Faktury przez KSeF obowiązkowe już od lutego 2026. Co musi wiedzieć każdy przedsiębiorca?

Już w 2026 roku wystawianie faktur przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Choć wielu przedsiębiorców wciąż traktuje ten temat jako odległy, przygotowania do wdrożenia powinny rozpocząć się już teraz. Opóźnienie może oznaczać chaos w sprzedaży, brak wsparcia technicznego i błędy w rozliczeniach.

Czym jest KSeF i dlaczego będzie obowiązkowy?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma służąca do wystawiania i odbierania faktur w jednolitym, elektronicznym formacie XML. Od lutego 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw, a od kwietnia – dla pozostałych podatników VAT. Wdrożenie KSeF to nie tylko wymóg krajowych przepisów (druk sejmowy 1407), ale też element unijnej strategii cyfryzacji VAT (pakiet ViDA), która zakłada powszechne fakturowanie elektroniczne w całej UE do 2030 roku. W Polsce dodatkowym argumentem za KSeF jest zwiększenie ściągalności podatków i uszczelnienie systemu.

Terminy wdrożenia KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie etapami, ale to nie oznacza, że można zwlekać z przygotowaniami. Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorców, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych podatników VAT – w tym mikrofirmy, jednoosobowe działalności gospodarcze i organizacje non-profit prowadzące działalność gospodarczą. Choć teoretycznie mniejsze firmy mają więcej czasu, w praktyce faktury sprzedażowe od dużych podmiotów będą trafiać do KSeF już od lutego. To oznacza, że każdy przedsiębiorca będzie musiał potrafić je odebrać i przetworzyć. Dlatego przygotowania warto rozpocząć jak najszybciej, niezależnie od wielkości firmy.

Wdrożenie KSeF to nie tylko zadanie księgowości

Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że skoro fakturowanie elektroniczne wynika z przepisów podatkowych, wdrożeniem KSeF powinna zająć się wyłącznie księgowość. Tymczasem faktura ustrukturyzowana to element całego procesu sprzedaży, który zaczyna się dużo wcześniej – od kontaktu z klientem, zamówienia, dostawy, aż po akceptację płatności. Wdrożenie KSeF to projekt międzydziałowy, który musi objąć nie tylko księgowość, ale też działy sprzedaży, IT, administrację i zarząd. Każda z tych jednostek ma swoje zadania do wykonania – od konfiguracji systemów, przez ustalenie wewnętrznych procedur, aż po wdrożenie obiegu dokumentów. Jeśli odpowiedzialność zostanie przerzucona tylko na jedną osobę lub dział, ryzyko błędów i opóźnień znacząco rośnie.

Dwa etapy wdrożenia: sprzedaż i zakupy

Przygotowanie firmy do pracy z KSeF to tak naprawdę dwa osobne procesy. Pierwszy z nich dotyczy wystawiania faktur sprzedażowych – czyli zapewnienia, że organizacja będzie zdolna do generowania faktur ustrukturyzowanych zgodnie z wymaganym formatem XML i przesyłania ich przez KSeF. Jest to istotne dla ciągłości sprzedaży i przepływu środków. W zależności od skali i złożoności procesów, wdrożenie tego etapu może zająć od 6 do nawet 18 tygodni.

Drugi etap to obsługa faktur zakupowych, które już w 2026 roku zaczną trafiać do firmy wyłącznie przez system KSeF – zwłaszcza od dużych dostawców. Wymaga to wdrożenia odpowiedniego systemu obiegu dokumentów, który umożliwi ich akceptację, przypisanie do kosztów i archiwizację – mimo że nie mają one fizycznej formy. Ten etap może potrwać od 6 do 12 tygodni, dlatego jego rozpoczęcie nie powinno być odkładane na ostatnią chwilę.

Czy można czekać do 1 kwietnia 2026?

Wielu mniejszych przedsiębiorców uważa, że skoro obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie dla nich dopiero 1 kwietnia 2026 roku, mają jeszcze dużo czasu na przygotowania. To jednak tylko pozorna swoboda. Faktem jest, że od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF, co oznacza, że ich kontrahenci (niezależnie od wielkości) będą musieli być gotowi na ich odbiór już od tego momentu.

Co ważne, przepisy nie określają żadnego obowiązku równoległego wysyłania faktur innym kanałem – po ich wystawieniu w KSeF sprzedawca nie ma obowiązku przesyłać ich w PDF, mailowo czy fizycznie. Jeśli więc firma nie wdroży systemu do odbierania i przetwarzania faktur przychodzących przez KSeF, może stracić kontrolę nad kosztami i rozliczeniami. To ryzyko, na które nie warto się narażać.

Czy faktura może mieć załącznik?

Wraz z nową wersją faktury ustrukturyzowanej FA(3), która ma obowiązywać od lutego 2026 roku, pojawi się możliwość dołączania załączników do faktur w KSeF. Nie będzie to jednak rozwiązanie dostępne automatycznie dla wszystkich. Przedsiębiorca, który chce korzystać z tej funkcji, musi najpierw uzyskać zgodę Krajowej Administracji Skarbowej, przedstawiając uzasadnienie – m.in. cel, rodzaj danych, rozmiar załączników oraz szacunkową liczbę faktur z dodatkowymi plikami.

Zgody te prawdopodobnie będą wydawane w pierwszej kolejności firmom, które mają obowiązek prawny dołączania dodatkowych danych do faktury (np. operatorzy telekomunikacyjni z bilingiem). Warto pamiętać, że KSeF nie służy do przesyłania dowolnych dokumentów, takich jak specyfikacje dostaw czy protokoły odbioru – w tym celu firmy będą musiały wdrożyć alternatywne systemy przesyłania danych. To dobry moment, by przejrzeć obecne procedury i upewnić się, czy firma ma rozwiązania techniczne pozwalające na wysyłkę dokumentów towarzyszących fakturom.

Tryb offline24 – co to takiego i jak z niego skorzystać?

Tryb offline24 to rozwiązanie przewidziane dla podatników, którzy nie mają stałego dostępu do internetu lub chcą wystawiać faktury w swoim systemie księgowym, a następnie przesyłać je do KSeF z jednodniowym opóźnieniem. Zgodnie z projektem ustawy, każda firma będzie mogła skorzystać z tej opcji – pod warunkiem, że uzyska certyfikat z odpowiednim uprawnieniem. Certyfikat ten będzie można zdobyć od listopada 2025 roku i trzeba będzie go zainstalować w systemie fakturującym.

W praktyce oznacza to, że firma będzie mogła wystawić fakturę np. wieczorem lub w terenie, a przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. To znaczne ułatwienie m.in. dla handlowców, ekip budowlanych czy mobilnych punktów usługowych. W przypadku braku certyfikatu konieczne będzie natychmiastowe przesłanie faktury do systemu w dniu jej wystawienia, co może utrudnić pracę w mniej zautomatyzowanych firmach.

Kody QR, certyfikaty i uprawnienia – co trzeba przygotować?

Wraz z wdrożeniem KSeF pojawią się nowe obowiązki techniczne, które każda firma będzie musiała spełnić. Przede wszystkim, faktury wykorzystywane poza systemem KSeF, np. udostępniane klientowi w formie papierowej lub przez inne oprogramowanie, będą musiały zawierać kod QR. Dzięki niemu możliwe będzie szybkie wyszukanie i zweryfikowanie dokumentu w rządowym systemie.

Dodatkowo, osoby wystawiające faktury w imieniu firmy będą musiały posiadać odpowiednie uprawnienia, nadawane przez podatnika. To ważna zmiana organizacyjna – przedsiębiorcy powinni już teraz zdecydować, kto będzie odpowiadał za wystawianie faktur, czy będzie to jedna osoba, cały dział, czy może tylko księgowość po wcześniejszej weryfikacji dokumentu.

Warto również pamiętać, że raz wystawionej faktury w KSeF nie można edytować ani usunąć – trafia ona do systemu na 10 lat i stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych. To oznacza, że firmy muszą opracować wewnętrzne procedury kontroli poprawności danych jeszcze przed przesłaniem dokumentu do KSeF.

Rola biur rachunkowych: pomoc czy ryzyko?

Technicznie biura rachunkowe mogą zarówno wystawiać, jak i odbierać faktury w KSeF w imieniu swoich klientów – o ile zostaną do tego upoważnione. Przedsiębiorca ma możliwość nadania biuru rachunkowemu odpowiednich uprawnień: do wystawiania, pobierania lub przeglądania faktur. W teorii to spore ułatwienie dla firm, które nie mają własnych działów księgowości. W praktyce jednak wiele biur może nie chcieć brać na siebie pełnej odpowiedzialności.

Wystawienie faktury wiąże się z ryzykiem — jeśli zostanie wygenerowana faktura za transakcję, która się nie odbyła, może to zostać potraktowane jako tzw. „pusta faktura”, za co grożą poważne sankcje karne skarbowe. Również w przypadku odbierania faktur istnieje ryzyko błędnej interpretacji kosztów czy VAT-u, zwłaszcza gdy biuro nie ma pełnej wiedzy o działaniach klienta. Dlatego akceptacja merytoryczna faktur musi pozostać po stronie przedsiębiorcy, a biuro może jedynie wspierać cały proces. Przed rozpoczęciem współpracy w ramach KSeF warto więc jasno ustalić podział obowiązków i poziom odpowiedzialności.

Podsumowanie: KSeF to nie opcja, a obowiązek

Krajowy System e-Faktur to nie tylko technologiczna nowinka ani eksperyment legislacyjny – to obowiązek, który od 2026 roku obejmie wszystkich podatników VAT w Polsce. Niezależnie od wielkości firmy, branży czy modelu działalności, każda organizacja będzie musiała wystawiać i odbierać faktury w nowym formacie, zgodnie z rygorystycznymi wymogami technicznymi i prawnymi.

Zlekceważenie przygotowań może skutkować nie tylko paraliżem sprzedaży czy błędami w rozliczeniach, ale również odpowiedzialnością karną skarbową. Dlatego wdrożenie KSeF powinno być potraktowane jak pełnoprawny projekt transformacji – z budżetem, harmonogramem i jasno określonym zakresem zadań dla każdego działu w firmie. Im wcześniej zaczniesz, tym mniejsze ryzyko, że 2026 rok zaskoczy Cię kosztownym chaosem.