Opinia o pracowniku – jak ją napisać i kiedy jest potrzebna?

Opinia o pracowniku to dokument formalny, który może być wymagany w procesie rekrutacji przez przyszłego pracodawcę. Jest to cenne źródło informacji na temat pracownika, jego osiągnięć, umiejętności oraz sposobu, w jaki wywiązywał się ze swoich obowiązków. Sprawdź, jak napisać opinię o byłym pracowniku, jakie informacje powinna zawierać oraz kiedy jest konieczne jej wystawienie.

Czym jest opinia o pracowniku?

Opinia o pracowniku, nazywana także listem referencyjnym, to dokument wystawiany przez byłego pracodawcę, który zawiera ocenę pracownika, jego kompetencje oraz informacje o zajmowanym stanowisku. Może przybrać formę pisma ogólnego lub bardziej szczegółowego, zależnie od oczekiwań nowego pracodawcy.

Kiedy wystawia się opinię o pracowniku?

Wystawienie opinii może nastąpić po zakończonej współpracy, kiedy były pracownik zwraca się z prośbą o napisanie referencji. Pracodawca może również wystawiać opinię na życzenie instytucji zewnętrznych lub w sytuacjach formalnych, gdy jest to wymagane przepisami prawa pracy. Kodeks pracy nie zobowiązuje pracodawcy do wystawienia takiego pisma, ale jest to często stosowana praktyka, zwłaszcza w dużych firmach.

Jak napisać opinię o pracowniku?

Pisząc opinię, należy pamiętać o jej strukturze i elementach, które powinny się w niej znaleźć. Podstawowe informacje, które powinna zawierać, to:

1. Dane pracownika – imię, nazwisko pracownika oraz okres zatrudnienia.
2. Zajmowane stanowisko – dokładne określenie jego stanowiska.
3. Zakres obowiązków – krótki opis obowiązków pracownika, jakie pełnił w firmie.
4. Mocne strony – jego osiągnięcia, kompetencje i umiejętność pracy w zespole.
5. Podsumowanie współpracy – ostateczna opinia na temat pracownika, zawierająca zarówno pozytywne aspekty, jak i ewentualne sugestie dotyczące jego dalszego rozwoju.
6. Podpis osoby wystawiającej – odręczny podpis osoby wystawiającej oraz nazwisko osoby wydającej opinię.

Dobrym rozwiązaniem jest również uwzględnienie zwrotu grzecznościowego oraz pieczęci firmowej, aby podkreślić charakter poufny dokumentu.

Pozytywna opinia o pracowniku

Pozytywna opinia podkreśla profesjonalizm i rzetelność byłego pracownika. Warto w niej uwzględnić jego kompetencje, sukcesy zawodowe oraz sposób realizacji obowiązków. Przykładowa opinia o pozytywnym wydźwięku, to:

„Pan Jan Kowalski pracował w naszej firmie na stanowisku specjalisty ds. marketingu w okresie od stycznia 2020 do czerwca 2023. W trakcie swojej pracy wykazał się dużą kreatywnością, zaangażowaniem oraz umiejętnością pracy w zespole. Był odpowiedzialny za strategię marketingową firmy, a jego działania przyczyniły się do wzrostu sprzedaży o 20%. Z pełnym przekonaniem możemy polecić go jako dobrego pracownika.”

Wystawienie negatywnej opinii

Wystawienie negatywnej opinii to delikatna kwestia. Powinna być napisana w sposób rzeczowy, bez emocji, zawierając konkretne powody takiej oceny. Przykładem może być podkreślenie braku terminowości lub trudności w dostosowaniu się do zasad obowiązujących w firmie. Warto jednak pamiętać, że negatywnej opinii nie należy formułować w sposób obraźliwy, ponieważ może to wpłynąć na wiarygodność pracodawcy.

Przykład:

„Pan Jan Kowalski pełnił obowiązki na stanowisku specjalisty ds. sprzedaży w naszej firmie od marca 2021 do grudnia 2022. Pomimo dobrego przygotowania teoretycznego, nie zawsze wywiązywał się z nałożonych na niego obowiązków. Zdarzało się, że nie dotrzymywał terminów, co miało wpływ na realizację projektów. Z tego powodu nasza współpraca zakończyła się po upływie umowy.”

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu opinii o pracowniku

Sporządzanie opinii o pracowniku to zadanie wymagające precyzji i rzetelności. Wiele osób popełnia błędy, które mogą wpłynąć na odbiór dokumentu przez przyszłego pracodawcę oraz na wiarygodność pracodawcy, który opinię wystawia. Poniżej przedstawiamy najczęstsze pomyłki i sposoby ich unikania:

• Brak konkretów – częstym błędem jest unikanie szczegółów dotyczących osiągnięć pracownika, zakresu obowiązków czy jego stanowiska. Przyszłego pracodawcę interesują konkretne umiejętności pracownika oraz to, w jaki sposób wywiązywał się ze swoich obowiązków.
• Nadmierna subiektywność – opinia powinna być obiektywna i oparta na faktach. Pisząc ją, warto unikać wyłącznie emocjonalnych określeń w samych superlatywach, a zamiast tego podać konkretne przykłady kompetencji pracownika oraz jego mocne strony.
• Brak zgodności z danymi – ważne jest, aby dane pracownika oraz okres zatrudnienia były zgodne z rzeczywistością. Nieścisłości mogą wpłynąć na wiarygodność dokumentu.
• Pominięcie opisu obowiązków – opis obowiązków to kluczowy element, który powinien znaleźć się w dokumencie formalnym. Bez niego przyszły pracodawca nie będzie miał pełnego obrazu zakresu kompetencji pracownika.
• Brak jednoznaczności w ocenie pracownika – wystawienie opinii powinno być jasne i zrozumiałe. Niejasne sformułowania mogą prowadzić do błędnej interpretacji przez nowego szefa.
• Nieuwzględnienie podpisu i daty – odręczny podpis osoby wystawiającej to element wymagany dla formalności dokumentu. Brak tych informacji może podważyć ważność referencji.
• Brak informacji o zakończonej współpracy – podsumowanie opinii powinno zawierać wzmiankę o zakończonej współpracy oraz o tym, czy była to współpraca zgodna z umową. Warto także wspomnieć, czy pracownik był zatrudniony w naszej firmie przez długi okres.
• Brak odpowiedniego zwrotu grzecznościowego – każdy list referencyjny powinien zawierać zwrot grzecznościowy. To element, który wpływa na profesjonalizm i odbiór dokumentu.
• Pominięcie informacji o zajmowanym stanowisku – stanowisko oraz zakres obowiązków pracownika powinny być precyzyjnie opisane, aby przyszły pracodawca mógł lepiej ocenić kandydata w procesie rekrutacji.

Reasumując, podsumowanie współpracy i ostateczna opinia o pracowniku powinny być rzetelne i szczegółowe, by uniknąć jakichkolwiek niedomówień i nieścisłości.

Podsumowanie

Opinia pracodawcy to istotny dokument, który może mieć wpływ na dalszą karierę pracownika. Pisząc ją, warto uwzględnić zarówno jego mocne strony, jak i rzetelną ocenę jego umiejętności. Przykładowy wzór referencji powinien być sformułowany w sposób formalny i zgodny z zasadami dobrych praktyk. Niezależnie od tego, czy piszesz referencje w samych superlatywach, czy w bardziej wyważony sposób, warto pamiętać, że jest to dokument, który może pomóc lub utrudnić pracownikowi znalezienie zatrudnienia na rynku pracy.