Nowy Moduł Certyfikatów i Uprawnień w KSeF – cyfrowy klucz do e-fakturowania

Od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z nowego narzędzia w Krajowym Systemie e-Faktur – Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). To jeden z ostatnich etapów przygotowań do pełnego wdrożenia obowiązkowego KSeF, który zacznie obowiązywać w lutym 2026 r.  

Wraz z uruchomieniem modułu pojawia się nowy wymóg – bez certyfikatu nie będzie można wystawić faktury w systemie. 

Nowe rozwiązanie ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania KSeF, ponieważ certyfikat stanie się podstawą potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury. Jak podkreślają eksperci, to nie tylko element techniczny, ale także gwarancja bezpieczeństwa całego procesu. W praktyce MCU staje się cyfrowym zamkiem, do którego tylko certyfikowany użytkownik posiada unikalny klucz. 

Co daje certyfikat KSeF i jak działa nowy moduł? 

Moduł Certyfikatów i Uprawnień umożliwia uzyskanie certyfikatu KSeF – elektronicznej „pieczęci” przypisanej do konkretnego podmiotu. Dzięki niej przedsiębiorcy, a także osoby przez nich upoważnione, mogą bezpiecznie logować się do systemu i wystawiać faktury ustrukturyzowane. Certyfikat będzie jednym z trzech sposobów uwierzytelniania w KSeF, obok tokenów i podpisów kwalifikowanych. 

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, dane certyfikatu zostaną automatycznie zapisane w kodzie QR umieszczonym na fakturze. Dzięki temu nabywca będzie mógł w prosty sposób zweryfikować, czy dokument został wystawiony przez podmiot uprawniony. Takie rozwiązanie ma zwiększyć przejrzystość systemu i ograniczyć ryzyko nadużyć. 

Dla przedsiębiorców oznacza to większą wygodę i mniej formalności. Certyfikat zastępuje bowiem dotychczasowe metody logowania, które często wymagały wielu kroków technicznych. Teraz cały proces autoryzacji można przeprowadzić w jednym miejscu, w pełni online. 

Jak zdobyć certyfikat przed lutym 2026 roku? 

Certyfikaty są dostępne od 1 listopada 2025 roku w ramach Modułów Centralnych Usług Ministerstwa Finansów. Aby je uzyskać, wystarczy zalogować się przez portal login.gov.pl lub wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny. Choć do końca stycznia 2026 r. certyfikaty nie będą jeszcze aktywne w KSeF, resort zachęca do wcześniejszego ich wygenerowania. 

Wcześniejsze działanie pozwoli przetestować system, zweryfikować dane i przygotować oprogramowanie księgowe do nowego sposobu logowania. To także dobra okazja, by upewnić się, że wszystkie osoby z dostępem do KSeF posiadają odpowiednie uprawnienia. Po 1 lutego 2026 roku certyfikaty będą już w pełni aktywne w Aplikacji Podatnika KSeF, co umożliwi bezproblemowe wystawianie faktur w nowym standardzie. 

Nowe standardy bezpieczeństwa w e-fakturowaniu 

Każdy certyfikat KSeF będzie ważny przez dwa lata, a po tym okresie trzeba go odnowić. Ministerstwo Finansów zapowiada również możliwość wcześniejszego wygaszania i ponownego wydawania certyfikatów, aby lepiej kontrolować dostęp do danych i zapobiegać nadużyciom. 

Wprowadzenie MCU to kolejny krok w stronę budowy bezpiecznego, cyfrowego środowiska fakturowania. Oprócz wystawiania dokumentów, przedsiębiorcy zyskają narzędzie do zarządzania tożsamością i uprawnieniami w sposób zgodny z najwyższymi standardami cyberbezpieczeństwa. 

Nowy moduł w KSeF to nie tylko techniczna aktualizacja – to fundament przyszłego systemu e-faktur, który ma uprościć życie firmom, a jednocześnie zagwarantować pełną ochronę danych i wiarygodność transakcji. Dzięki certyfikatom KSeF stanie się nie tylko obowiązkowy, ale przede wszystkim bezpieczniejszy i bardziej przejrzysty dla wszystkich użytkowników.