Rachunki poza KSeF – sprzedaż zwolniona z VAT bez zmian

Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, jednak nie wszystkie dokumenty sprzedaży będą musiały trafiać do tej ewidencji.  

Największe wyłączenie dotyczy rachunków, które wciąż można będzie wystawiać poza KSeF. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorców zwolnionych z VAT – na przykład osób prowadzących drobną działalność usługową lub wynajmujących nieruchomości prywatnie. Rachunki dokumentujące sprzedaż nieobjętą podatkiem VAT nie muszą być wprowadzane do systemu, co oznacza, że dotychczasowe zasady ich wystawiania pozostaną w mocy. 

Ministerstwo Finansów potwierdza wprost: KSeF obejmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane, a nie inne dokumenty sprzedaży. Rachunki mogą więc nadal funkcjonować w tradycyjnej formie – papierowej lub elektronicznej – bez konieczności używania platformy e-fakturowania. 

Dokumenty, które nie podlegają KSeF 

Poza rachunkami, obowiązek wystawiania dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur nie dotyczy także innych popularnych form rozliczeń, które nie są uznawane za faktury w rozumieniu ustawy o VAT. 

Do tej grupy należą między innymi: 

• faktury pro forma, które pełnią funkcję oferty, a nie potwierdzenia sprzedaży, 

• noty korygujące, które służą do drobnych poprawek w danych nabywcy lub sprzedawcy – ich stosowanie w KSeF byłoby problematyczne, dlatego pozostają poza systemem, 

• noty odsetkowe i obciążeniowe, używane w rozliczeniach pomiędzy firmami, 

• dokumenty VAT RR, czyli faktury wystawiane przy zakupie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. 

Wymienione dokumenty mogą być wystawiane według dotychczasowych zasad – bez potrzeby ich wprowadzania do KSeF. Przedsiębiorcy, którzy chcieliby jednak korzystać z systemu dobrowolnie (np. przy transakcjach z rolnikami ryczałtowymi), będą mogli to zrobić, jeśli druga strona wyrazi zgodę i nada odpowiednie uprawnienia. 

Sprzedaż B2C nadal bez obowiązku e-fakturowania 

Krajowy System e-Faktur w pierwszej kolejności obejmie obrót między przedsiębiorcami (B2B). W przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych, czyli transakcji B2C, stosowanie KSeF pozostaje dobrowolne. Przedsiębiorcy nie będą musieli wystawiać faktur w systemie, o ile nabywca nie zażąda dokumentu w tej formie. 

Dla większości sprzedawców detalicznych oznacza to, że rachunki wciąż będą podstawowym dokumentem sprzedaży. Dzięki temu zachowają oni elastyczność – mogą prowadzić dokumentację tak, jak dotychczas, bez konieczności wdrażania nowego oprogramowania czy dostosowywania procesów księgowych do wymogów KSeF. 

Małe transakcje z limitem do 10 tys. zł 

Ministerstwo Finansów przewidziało również okres przejściowy, który ma ułatwić firmom dostosowanie się do nowych przepisów. Do końca 2026 roku przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna suma sprzedaży z VAT na takich dokumentach nie przekroczy 10 000 zł. 

To praktyczne rozwiązanie dla mniejszych firm, które dopiero wdrażają nowe procedury. Pozwala ono uniknąć problemów technicznych oraz daje czas na spokojne zapoznanie się z funkcjonalnością systemu. 

Co oznacza to dla przedsiębiorców? 

Brak obowiązku ujmowania rachunków w KSeF może sprawić, że ten dokument ponownie zyska na popularności. Dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż zwolnioną z VAT rachunek pozostanie wygodnym i prostym sposobem ewidencjonowania transakcji. Co ważne, mimo że rachunki nie będą wprowadzane do systemu, wciąż muszą być przechowywane i archiwizowane zgodnie z przepisami o rachunkowości. 

Eksperci podkreślają, że przedsiębiorcy powinni jasno rozróżniać, które dokumenty podlegają KSeF, a które mogą być wystawiane tradycyjnie. Pomyłki w tym zakresie mogą prowadzić do nieporozumień podczas kontroli skarbowych. 

Warto śledzić dalsze zmiany 

Resort finansów zapowiada, że KSeF będzie stopniowo rozwijany – w przyszłości może objąć także faktury uproszczone czy dokumenty wystawiane konsumentom. Na ten moment jednak rachunki, noty i dokumenty niefakturowe pozostają poza zakresem obowiązku e-fakturowania. 

Dla wielu firm to dobra wiadomość: oznacza mniej biurokracji, więcej czasu na wdrożenie nowych narzędzi i zachowanie swobody w prowadzeniu bieżącej dokumentacji.