Luty 2026 to realny test gotowości przedsiębiorców

Wielu przedsiębiorców zakłada, że przygotowania do Krajowego Systemu e-Faktur mogą odłożyć do 1 kwietnia 2026 roku, kiedy obowiązek wystawiania e-faktur obejmie większość firm. To błędne założenie, które może poważnie zakłócić codzienne funkcjonowanie biznesu.  

W praktyce kluczową datą jest już 1 lutego 2026 roku, ponieważ od tego momentu najwięksi podatnicy przechodzą na obowiązkowe fakturowanie w KSeF. Oznacza to, że faktury kosztowe od dostawców energii, paliwa, internetu, leasingu czy usług telekomunikacyjnych będą dostępne wyłącznie w systemie. Firma nieprzygotowana na ich odbiór może po prostu ich nie zobaczyć. 

Odbiór faktur wcześniej niż obowiązek ich wystawiania 

Przepisy rozróżniają moment wystawiania faktur od momentu ich odbioru. Duże przedsiębiorstwa, których obrót brutto przekroczył 200 mln zł, zostaną objęte KSeF już od 1 lutego 2026 roku. Pozostali przedsiębiorcy mają formalnie więcej czasu, jednak tylko w zakresie sprzedaży.  

Jeśli kontrahent wystawia fakturę wyłącznie przez KSeF, odbiorca musi mieć dostęp do systemu, niezależnie od własnego terminu wejścia w obowiązek. To oznacza, że brak wcześniejszego przygotowania może prowadzić do opóźnień w księgowaniu dokumentów, problemów z płatnościami oraz zaburzeń w rozliczeniach podatkowych i składkowych. 

Harmonogram wdrażania KSeF w praktyce 

Obowiązek korzystania z KSeF został rozłożony w czasie. Od 1 lutego 2026 roku system obejmie największe podmioty, od 1 kwietnia 2026 roku pozostałych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 roku najmniejsze firmy o niskiej sprzedaży miesięcznej.  

Ten harmonogram bywa jednak mylący, ponieważ realny kontakt z KSeF dla większości firm nastąpi wcześniej – właśnie poprzez odbiór faktur kosztowych. To sprawia, że luty 2026 roku staje się momentem granicznym dla gotowości operacyjnej. 

KSeF zmienia obieg dokumentów w firmie 

Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia nowego formatu faktury. System wpływa na cały proces obiegu dokumentów – od odbioru, przez weryfikację, po archiwizację i przekazanie do księgowości. Przedsiębiorcy muszą zadbać o odpowiednie uprawnienia w systemie, ustalić zasady współpracy z biurem rachunkowym oraz jasno określić, kto w firmie odpowiada za odbiór i kontrolę dokumentów. Bez takich ustaleń ryzyko przeoczenia faktury znacząco rośnie. 

Oprogramowanie i procedury awaryjne 

Przygotowanie do KSeF wymaga także sprawdzenia narzędzi informatycznych. System finansowo-księgowy powinien obsługiwać zarówno wystawianie, jak i odbiór faktur ustrukturyzowanych oraz być zgodny z aktualną strukturą logiczną.  

Równie istotne są procedury na wypadek awarii po stronie systemu lub braku dostępu do internetu. Przedsiębiorcy powinni wiedzieć, jak działa tryb offline i jak zapewnić ciągłość sprzedaży oraz księgowości w sytuacjach nadzwyczajnych, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. 

Czas na działanie jest krótszy niż się wydaje 

Eksperci podkreślają, że odkładanie przygotowań do KSeF do wiosny 2026 roku może okazać się kosztownym błędem. Firmy, które już teraz testują swoje systemy i porządkują procesy wewnętrzne, zyskają spokój operacyjny i unikną chaosu w rozliczeniach. Luty 2026 roku nie będzie tylko kolejną datą w kalendarzu, lecz realnym sprawdzianem gotowości przedsiębiorstw na nowy model fakturowania.