VAT do odliczenia mimo faktury poza KSeF. Fiskus uspokaja podatników

Odliczanie VAT po wejściu obowiązkowego KSeF jest jedną z największych obaw przedsiębiorców. Wielu podatników zastanawia się, czy błąd dostawcy polegający na wystawieniu faktury poza systemem może pozbawić ich prawa do rozliczenia podatku naliczonego.  

Najnowsze stanowisko fiskusa rozwiewa te wątpliwości i pokazuje, że odpowiedzialność za formalności nie zawsze przechodzi na nabywcę. Dla firm oznacza to realne zmniejszenie ryzyka podatkowego w okresie wdrażania nowych zasad e-fakturowania. 

Co zmienia obowiązkowy KSeF i skąd wzięły się obawy podatników? 

Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF będzie wprowadzany etapami. Od 1 lutego 2026 roku system obejmie największych podatników, natomiast od 1 kwietnia 2026 roku stanie się standardem dla pozostałych czynnych podatników VAT. Dla wielu firm oznacza to istotną zmianę dotychczasowych procesów księgowych i obiegu dokumentów. 

Ustawodawca przewidział okresy przejściowe oraz określone limity dla faktur wystawianych poza systemem, jednak praktyka gospodarcza pokazuje, że nie wszyscy kontrahenci będą gotowi na czas. W efekcie podatnicy mogą otrzymywać dokumenty papierowe lub pliki PDF, mimo że sprzedawca powinien zastosować KSeF.  

To właśnie w tym kontekście pojawiło się pytanie, czy taka faktura nadal daje prawo do odliczenia VAT. Niepewność była tym większa, że obowiązek odbierania faktur w KSeF obejmie co do zasady wszystkich podatników VAT, a nabywca nie zawsze ma realny wpływ na sposób działania dostawcy. 

Stanowisko fiskusa: faktura poza KSeF nie blokuje odliczenia VAT 

Organy podatkowe jednoznacznie potwierdziły, że sam fakt wystawienia faktury poza KSeF nie przekreśla prawa do odliczenia podatku naliczonego. Decydujące znaczenie ma to, czy transakcja faktycznie miała miejsce oraz czy zakup jest związany z działalnością opodatkowaną VAT. Jeżeli nabywca jest czynnym podatnikiem VAT, a towar lub usługa służą sprzedaży opodatkowanej, prawo do odliczenia pozostaje zachowane. 

Błąd formalny po stronie sprzedawcy nie może automatycznie obciążać kupującego, który nie ma wpływu na sposób wystawienia dokumentu. Fiskus podkreśla, że katalog sytuacji pozbawiających prawa do odliczenia VAT ma charakter zamknięty i nie obejmuje faktur wystawionych poza systemem KSeF. W praktyce oznacza to, że VAT z takiej faktury może zostać rozliczony na standardowych zasadach. Ewentualne sankcje za niewystawienie faktury w KSeF dotyczą wystawcy dokumentu, a nie jego odbiorcy. 

Na co podatnik powinien zwrócić uwagę przy odliczaniu VAT? 

Mimo uspokajającego stanowiska fiskusa podatnicy nie powinni rezygnować z ostrożności przy rozliczaniu VAT. Kluczowe pozostaje potwierdzenie, że transakcja była rzeczywista i faktycznie doszło do nabycia towaru lub wykonania usługi. Faktura, nawet wystawiona poza KSeF, musi prawidłowo dokumentować zdarzenie gospodarcze i zawierać wszystkie wymagane elementy. 

Istotny jest również związek zakupu z czynnościami opodatkowanymi, ponieważ tylko w takim przypadku VAT może zostać odliczony. Należy także upewnić się, że nie występują ustawowe wyłączenia, które w określonych sytuacjach ograniczają prawo do rozliczenia podatku naliczonego.  

Fiskus jasno sygnalizuje, że forma faktury ma znaczenie drugorzędne wobec treści dokumentu i rzeczywistego przebiegu transakcji. Dla przedsiębiorców to wyraźny sygnał, że mogą bezpiecznie rozliczać VAT nawet wtedy, gdy kontrahent nie dopełni nowych obowiązków technicznych, pod warunkiem zachowania należytej staranności. 

W praktyce stanowisko prezentowane przez Krajową Informację Skarbową w kontekście wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur oznacza realne uspokojenie rynku przed nadchodzącymi zmianami. Podatnicy mogą skupić się na dostosowaniu systemów i procedur, bez obawy, że pojedynczy błąd dostawcy automatycznie pozbawi ich prawa do odliczenia VAT. Jednocześnie warto pamiętać, że nowe zasady są elementem szerszej reformy nadzorowanej przez Ministerstwo Finansów, a praktyka ich stosowania będzie się kształtować wraz z pierwszymi miesiącami obowiązkowego KSeF.