean Management skupia się na takich elementach jak:

eliminowanie marnotrawstwa,
ciągłe doskonalenie;
zaangażowanie pracowników;
poprawa jakości;
standaryzacja.

Wprowadzenie Kaizen może pomóc firmie w zwiększeniu produktywności, a także w redukcji kosztów i wyeliminowaniu marnotrawstwa. Jednocześnie wymaga ono odpowiedniego środowiska pracy i pełnego zaangażowania pracowników i kierownictwa.

Wdrożenie Lean Management – jakie korzyści może przynieść?

Bez wątpienia wdrożenie Systemu Produkcyjnego Toyoty do innych organizacji to nie lada wyzwanie. Jednak jest to trud, który opłaca się praktycznie w każdej branży. Jakie korzyści niesie ze sobą Lean Management?

Korzyści ekonomiczne

Redukcja zapasów nawet o 90%, wzrost produktywności o 180%, a do tego wzrost sprzedaży o 200% – właśnie takie są wyniki analizy transformacji 30 firm na całym świecie, które zostały zbadane przez J. Czerską.(2)

Podniesienie efektywności ekonomicznej oraz zmiana sposobu patrzenia na poszczególne etapy produkcji, może w dużym stopniu poprawić produktywność oraz zwiększyć redukcję kosztów.

Zaangażowanie pracowników

Jednak Lean Management przynosi efekty nie tylko w tych obszarach. Aktywne uczestnictwo pracowników w procesach fizycznych zwiększa ich zaangażowanie, a jednocześnie pozwala zidentyfikować problemy produkcji już u samego źródła.

Poprawa jakości wytwarzanych produktów

Lean Management kładzie również duży nacisk na jakość. Tym samym niweluje liczbę błędów na najwcześniejszym możliwym etapie, co skutkuje bezkonkurencyjnym efektem i wzrostem zadowolenia klientów.

Ciągły rozwój i doskonalenie

Ponadto opracowane metody zakładają również ciągły rozwój pracowników i doskonalenie zawodowe. Podnoszenie ich kompetencji ma znaczący wpływ na efektywność i jakość pracy. Co więcej, podnosi ich morale i zwiększa lojalność względem organizacji.

Na końcu warto jednak podkreślić, że jednorazowe wyeliminowanie marnotrawstwa i dokładne ustalenie procesów w firmie nie wystarczy, aby zauważyć stałe efekty Lean Management. Taka strategia wymaga bowiem otwartości, uczenia się i ciągłej adaptacji. To ciągłe dążenie do doskonalenia, które leży u podwalin TPS.