Księga Przychodów i Rozchodów w nowej odsłonie

Od 1 stycznia 2026 roku wszystkie firmy prowadzące Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) będą musiały przejść na jej cyfrową wersję. To jeden z największych kroków w stronę pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce.  

Zmiana obejmie setki tysięcy przedsiębiorców, którzy do tej pory prowadzili księgowość w zeszytach, arkuszach kalkulacyjnych lub prostych programach komputerowych. Od przyszłego roku takie rozwiązania przestaną być zgodne z przepisami. 

Cyfrowa KPiR ma całkowicie zastąpić dotychczasową formę papierową. Ewidencję przychodów i kosztów będzie można prowadzić wyłącznie w systemie informatycznym spełniającym wymagania Ministerstwa Finansów. Nowy format umożliwi przekazywanie danych w formacie JPK_KPiR, czyli elektronicznego pliku kontrolnego, który przedsiębiorca będzie musiał przesłać do urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego. 

Co się zmieni w praktyce? 

Cyfrowa księga to nie tylko inna forma zapisu danych, lecz także zmiana ich zakresu. W nowym wzorze pojawią się dodatkowe pola, m.in. numer faktury oraz NIP kontrahenta. Dzięki temu fiskus otrzyma dokładniejsze informacje o przepływach finansowych firm. Znikną także dotychczasowe uproszczenia, z których mogły korzystać najmniejsze przedsiębiorstwa. Nawet mikrofirmy będą zobowiązane do prowadzenia księgi według ogólnych zasad, a paragon bez numeru NIP nie zostanie uznany za koszt podatkowy. 

Oznacza to, że wielu przedsiębiorców będzie musiało zmienić sposób gromadzenia i ewidencjonowania dokumentów. Dotychczasowa elastyczność, pozwalająca na uzupełnianie KPiR z opóźnieniem, zostanie ograniczona. Dane trzeba będzie wprowadzać terminowo i bez błędów, ponieważ każdy wpis stanie się częścią oficjalnego, cyfrowego raportu podatkowego. 

Większa automatyzacja, ale i nowe obowiązki 

Ministerstwo Finansów zapowiada, że cyfrowa KPiR uprości proces rozliczania się z fiskusem. W teorii ma to oznaczać mniej błędów, łatwiejszą integrację z innymi systemami podatkowymi i większą przejrzystość finansową firm. W praktyce jednak przedsiębiorcy będą musieli przygotować się na dodatkowe obowiązki. 

Po pierwsze – konieczna stanie się inwestycja w odpowiednie oprogramowanie, które umożliwi prowadzenie księgi zgodnie z wymogami resortu. Po drugie – przedsiębiorcy będą zobowiązani do regularnego przesyłania danych oraz ich archiwizowania w sposób zgodny z przepisami. Po trzecie – każda pomyłka w raportowaniu może skutkować sankcjami finansowymi. 

Eksperci podkreślają, że kluczowe będzie odpowiednie przygotowanie się do zmian. Warto już teraz sprawdzić, czy wykorzystywane oprogramowanie umożliwia generowanie plików JPK_KPiR, a także czy integruje się z innymi systemami podatkowymi. Równie ważne będą szkolenia dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie księgowości – cyfrowa księga wymaga bowiem znajomości nowych procedur oraz zasad raportowania. 

Czas na przygotowania – 2025 rokiem przejściowym 

Choć obowiązek wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, eksperci radzą, by nie czekać do ostatniej chwili. Przyszły rok będzie kluczowy dla firm, które muszą dostosować swoje procesy do nowych przepisów. To dobry moment, aby: 

• przeanalizować aktualny sposób prowadzenia ewidencji, 

• wybrać lub zaktualizować program księgowy zgodny z wymogami Ministerstwa Finansów, 

• przetestować generowanie plików JPK_KPiR, 

• zaplanować szkolenia i przygotować budżet na wdrożenie nowych narzędzi. 

Taki krok pozwoli uniknąć problemów technicznych i organizacyjnych, gdy cyfrowa księga stanie się obowiązkowa. 

Nowa rzeczywistość dla małych firm 

Dla przedsiębiorców przyzwyczajonych do tradycyjnych metod prowadzenia księgowości cyfrowa KPiR będzie sporym wyzwaniem. Znikną papierowe zeszyty i ręcznie wypełniane tabele, a kontrola nad danymi stanie się bardziej zautomatyzowana. Ministerstwo Finansów liczy, że w dłuższej perspektywie zmiana przyniesie korzyści – ograniczy liczbę błędów, usprawni komunikację z urzędami i pozwoli szybciej weryfikować dane podatkowe. 

Jednocześnie cyfrowa KPiR oznacza większą odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie dokumentacji. Błędy w danych, spóźnienia czy brak zgodności z wymogami technicznymi mogą skutkować karami finansowymi. Dlatego wdrożenie nowego systemu warto potraktować jako proces, który wymaga nie tylko modernizacji oprogramowania, ale również przeszkolenia personelu i dostosowania procedur wewnętrznych. 

Cyfrowa księgowość staje się standardem 

Nowe przepisy wpisują się w szerszy trend cyfryzacji administracji publicznej i podatków. Cyfrowa KPiR ma stać się narzędziem, które ułatwi przedsiębiorcom prowadzenie działalności, a jednocześnie zwiększy transparentność i bezpieczeństwo danych finansowych. Dla wielu firm będzie to początek nowego etapu w zarządzaniu księgowością – bardziej zautomatyzowanego, ale też wymagającego większej dyscypliny. 

Zmiana wchodzi w życie 1 stycznia 2026 roku. Do tego czasu przedsiębiorcy mają ostatnią szansę, by przygotować się na pełną cyfryzację swoich rozliczeń. Wdrożenie odpowiednich narzędzi i procesów już teraz pozwoli uniknąć chaosu w momencie, gdy cyfrowa KPiR stanie się codziennością dla całego sektora MŚP.