Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) – czym jest i kto powinien go używać?

Spis treści

• Co to jest NIP?
• Kto nadaje numer NIP i w jakich przypadkach?
• Kogo obowiązuje posługiwanie się nr NIP?
• Jak sprawdzić NIP kontrahenta?

Co to jest NIP?

Numer NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej jest dziewięciocyfrowym kodem, przyporządkowanym do konkretnego podatnika, nadawanym z urzędu lub na wniosek.

Wprowadzono go w 1995 roku. Osoba fizyczna może posiadać wyłącznie jeden numer NIP. Każdy numer jest inny, a każda cyfra ma określone znaczenie.

Pierwsze trzy z nich, czyli prefiks PL, określają kod urzędu, który nadał numer. Ostatnia – dziesiąta cyfra pełni funkcję kontrolną, służącą do sprawdzenia poprawności całego numeru. NIP został wprowadzony na mocy ustawy, która szczegółowo określa jego funkcjonowanie. Polski podatnik posiadający NIP ma obowiązek posługiwania się nim w dokumentach podatkowych i podawania go na żądanie banków, kontroli skarbowej, przedstawicieli NIK oraz organów administracyjnych.

Również przedsiębiorca może posiadać wyłącznie jeden numer NIP, bez względu na zaprzestanie czy zawieszenie działalności gospodarczej. Potwierdzenie nadania identyfikatora podatkowego jest ujawniane w CEIDG lub KRS.

Kto nadaje numer NIP i w jakich przypadkach?

Osoby fizyczne zakładające działalność gospodarczą, które nie posiadają NIP, składają wniosek o wpis do CEIDG. Na podstawie wniosku rejestracyjnego CEIDG-1 nadawany jest im numer identyfikacji podatkowej. W terminie 3 dni od dnia wpływu zgłoszenia do naczelnika urzędu skarbowego otrzymują one potwierdzenie nadania NIP-u. Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, może uzyskać numer NIP, składając wniosek NIP-7 do urzędu skarbowego. Zgłoszenie na formularzu NIP-7 obowiązuje osoby fizyczne, które nie prowadzą firmy, ale zamierzają korzystać z umów uaktywniających, np. zatrudniając nianie.

Osoby prawne i jednostki organizacyjne w celu uzyskania numeru dokonują zgłoszenia w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-8. Mogą one uzyskać numer również przez Internet, gdy za jego pośrednictwem składają wniosek o rejestrację w KRS. NIP nadaje się przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów w każdym z wymienionych przypadków.

Podatnik nie wnosi opłaty za nadanie numeru NIP. Osoby rejestrujące działalność gospodarczą, posiadające już wcześniej numer NIP, nie wnioskują o kolejne jego nadanie – jest on im przypisany na całe życie i nie podlega zmianom. W przypadku zgubienia nr NIP nie można więc wystąpić o nadanie nowego, a jedynie o jego duplikat. Jeżeli nie ma możliwości potwierdzenia danych podmiotu, naczelnik urzędu skarbowego może odmówić nadania NIP.

Kogo obowiązuje posługiwanie się nr NIP?

NIP to identyfikator podatkowy, który mogą posiadać zarówno podatnicy nieprowadzący działalności gospodarczej, jak i przedsiębiorcy. Do roku 2012 nadawany był wszystkim podatnikom. Po zmianie przepisów obowiązek posługiwania się nim dotyczy przedsiębiorców. Nadawany jest także osobom prawnym, wpisanym do KRS. Osoby fizyczne, które nie są objęte ewidencją PESEL, lecz pozostają podatnikami na podstawie odrębnych przepisów prawnych lub płatnikami składek na ubezpieczenie społeczne, mogą zostać objęte numerem NIP. Pozostali podatnicy posługują się nr PESEL.

Osoby, które nie są czynnymi płatnikami VAT i nie prowadzą działalności gospodarczej, nie uzyskają nr NIP. Osoby fizyczne podejmujące działalność nierejestrowaną nie składają wniosku do CEIDG lub KRS i nie otrzymują numeru NIP. Dopiero, gdy przychód przekroczy w miesiącu kwotę 50% minimalnego wynagrodzenia, działalność automatycznie staje się działalnością gospodarczą i w ciągu 7 dni osoba ta ma obowiązek zgłoszenia do CEIDG, z czym wiąże się nadanie numeru NIP, niezbędnego do rozliczeń podatkowych. Gdy przedsiębiorca zmienia nazwę firmy lub jej adres, wtedy zobowiązany jest do zgłoszenia zmian. NIP pozostaje jednak bez zmian – jedynie w rejestrze dane do niego przypisane ulegają aktualizacji. 

Jak sprawdzić NIP kontrahenta?

Firma po NIP-ie może zostać z łatwością sprawdzona. Chcąc upewnić się, że kontrahent jest zarejestrowanym przedsiębiorcą, wystarczy znać jego adres lub nazwę firmy. Jest to możliwe dla każdej osoby. W przypadku podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym można skorzystać z wyszukiwarki znajdującej się na jego stronie. Aby sprawdzić firmę zarejestrowaną w CEIDG, wystarczy wpisać jej nazwę w wyszukiwarce przedsiębiorców, by uzyskać numer identyfikacji podatkowej. Podmioty zagraniczne można zidentyfikować na stronie Komisji Europejskiej. Funkcjonuje tam VAT Information Exchange System – VIES. Jeżeli danej firmy w nim nie znajdziemy, należy sprawdzić w rejestrze kraju, w którym została zarejestrowana.

NIP, podobnie jak PESEL, jest numerem identyfikacyjnym. Posługiwanie się tymi numerami nie jest dowolne, gdyż mają one dokładnie określone wskazania – NIP-u używają przedsiębiorcy, natomiast osoby prywatne do celów identyfikacji podatkowej posługują się nr PESEL. Numery NIP i PESEL nie powinny być stosowane wymiennie.