Zwolnienia z kasy fiskalnej 2025 – kto nie musi mieć kasy i na jakich zasadach?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy w 2025 roku nadal można prowadzić działalność bez kasy fiskalnej. Odpowiedź brzmi: tak, choć tylko w określonych przypadkach. Przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2025 roku, precyzują katalog czynności i usług, które są z tego obowiązku zwolnione.  

Jakie zmiany obowiązują od 2025 roku? 

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r., zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej obowiązują do końca 2027 roku. Dokument ten zawiera załącznik z aż 58 pozycjami, czyli konkretnymi czynnościami i usługami, które nie wymagają używania kasy rejestrującej. 

Wśród nich znalazły się między innymi usługi pocztowe, kurierskie, telekomunikacyjne oraz finansowe. Zwolnione są również czynności notarialne, dostawa nieruchomości, usługi wynajmu i zarządzania nieruchomościami, a także sprzedaż środków trwałych, jeśli transakcja została w całości udokumentowana fakturą. 

Takie zwolnienia mają charakter przedmiotowy, co oznacza, że dotyczą konkretnych rodzajów usług lub towarów, niezależnie od wielkości przychodu przedsiębiorcy. 

Zwolnienie z kasy fiskalnej a forma płatności 

Aby skorzystać ze zwolnienia, kluczowe jest to, w jaki sposób klient uiszcza należność. Warunkiem jest pełna płatność w formie bezgotówkowej – przelewem bankowym, przekazem pocztowym lub przez SKOK na konto przedsiębiorcy. W praktyce oznacza to, że jeśli klient zapłaci przelewem lub kartą, a z dokumentów będzie jasno wynikało, za co zapłacił, przedsiębiorca nie musi używać kasy. 

Jeszcze kilka lat temu organy podatkowe uznawały, że płatność kartą nie spełnia tego warunku. Dziś jednak interpretacja przepisów jest korzystniejsza – transakcje kartą lub Blikiem również traktowane są jako płatność bezgotówkowa. To duże ułatwienie, zwłaszcza dla małych firm prowadzących sprzedaż wysyłkową lub zdalne usługi. 

Kto może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego? 

Drugą kategorią są zwolnienia podmiotowe – dotyczą one firm, które w poprzednim roku uzyskały niski obrót. Limit pozostaje bez zmian i wynosi 20 000 zł rocznie w sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych. 

Jeśli przedsiębiorca przekroczy ten próg, ma dwa miesiące od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony, na zakup i fiskalizację kasy. Dla nowych firm w 2025 roku limit ten jest ustalany proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności – na przykład przedsiębiorca rozpoczynający działalność w lipcu będzie miał do dyspozycji połowę tej kwoty. 

Zwolnienie to jest szczególnie korzystne dla drobnych usługodawców, freelancerów i osób prowadzących działalność sezonową, których przychody nie osiągają wskazanego limitu. 

Najczęstsze przykłady usług zwolnionych z obowiązku posiadania kasy 

Niektóre branże korzystają ze zwolnienia znacznie częściej niż inne. Przepisy wymieniają m.in.: 

• sprzedaż wysyłkową towarów (jeśli płatność jest w całości bezgotówkowa), 

• usługi edukacyjne, z wyjątkiem szkół tańca, instruktorów sportu i nauki jazdy, 

• usługi noclegowe i telekomunikacyjne, 

• usługi finansowe i ubezpieczeniowe, 

• sprzedaż środków trwałych, jeśli została potwierdzona fakturą. 

Warto przy tym pamiętać, że samo wystawienie faktury nie zawsze wystarczy – z dokumentów musi jasno wynikać, kto zapłacił, za co i w jakiej formie. To jeden z warunków, które urzędy skarbowe szczególnie dokładnie weryfikują. 

Zwolnienia tylko czasowo – co po 2027 roku? 

Obecne przepisy będą obowiązywać do 31 grudnia 2027 roku. Po tym terminie prawdopodobnie zostaną przedłużone w podobnej formie, jak miało to miejsce w poprzednich latach. Jednak nie warto przyjmować tego za pewnik – Ministerstwo Finansów może wprowadzić zmiany w katalogu zwolnień lub zaostrzyć warunki ich stosowania. 

Dlatego przedsiębiorcy powinni regularnie śledzić aktualne rozporządzenia i interpretacje podatkowe. Pozwoli to uniknąć błędów, które mogłyby skutkować utratą prawa do zwolnienia i koniecznością rejestrowania każdej transakcji na kasie fiskalnej.