Środki trwałe – kiedy firma powinna ją prowadzić?

Czym są środki trwałe?

Nie każdy przedsiębiorca w swojej codziennej pracy korzysta ze środków trwałych. Termin ten został zarezerwowany dla składników majątkowych podlegających amortyzacji. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych na próżno szukać definicji. W art. 22a ust. 1 ustawodawca wskazuje jednak, że amortyzacji podlegają:

budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
maszyny, urządzenia i środki transportu,
inne przedmioty

które stanowią własność, współwłasność podatnika, zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie oraz były kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania o przewidywanym okresie użytkowania dłużnik niż rok. Środki te muszą być przy tym wykorzystywane przez przedsiębiorcę na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalności gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.

Kto ma obowiązek sporządzić wykaz środków trwałych?

Ewidencja środków trwałych to dokument, który sporządzają jedynie niektórzy przedsiębiorcy. Taki wykaz mają obowiązek przygotować:

osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
spółki cywilne osób fizycznych,
spółki jawne osób fizycznych,
spółki partnerskie które prowadzą księgi. W praktyce obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o księgę przychodów i rozchodów, jak i ryczałtowców.

Jakie elementy musi zawierać ewidencja środków trwałych?

Podatnicy prowadzący ewidencję środków trwałych muszą zadbać, aby odpowiadała ona wymogom formalnym, zgodnie z art. 22n ustawy o PIT. Zgodnie z przywołanym przepisem ewidencja środków trwałych powinna zawierać co najmniej:

liczbę porządkową,
datę nabycia,
datę przyjęcia do używania,
określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
wartość początkową,
stawkę amortyzacyjną,
kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także wówczas, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,
zaktualizowaną wartość początkową,
zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Prowadzenie ewidencji środków trwałych jest możliwe zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Ponieważ kwestia ta nie została rozstrzygnięta w przepisach, każdy przedsiębiorca korzystający ze środków trwałych ma dowolność.

Ewidencja środków trwałych – przykład wypełnienia

Jak wspomniano wyżej, to przedsiębiorca decyduje, czy ewidencja środków trwałych będzie prowadzona w formie papierowej, czy elektronicznej. Najważniejsze, aby zawierała ona wszystkie niezbędne pola. Poniższa grafika prezentuje przykład wypełnienia ewidencji środków trwałych.

Środki trwałe – dlaczego ewidencja jest tak ważna?

Wykaz środków trwałych ma znaczenie dla możliwości zaliczenia odpisów amortyzacyjnych jako kosztów uzyskania przychodów. Inaczej mówiąc, przedsiębiorca korzystający ze środków trwałych, który nie sporządzi ich ewidencji, nie będzie mógł w pełni korzystać z amortyzacji.

Wprowadzając środek trwały do ewidencji, przedsiębiorca musi określić jego wartość początkową. Warto mieć na uwadze, że wartość początkowa to nie tylko cena zakupu np. maszyny potrzebnej firmie produkcyjnej – składa się na nią również koszt jej przetransportowania i uruchomienia.

Zamów terminal płatniczy od PeP i przekonaj się, jakie korzyści może przynieść Twojej firmie.

Czym jest amortyzacja środków trwałych?

Ze środkami trwałymi ściśle wiąże się tabela amortyzacyjna środków trwałych. Przez amortyzację należy rozumieć zmniejszenie się wartości rzeczy (środka trwałego) w określonym czasie w związku z jego użytkowaniem.

Przedsiębiorcy, którzy chcą amortyzować wykorzystywane środki trwałe, mogą skorzystać z jednej z kilku metod amortyzacji. Dopuszczalne są: metoda liniowa, liniowa indywidualna i liniowa przyspieszona amortyzacji środków trwałych

Metoda liniowa

Liniowa metoda amortyzacji środków trwałych cieszy się dużą popularnością wśród przedsiębiorców, gdyż nie jest specjalnie skomplikowana. W przypadku tej metody przyjmuje się, że środek trwały będzie się zużywał równomiernie przez cały okres użytkowania.

Stosując metodę liniową, przedsiębiorca musi kierować się stawkami amortyzacyjnymi, które zostały wymienione w załączniku do ustawy o PIT. Przykładowo dla szlifierek, tokarek i wiertarek do kamienia roczna stawka amortyzacyjna wynosi 10 proc.

Jeżeli środek trwały jest używany lub został ulepszony, przedsiębiorca ma prawo zastosować metodę liniową indywidualną.

W sytuacji, gdy np. maszyny są użytkowany w wyjątkowo intensywny sposób, możliwe jest zastosowanie metody liniowej przyspieszonej;

Metoda degresywna amortyzacji środków trwałych

Przedsiębiorcy korzystający z maszyn, urządzeń i samochodów (w wyłączeniem osobowych) zaliczanych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych mogą zastosować metodę degresywną. Charakterystyczne jest dla niej to, że amortyzacja rozpoczyna się od najwyższej możliwej stawki i maleje z każdym kolejny rokiem.

Jeżeli podatnik korzysta z metody degresywnej, to z pewnością będzie też korzystał z metody liniowej. Przejście na tę drugą metodę ma miejsce wówczas, gdy wartość rocznego odpisu będzie niższa od wartości rocznego odpisu w metodzie liniowej;

Jednorazowa metoda amortyzacji środków trwałych

Jednorazową metodę amortyzacji środków trwałych można zastosować wyłącznie do środków trwałych z grup 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych. Co więcej, przedsiębiorca, który chce skorzystać z tej metody amortyzacji środków trwałych musi pamiętać o dodatkowych wymogach. Należą do nich konieczność należenia do grupy tzw. małych podatników lub rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej w danym roku podatkowym.

Limit jednorazowej amortyzacji wynosi 50 tys. euro.

Czym jest tabela amortyzacyjna środków trwałych?

Przed rozpoczęciem dokonywania amortyzacji środków trwałych przedsiębiorca powinien przygotować plan amortyzacji. W praktyce często zastępuje go tabela amortyzacyjna środków trwałych. Czy jest wspomniana tabela?

Tabela amortyzacyjna środków trwałych o tabela, w której przedsiębiorca lub osoba przez niego wyznaczona wpisuje miesięczne kwoty amortyzacji. Inaczej mówiąc, to zestawienie, w którym przedsiębiorca określa m.in. miesięczną lub roczną kwotę amortyzacji. Tabela amortyzacyjna środków trwałych najczęściej obejmuje okres roku i ułatwia zarówno prowadzenie ewidencji, jak i amortyzację środków trwałych.