UPL-1 – jak skutecznie ustanowić pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych?

Korzystanie z pomocy pełnomocników w sprawach podatkowych staje się coraz powszechniejsze – zarówno wśród przedsiębiorców, jak i osób prywatnych. Umożliwia to usprawnienie rozliczeń oraz zwiększenie bezpieczeństwa podczas załatwiania spraw urzędowych.

Kluczowym dokumentem pozwalającym na przekazanie uprawnień do podpisywania deklaracji składanych do urzędu skarbowego jest formularz UPL-1. Prawidłowe wypełnienie i złożenie tego dokumentu jest niezbędne, szczególnie gdy współpracujesz z biurem rachunkowym, doradcą podatkowym lub inną upoważnioną osobą. W poniższym poradniku znajdziesz szczegółowe informacje na temat zasad ustanawiania pełnomocnictwa UPL-1, jego zakresu, procedury składania oraz najważniejszych praktycznych aspektów.

Najważniejsze informacje

• UPL-1 to urzędowy formularz służący do ustanawiania pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowych składanych do urzędu skarbowego.

• Formularz można złożyć zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej – z wykorzystaniem podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub bankowości elektronicznej.

• Dokument przekazuje się do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika albo siedziby firmy.

• Pełnomocnictwo zaczyna obowiązywać od dnia wpływu formularza do organu podatkowego.

• Odwołanie pełnomocnictwa wymaga złożenia odpowiedniego zawiadomienia, najczęściej na formularzu OPL-1.

• Pełnomocnikiem może być doradca podatkowy, radca prawny, adwokat, pracownik biura rachunkowego lub inna wskazana osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.

Czym jest UPL-1 i kiedy należy go złożyć?

UPL-1 to oficjalny formularz, który umożliwia ustanowienie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowych oraz innych dokumentów przekazywanych do urzędu skarbowego. Najczęściej korzystają z niego przedsiębiorcy, wspólnicy spółek, osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz podatnicy powierzający obsługę podatkową biuru rachunkowemu, doradcy podatkowemu lub innemu pełnomocnikowi.

Dokument należy złożyć przed pierwszym podpisaniem deklaracji przez pełnomocnika, jeśli podatnik nie podpisuje jej samodzielnie. Pełnomocnictwo dotyczy zarówno deklaracji podatkowych składanych w formie papierowej, jak i deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Złożenie UPL-1 jest wymagane również wtedy, gdy zarząd firmy lub inna osoba reprezentująca podatnika chce powierzyć uprawnienia do podpisywania deklaracji wyznaczonej osobie.

Podstawę prawną do ustanowienia pełnomocnictwa stanowią przepisy ordynacji podatkowej oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wzorów pełnomocnictw oraz zawiadomień o ich odwołaniu.

Kto może zostać pełnomocnikiem do podpisywania deklaracji?

Pełnomocnikiem do podpisywania deklaracji podatkowych może zostać każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. W praktyce najczęściej są to doradcy podatkowi, radcowie prawni, adwokaci, pracownicy biura rachunkowego, członkowie zarządu spółki, a także inne osoby, którym podatnik powierza obsługę podatkową.

W przypadku osób fizycznych dane pełnomocnika należy podać w odpowiednich polach formularza, wraz z identyfikatorem podatkowym (NIP lub PESEL), adresem zamieszkania oraz zakresem pełnomocnictwa (część E i D dokumentu). Zakres pełnomocnictwa można zawęzić do konkretnego rodzaju podatku (np. tylko podatek dochodowy lub VAT) bądź objąć nim wszystkie deklaracje składane w imieniu podatnika.

Procedura ustanawiania pełnomocnika – krok po kroku

1. Pobierz aktualny wzór formularza UPL-1 – dostępny na stronach Ministerstwa Finansów lub w serwisach urzędu skarbowego.

2. Wypełnij wymagane dane – podaj dane podatnika, pełnomocnika, rodzaj i zakres pełnomocnictwa oraz wskazanie, czy dotyczy ono deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

3. Złóż podpis – w przypadku wersji papierowej formularz podpisuje podatnik. W wersji elektronicznej można użyć podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego albo bankowości elektronicznej.

4. Przekaż formularz do urzędu skarbowego właściwego według Twojego miejsca zamieszkania lub siedziby firmy – jeżeli jesteś osobą fizyczną, liczy się miejsce zamieszkania; w przypadku spółki – miejsce jej siedziby.

5. Poczekaj na potwierdzenie przyjęcia dokumentu przez organ podatkowy – najczęściej potwierdzenie otrzymujesz w formie elektronicznej (UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

Sposoby składania UPL-1 – wersja elektroniczna i papierowa

Formularz UPL-1 można złożyć osobiście w wersji papierowej lub przesłać drogą elektroniczną. Dokument papierowy dostarcza się bezpośrednio do urzędu skarbowego albo wysyła pocztą. W przypadku wersji elektronicznej podpisuje się go za pomocą podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub poprzez bankowość elektroniczną i przesyła przez ePUAP lub serwis e-Urząd Skarbowy.

Złożenie formularza elektronicznie pozwala na szybsze przetworzenie zgłoszenia i szybkie nadanie pełnomocnictwa. Dzięki temu wyznaczony pełnomocnik może niezwłocznie podpisywać deklaracje podatkowe oraz rozliczać podatek dochodowy, VAT lub inny podatek za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Rozwiązanie to jest szczególnie wygodne dla osób korzystających z usług online oraz prowadzących rozliczenia na odległość.

Odwołanie pełnomocnictwa UPL-1

Odwołanie pełnomocnictwa UPL-1 odbywa się poprzez złożenie odpowiedniego zawiadomienia na formularzu OPL-1. Dokument można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. Po skutecznym odwołaniu pełnomocnictwa, wyznaczona wcześniej osoba traci prawo do podpisywania deklaracji podatkowych i innych dokumentów w imieniu podatnika.

Odwołanie pełnomocnictwa jest szczególnie ważne w sytuacji zmiany biura rachunkowego, zakończenia współpracy z doradcą podatkowym lub innych zmian personalnych. Zawiadomienie o odwołaniu należy złożyć w tym samym urzędzie skarbowym, w którym rejestrowano UPL-1.

Najważniejsze zasady korzystania z pełnomocnictwa

• Ustanowienie pełnomocnika nie zwalnia podatnika z odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe i prawidłowość składanych deklaracji.

• Formularz UPL-1 dotyczy wyłącznie podpisywania deklaracji podatkowych – nie uprawnia do wykonywania innych czynności prawnych w imieniu podatnika.

• Wszelkie błędy formalne lub niekompletne dane mogą skutkować odmową rejestracji pełnomocnictwa przez organ podatkowy.

• Zmiana danych podatnika lub pełnomocnika wymaga zgłoszenia nowego UPL-1 bądź odwołania dotychczasowego pełnomocnictwa.

• Podpisanie deklaracji przez osobę nieuprawnioną może skutkować uznaniem dokumentu za nieważny i pociągać za sobą konsekwencje podatkowe.