Faktury poza KSeF w 2026 r. – VAT można odliczyć, korekta też obowiązuje

Kilka tygodni od wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur przyniosło lawinę pytań ze strony przedsiębiorców.  

Dwa zagadnienia wracają najczęściej: czy faktura wystawiona z pominięciem KSeF daje prawo do odliczenia VAT oraz kiedy nabywca musi skorygować podatek naliczony po otrzymaniu korekty „papierowej” do faktury ustrukturyzowanej. Doradca podatkowy Marcin Chomiuk, partner zarządzający ADN Podatki, rozwiewa te wątpliwości jednoznacznie w tekście dla Infor.pl. 

Faktura wystawiona poza systemem nie przekreśla prawa do odliczenia VAT 

Wielu nabywców stanęło przed faktem, że ich kontrahenci, pomimo ustawowego obowiązku, wystawiają dokumenty sprzedaży z pominięciem KSeF, powołując się na trudności techniczne lub inne przyczyny. Obawy o utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego okazują się jednak bezpodstawne. Jeśli dokument potwierdza realną transakcję i zawiera wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT, to jest fakturą w rozumieniu przepisów, bez względu na to, czy trafił do KSeF. Prawo do odliczenia VAT naliczonego należy do konstrukcyjnych elementów całego systemu i może być ograniczone wyłącznie na podstawie wyraźnej regulacji ustawowej.  

Artykuł 88 ustawy o VAT zawiera zamkniętą, enumeratywną listę przypadków pozbawiających podatnika tego prawa. Brak wysyłki faktury do KSeF na tej liście się nie znalazł, także w brzmieniu przepisów obowiązującym od 1 lutego 2026 r. Co więcej, żaden przepis nie nakłada na nabywcę obowiązku weryfikowania, czy sprzedawca miał prawo lub techniczną możliwość wystawienia faktury poza systemem. 

Jakie warunki musi spełnić nabywca, by skutecznie odliczyć podatek? 

Prawo do odliczenia VAT naliczonego nie jest automatyczne. Wymaga spełnienia kilku podstawowych przesłanek, które pozostają niezmienione niezależnie od formy faktury. Odliczenia może dokonać wyłącznie zarejestrowany podatnik VAT, który nabyte towary lub usługi wykorzystuje do czynności opodatkowanych. Nie mogą przy tym zachodzić żadne z przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy o VAT, takich jak fikcyjność transakcji czy wystawienie faktury przez podmiot nieistniejący.  

Stanowisko to potwierdzają liczne interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydane w ostatnich miesiącach, m.in. z marca i sierpnia 2025 r. oraz ze stycznia 2026 r. Organy podatkowe konsekwentnie uznają, że samo wystawienie faktury poza KSeF przez sprzedawcę nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia, o ile transakcja była rzeczywista i prawidłowo udokumentowana. Zasada neutralności VAT, wspólna dla całego systemu unijnego, wymaga, by podatek na każdym etapie obrotu mógł zostać potrącony przez podatnika prowadzącego działalność opodatkowaną. Żadna techniczna nieprawidłowość po stronie sprzedawcy tej zasady nie uchyla. 

Korekta wystawiona poza KSeF – nabywca musi zareagować w momencie jej otrzymania 

Bardziej złożona sytuacja pojawia się wtedy, gdy sprzedawca wystawił fakturę ustrukturyzowaną, a następnie wystawił korektę in minus poza KSeF, przykładowo w formie papierowej, bez kodu QR. Pytanie brzmi: kiedy nabywca jest zobowiązany do zmniejszenia podatku naliczonego – w chwili otrzymania takiego dokumentu, czy dopiero gdy sprzedawca wprowadzi korektę do systemu?  

Po zmianie art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, obowiązującej od 1 lutego 2026 r., odpowiedź jest jednoznaczna: obowiązek zmniejszenia podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą. Przepis ten nie uzależnia ani obowiązku, ani momentu jego wykonania od tego, czy korekta ma postać ustrukturyzowaną.  

Ustawodawca wszędzie tam, gdzie forma KSeF miała znaczenie prawne, wskazywał na to wprost, a w tym przypadku tego nie zrobił. Korekta wystawiona poza KSeF, lecz spełniająca wymogi formalne z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, jest zatem w pełni skuteczna po stronie nabywcy. Logicznie wpisuje się to w szerszą zasadę: skoro fakturę zakupową wystawioną poza KSeF można uwzględnić przy odliczeniu VAT, to korektę in minus wystawioną tą samą drogą należy potraktować analogicznie i odpowiednio pomniejszyć podatek naliczony.