KSeF – Krajowy System e-Faktur

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to innowacyjne rozwiązanie wdrażane przez Ministerstwo Finansów, mające na celu usprawnienie procesu fakturowania oraz zwiększenie transparentności w obrocie gospodarczym. System e faktur KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ich odbieranie oraz przechowywanie w formacie XML, zgodnie z określonym wzorem.

Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, co oznacza konieczność zapewnienia zgodności systemów księgowych z nowymi regulacjami. Wdrożenie KSeF wymaga dostosowania procesów księgowych oraz zapoznania się z nowymi zasadami dotyczącymi faktur elektronicznych.

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny służący do elektronicznej wymiany dokumentów sprzedażowych pomiędzy przedsiębiorcami a organami podatkowymi. System umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ich wysyłkę i archiwizację w jednolitym formacie KSeF. Dzięki temu faktury elektroniczne są łatwiejsze do zarządzania, a ich prawidłowość może być szybko weryfikowana przez administrację skarbową.

W systemie KSeF każda faktura wystawiona posiada unikalny identyfikator oraz datę wygenerowania faktury, co eliminuje ryzyko duplikacji i błędów. Faktury ustrukturyzowane są przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, co pozwala na automatyczne rozliczenie wykazanego podatku oraz przyspieszenie procesu odliczenia VAT.

Korzyści wynikające z wdrożenia KSeF

Wprowadzenie systemu e faktur KSeF niesie wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji podatkowej. Do głównych zalet należą:

• Automatyzacja procesu fakturowania – możliwość wystawiania faktur w jednolitym formacie XML upraszcza obsługę dokumentacji.
• Skrócenie czasu księgowania – faktury sprzedażowe są natychmiastowo dostępne w systemie, co ułatwia ich rozliczenie w systemie księgowym.
• Lepsza kontrola podatkowa – eliminacja faktur papierowych oraz usprawnienie procesu odbierania faktur ustrukturyzowanych zmniejsza ryzyko nadużyć.
• Bezpieczeństwo przechowywania faktur ustrukturyzowanych – platforma KSeF zapewnia długoterminową archiwizację dokumentów bez konieczności ich drukowania.

Jak wystawiać faktury w KSeF?

Proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur obejmuje kilka kroków:

• Przygotowanie dokumentu – faktura wystawiona w formacie KSeF musi zawierać wszystkie wymagane dane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Wysyłka faktury – faktura przesyłana jest pośrednictwem systemu teleinformatycznego KSeF do odbiorcy.
• Odbieranie faktur ustrukturyzowanych – kontrahent może pobrać dokument z systemu KSeF.
• Archiwizacja – przechowywanie faktur ustrukturyzowanych odbywa się na platformie KSeF zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Terminy i obowiązek stosowania KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. dla firm przekraczających przychody 200 mln rocznie. Od 1 kwietnia 2026 r. system będzie obligatoryjny również dla pozostałych przedsiębiorców.

Chcesz zwiększyć produktywność swoich działań w firmie? Zapoznaj się z programem „Polska Bezgotówkowa” i sięgnij po terminal płatniczy za 0 zł, aby usprawnić działanie każdego pracownika!

KSeF a podatnicy – kogo dotyczy?

Krajowy System e-Faktur obejmuje:

• Przedsiębiorców wystawiających faktury sprzedażowe – zarówno w transakcjach krajowych, jak i międzynarodowych.
• Podatników VAT – którzy muszą uwzględniać kwotą podatku i zgodność z odliczeniem VAT.
• Podmioty uprawnione do wystawiania faktur w imieniu podatnika – na przykład biuro rachunkowe.

KSeF a inne formy fakturowania

Zmiana ustawy wprowadza konieczność korzystania z KSeF, ale jednocześnie eliminuje inne formy fakturowania, takie jak faktury papierowe. System umożliwia udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w czasie rzeczywistym oraz automatyczną weryfikację danych przez Ministerstwo Finansów.

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF stanowi przełom, wpływając na obieg dokumentów księgowych i podatkowych. Podmioty gospodarcze muszą dostosować swoje systemy księgowe oraz procesy związane z wystawieniem faktury do nowego standardu. Korzystanie z KSeF pozwala na optymalizację procesów księgowych, eliminację błędów oraz usprawnienie wymiany danych między przedsiębiorcami a administracją skarbową.