KSeF 2026: nowe zasady, certyfikaty, kody QR. Jak się przygotować?

18 lipca 2025 roku wszedł w życie nowy certyfikat klucza publicznego dla plików JPK – pozornie techniczna zmiana, która może jednak zablokować Twoją wysyłkę dokumentów, jeśli jej nie wdrożysz na czas. To kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji sprawozdawczości podatkowej, prowadzonej przez Ministerstwo Finansów. W tle już szykuje się kolejna rewolucja – nowe przepisy dotyczące KSeF, które wejdą w życie w 2026 roku i całkowicie zmienią sposób wystawiania faktur. Sprawdź, co musisz zrobić już teraz.

Nowy certyfikat JPK – co się zmienia od 18 lipca?

Ministerstwo Finansów poinformowało o aktualizacji certyfikatu klucza publicznego używanego do szyfrowania plików JPK przesyłanych przez platformę e-dokumenty.mf.gov.pl. Nowy certyfikat będzie obowiązywał od 18 lipca 2025 roku, a wysyłka plików przy użyciu starego klucza nie będzie już możliwa. Zmiana ta wiąże się z bezpieczeństwem i służy utrzymaniu wysokiego poziomu ochrony danych przesyłanych drogą elektroniczną. Choć aktualizacja jest rutynowa, jej zignorowanie może skutkować błędami w wysyłce lub odrzuceniem pliku JPK przez system Ministerstwa.

Gdzie pobrać nowy certyfikat i kto musi go zainstalować?

Nowy certyfikat, obowiązujący od 18 lipca 2025 roku, został udostępniony na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów w dwóch sekcjach:

• JPK_VAT z deklaracją > Pliki do pobrania,
• JPK_VAT > Pliki do pobrania.

Dla części użytkowników, np. firm korzystających z nowoczesnych systemów księgowych – zmiana odbędzie się automatycznie. Jednak przedsiębiorcy pracujący na manualnych lub niestandardowych rozwiązaniach muszą pobrać i zainstalować nowy certyfikat ręcznie. Niewdrożenie aktualizacji oznacza brak możliwości przesyłania plików JPK po 18 lipca, co może skutkować poważnymi problemami z rozliczeniami podatkowymi. Warto więc wcześniej upewnić się, jak działa nasze oprogramowanie i czy wymaga ono interwencji technicznej.

Rewolucja w e-fakturowaniu: nowe zasady KSeF od lutego 2026 r.

Od lutego 2026 r. w życie wchodzi nowe rozporządzenie dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które znacząco zmienia zasady wystawiania i przesyłania faktur. Jedną z najważniejszych nowości będzie możliwość dołączania załączników o maksymalnym rozmiarze 3 MB do faktur ustrukturyzowanych, pod warunkiem uzyskania indywidualnej zgody Szefa KAS. To odpowiedź na potrzeby firm działających w sektorach takich jak energetyka, telekomunikacja czy logistyka, gdzie jedna faktura może zawierać setki pozycji.

Załączniki będą integralną częścią faktury w formacie XML i muszą zawierać jedynie dane istotne z punktu widzenia transakcji. Niedozwolone są materiały reklamowe czy treści niezgodne z przepisami. Uprawnienie do korzystania z załączników może zostać cofnięte w przypadku nadużyć.

Nowe uwierzytelnianie i certyfikaty w KSeF – co się zmienia?

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów od lutego 2026 r., Ministerstwo Finansów wprowadza cztery metody uwierzytelniania dostępu do KSeF. Użytkownicy będą musieli korzystać z jednej z poniższych opcji:

• środka identyfikacji elektronicznej (np. profil zaufany),

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,

• nowego certyfikatu KSeF, który będzie ważny przez 2 lata i będzie można go odnowić.

Certyfikat KSeF to nowość – narzędzie umożliwiające autoryzację m.in. faktur offline. Jego uzyskanie będzie wymagało wcześniejszego uwierzytelnienia się innym środkiem. Firmy, które planują wystawianie faktur w trybie offline, powinny już teraz zaplanować wdrożenie tego rozwiązania. Jednocześnie do końca 2026 roku możliwe będzie jeszcze korzystanie z obecnych tokenów, a do marca 2026 r. z podpisu zaufanego przez osoby fizyczne.

Kody QR, „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” – nowe oznaczenia faktur w KSeF

W nowym rozporządzeniu przewidziano obowiązek stosowania kodów weryfikujących dla faktur, które trafiają do odbiorcy poza systemem KSeF, np. e-mailem. Każda taka faktura musi zawierać unikalny kod QR lub link, który pozwoli jednoznacznie powiązać dokument z fakturą przesłaną do KSeF.

Co więcej, w zależności od trybu wystawienia, faktury będą musiały zawierać dodatkowe oznaczenia:

• „OFFLINE” – dla faktur wystawianych poza systemem z powodu awarii, braku internetu lub pracy w trybie offline.

• „CERTYFIKAT” – dla faktur, których wystawca został uwierzytelniony za pomocą certyfikatu KSeF.

To rozwiązanie zwiększa transparentność i kontrolę nad fakturami ustrukturyzowanymi, ale wymaga technicznego przygotowania po stronie wystawcy – systemy księgowe muszą umożliwiać generowanie i dodawanie kodów zgodnych z normą ISO/IEC 18004:2015.

System uprawnień w KSeF – nowe role, większa kontrola

Nowelizacja rozporządzenia wprowadza czteropoziomowy system uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur, który ma ułatwić zarządzanie dostępem i zwiększyć bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Podstawą będzie nadawanie ról dostępu według precyzyjnie określonych kategorii:

1. Zarządzanie dostępem – obejmuje możliwość nadawania i odbierania uprawnień innym użytkownikom.

2. Wystawianie i przeglądanie faktur – uprawnienie do tworzenia i odczytu dokumentów ustrukturyzowanych.

3. Samofakturowanie – dedykowane podmiotom wystawiającym faktury w imieniu kontrahentów.

4. Faktury VAT RR i korekty VAT RR – dla rolników ryczałtowych i podmiotów zajmujących się obrotem płodami rolnymi.

Dostęp do tych uprawnień mogą otrzymać zarówno osoby fizyczne, jak i jednostki organizacyjne, biura rachunkowe, czy operatorzy ERP. W przypadku braku elektronicznego uwierzytelnienia, możliwe będzie też zgłoszenie uprawnienia przez zawiadomienie do urzędu skarbowego (formularz ZAW-FA).

KSeF 2026 – podsumowanie zmian i obowiązki dla firm

Nowe przepisy regulujące funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko techniczne usprawnienia, ale też realna zmiana w modelu obiegu dokumentów księgowych w firmach. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na:

• obowiązkowe stosowanie KSeF od lutego 2026 roku, z określonymi wyjątkami w kwietniu 2026,

• wymóg stosowania nowych certyfikatów KSeF, których ważność wynosi dwa lata,

• obowiązek oznaczania faktur offline i certyfikowanych kodami QR zgodnymi z wytycznymi MF,

• rozbudowany system uprawnień – konieczność przeszkolenia zespołu i aktualizacji dostępów,

• integrację systemów księgowych z nowym API KSeF i dostosowanie do nowych limitów załączników (3 MB, XML).

Zarówno duże firmy, jak i MŚP, powinny już teraz wdrożyć odpowiednie procedury, przetestować systemy ERP, zaktualizować dokumentację i zapewnić pracownikom wsparcie w zakresie korzystania z nowych funkcjonalności KSeF. W przeciwnym razie grozi im paraliż w wystawianiu i odbieraniu faktur po wejściu w życie przepisów.