ZUS przejmie rozliczanie składek. Rewolucja dla milionów firm

Rząd szykuje największą od lat reformę w systemie ubezpieczeń społecznych. Zamiast samodzielnie wyliczać i przesyłać składki, przedsiębiorcy mają otrzymywać gotowe dokumenty przygotowane przez ZUS. Urzędnicy zapewniają, że to uprości życie niemal trzem milionom płatników i ograniczy liczbę błędów. Eksperci widzą w tym rozwiązaniu szanse, ale i poważne ryzyka. 

Koniec z samodzielnym rozliczaniem? 

Dziś każdy przedsiębiorca – od właściciela jednoosobowej działalności po dużą spółkę – co miesiąc musi przesłać do ZUS dokumenty rozliczeniowe. Jeśli tego nie zrobi, zakład sam wylicza składki, ale wpisy nie trafiają na konta ubezpieczonych, przez co przyszłe świadczenia mogą być zagrożone. Do tego dochodzą błędy: ZUS szacuje, że miesięcznie prowadzi ponad 52 tysiące postępowań wyjaśniających. 

Reforma ma to odwrócić. Zgodnie z projektem deregulacyjnym UDER90, to ZUS przygotuje dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe. Płatnik będzie musiał jedynie je zatwierdzić albo skorygować. 

Jednolity Plik Ubezpieczeniowy  

Sercem reformy ma być Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU). To pakiet danych przesyłany przez platformę eZUS. W przypadku jednoosobowych działalności przedsiębiorca poda tylko dane o przychodach, dochodach i podstawę składek. Resztą zajmie się zakład. 

W większych firmach plik będzie tworzony automatycznie przez systemy kadrowo-płacowe, a ZUS uzupełni go o dane z własnych baz i z rejestrów Ministerstwa Finansów. To pozwoli zakładowi naliczyć składki i zapisać je na kontach ubezpieczonych bez udziału księgowych. 

 Nowe przepisy przewidują formalne prawo do reklamacji. Płatnicy i ubezpieczeni będą mogli kwestionować zgłoszenia, wyrejestrowania czy wysokość składek. Sporne dane zostaną zmienione dopiero po pozytywnej weryfikacji. Na korekty będzie pięć lat – po tym czasie zapisy staną się ostateczne, chyba że sąd nakaże ich zmianę. 

 Równocześnie zmieni się sposób kontroli. ZUS ma zestawiać dane z JPU z dokumentami źródłowymi w firmie. Jeśli kontrola wykaże nieścisłości, a przedsiębiorca nie wniesie zastrzeżeń, będzie zobowiązany do ich poprawienia w systemie. 

Szansa na odciążenie przedsiębiorców 

Zdaniem Piotra Juszczyka, doradcy podatkowego w firmie inFakt, reforma idzie w dobrym kierunku. – Automatyzacja i przejęcie obowiązków przez ZUS powinny ograniczyć biurokrację i zmniejszyć liczbę błędów. Kluczowe będzie jednak bezawaryjne działanie systemu informatycznego – podkreśla ekspert. 

Juszczyk zauważa jednak, że przedsiębiorcy muszą uzbroić się w cierpliwość. Pierwsze zmiany obejmą osoby opłacające składki tylko za siebie dopiero w 2028 roku. Pozostali poczują ulgę w 2031 roku. – To spore opóźnienie, szczególnie że podobne ułatwienie istniało przed Polskim Ładem, gdy deklaracje składkowe były automatycznie powielane co miesiąc – przypomina ekspert. 

Obawy o prywatność i stabilność systemu 

Nie wszyscy podchodzą do reformy z entuzjazmem. Dr Katarzyna Kalata, radca prawny, ostrzega przed zbyt dużą koncentracją danych w rękach państwa. – ZUS zyska dostęp do jeszcze szerszych informacji o przedsiębiorcach i pracownikach. Bez wzmocnienia gwarancji prawnych i stabilności interpretacji przepisów ryzyko nadużyć jest realne – mówi. 

Ekspertka przypomina, że ZUS wielokrotnie zmieniał interpretacje przepisów na niekorzyść płatników. W jej ocenie cyfryzacja i deregulacja muszą iść w parze z poszanowaniem prawa, inaczej reforma zamiast ułatwienia stanie się kolejnym narzędziem presji.