Zmiany w kasach fiskalnych od lipca 2025. Co muszą wiedzieć przedsiębiorcy?

Od 1 lipca 2025 r. zaczęły obowiązywać nowe zasady korzystania z kas fiskalnych. Ministerstwo Finansów uprościło przepisy i wprowadziło jednolite standardy dotyczące dokumentów sprzedaży. W praktyce oznacza to koniec wystawiania faktur bezpośrednio z kasy rejestrującej, pełne zrównanie e-paragonu z paragonem papierowym oraz uruchomienie nowego systemu przekazywania dokumentów – tzw. HUBu paragonowego, który umożliwia wysyłkę e-paragonów bez podawania danych klienta.

Koniec faktur z kasy fiskalnej. Od lipca faktura tylko przez system KSeF

Od 1 lipca 2025 r. przedsiębiorcy nie mogą już wystawiać faktur bezpośrednio z kas fiskalnych. Nowelizacja ustawy o VAT wprowadziła nową definicję faktury – zgodnie z przepisami, musi być ona wystawiona w formie elektronicznej i przesłana przez system zgodny z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Oznacza to całkowite odejście od faktur „z kasy” na rzecz faktur elektronicznych. Przedsiębiorcy muszą więc korzystać z odpowiedniego oprogramowania, mieć dostęp do Internetu i zapewnić pracownikom przeszkolenie z obsługi systemu e-fakturowania. To duża zmiana, która wpływa nie tylko na sposób dokumentowania sprzedaży, ale również na codzienne procesy przy płatnościach kartą czy za pośrednictwem terminala płatniczego.

E-paragon zrównany z papierowym. Nowe obowiązki i możliwości dla firm

Od 1 lipca 2025 r. paragon elektroniczny (e-paragon) został formalnie zrównany z tradycyjnym, papierowym odpowiednikiem. To oznacza, że jeśli klient wyrazi zgodę na jego otrzymanie, dokument w formie cyfrowej będzie w pełni akceptowany jako dowód zakupu – zarówno w kontaktach z konsumentem, jak i w dokumentacji księgowej. Możliwość wystawiania e-paragonu przysługuje jednak wyłącznie firmom korzystającym z kas online lub tzw. kas wirtualnych, czyli aplikacji instalowanych np. na tablecie, smartfonie lub terminalu płatniczym z funkcją fiskalizacji. Przedsiębiorca musi również ustalić z klientem sposób przekazania e-paragonu – może to być e-mail, SMS, aplikacja mobilna lub system automatycznego odbioru dokumentów. Warto już teraz sprawdzić, czy wykorzystywany przez firmę sprzęt (np. terminal płatniczy w telefonie) obsługuje takie rozwiązania. E-paragon to krok w stronę pełnej cyfryzacji sprzedaży, zmniejszenia kosztów druku oraz zgodności z rosnącymi standardami obsługi bezgotówkowej.

HUB paragonowy – jak działa nowy system przekazywania e-paragonów bez danych klienta?

Jedną z najbardziej nowatorskich zmian w przepisach jest wprowadzenie tzw. HUBu paragonowego – centralnego systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Rozwiązanie to umożliwia przekazanie e-paragonu do klienta bez konieczności podawania danych osobowych, adresu e-mail czy numeru telefonu. Jak to działa w praktyce? Wystarczy, że kasa fiskalna wyśle dokument do HUBu, a klient odbierze go anonimowo, np. za pomocą aplikacji mobilnej lub skanując kod QR wyświetlony na terminalu lub ekranie urządzenia fiskalnego. Taka forma dystrybucji e-paragonów jest zgodna z przepisami, a jednocześnie eliminuje problemy związane z zagubionymi wydrukami, reklamacjami czy koniecznością zbierania danych klientów. To także ogromne ułatwienie dla firm, które prowadzą sprzedaż mobilną, np. z użyciem terminala płatniczego w telefonie i chcą maksymalnie uprościć proces obsługi transakcji przy zachowaniu zgodności z przepisami.

Z e-paragonem i terminalem w telefonie szybciej obsłużysz klienta i zamkniesz sprzedaż

Choć nowe przepisy wprowadzają formalne obowiązki dla przedsiębiorców, warto spojrzeć na nie z szerszej perspektywy. Zamiast traktować cyfryzację jako koszt lub utrudnienie, można uczynić z niej realny atut biznesowy. Przejście na e-paragony i e-faktury to szansa na uproszczenie procesów księgowych, ograniczenie zużycia papieru, lepszą kontrolę nad dokumentami oraz sprawniejszą obsługę klientów – zwłaszcza tych, którzy oczekują nowoczesnych i wygodnych rozwiązań.

Firmy korzystające z kas wirtualnych, terminali płatniczych zintegrowanych z telefonem czy aplikacji mobilnych już dziś są lepiej przygotowane do nadchodzących zmian. W połączeniu z trendem bezgotówkowym, wdrożenie cyfrowych rozwiązań to krok, który nie tylko spełnia wymogi prawa, ale i buduje wizerunek firmy innowacyjnej, transparentnej i zorientowanej na klienta.