Faktura korygująca, czyli jak zrobić korektę faktury

Fakturowanie jest nieodłącznym elementem działalności gospodarczej, a faktury korygujące są niezbędne w przypadkach, gdy wystąpią błędy w oryginalnych dokumentach lub gdy nastąpią zmiany w warunkach transakcji, takie jak rabaty, zwroty towarów czy inne modyfikacje. Istotne jest, aby przedsiębiorcy wiedzieli, jak poprawnie ją wystawić oraz jaką rolę pełni ona w systemie podatkowym. Sprawdź, kiedy wystawić korektę faktury!

Co to jest faktura korygująca?

Jest to dokument księgowy, który służy do poprawiania błędów lub aktualizowania informacji zawartych w pierwotnie wystawionej fakturze VAT. Jej głównym celem jest dostosowanie treści oryginalnej faktury do rzeczywistego przebiegu transakcji – np. gdy dokonano zwrotu podatnikowi towarów, nastąpiło obniżenie lub podwyższenie ceny albo gdy sprzedawca stwierdził pomyłkę dotyczącą stawki podatku VAT lub wartości transakcji.

Dokument ten jest szczegółowo regulowany przez przepisy ustawy o VAT. Ustawodawca jasno określa sytuacje, których on dotyczy, a także informacje, jakie musi ona obowiązkowo zawierać. Taka faktura może być wystawiona zarówno „in minus” (zmniejszenie wartości), np. gdy dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, jak i „in plus” – np. przy podwyższeniu ceny towarów lub usług.

W praktyce gospodarczej ten typ faktury jest często wykorzystywany m.in. w przypadku zwrotów, udzielanych rabatów czy wykrytych pomyłek, takich jak błędnie naliczona stawka podatku VAT lub nieprawidłowa cena w jakiejkolwiek pozycji faktury pierwotnej. Dzięki niej sprzedawca może skorygować wszelkie błędy związane z wartością transakcji, co pozwala na prawidłowe rozliczenie podatkowe oraz uniknięcie nieprawidłowości podczas kontroli podatkowych.

Faktura a nota korygująca – czym się różnią?

Faktura korygująca oraz nota korygująca to dwa różne dokumenty stosowane do poprawiania błędów na fakturach VAT. Mimo podobnych nazw nie można ich używać zamiennie, ponieważ różnią się zakresem danych, które można skorygować oraz podmiotem uprawnionym do ich wystawienia.

Fakturę korygującą może wystawić jedynie sprzedawca i stosuje się ją zawsze wtedy, gdy zmiany dotyczą wartości transakcji, wysokości podatku VAT lub jakiejkolwiek pozycji faktury mającej wpływ na podstawę opodatkowania. Z kolei nota korygująca może być wystawiona wyłącznie przez nabywcę towaru lub usługi. Jej zakres jest znacznie węższy i dotyczy jedynie drobnych błędów formalnych, niezwiązanych z kwotami czy podstawą opodatkowania. Są to błędy dotyczące:

• danych nabywcy lub sprzedawcy (literówki, błędny adres, nazwa),
• numeru faktury lub daty jej wystawienia,
• innych danych opisowych, które nie wpływają na wartość faktury.

Rozróżnienie tych dokumentów jest kluczowe dla prawidłowego prowadzenia dokumentacji księgowej oraz uniknięcia problemów podczas ewentualnych kontroli podatkowych. Zastosowanie nieodpowiedniego dokumentu może bowiem skutkować koniecznością dodatkowych korekt lub wyjaśnień przed organami podatkowymi.

Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?

Powodem wystawienia faktury korygującej jest sytuacja, gdy po dokonaniu sprzedaży i wystawieniu pierwotnej faktury VAT nastąpiły zdarzenia lub pojawiły się okoliczności, które wpłynęły na zmianę wartości transakcji, wysokości podstawy opodatkowania lub podatku należnego.

Do najczęstszych sytuacji, których dotyczy ten typ faktury, należą:

• udzielenie klientowi rabatu, upustu lub obniżki ceny (korekta in minus),
• sytuacja, gdy dokonano zwrotu podatnikowi towarów lub opakowań,
• gdy dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
• podwyższenie ceny sprzedaży po wystawieniu faktury pierwotnej (korekta in plus),
• błędy w wartościach dotyczących stawki podatku VAT, ceny lub kwoty podatku należnego wskazanej w pierwotnej fakturze.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie ma ustawowo wyznaczonego terminu, w którym należy sporządzić fakturę korygującą. Dokument ten powinien jednak być wystawiony niezwłocznie po zauważeniu błędu lub po wystąpieniu zdarzenia będącego podstawą do korekty, aby dokumentacja księgowa odzwierciedlała rzeczywisty przebieg transakcji.

Ważnym aspektem jest również okres przechowywania faktur oraz dokumentów księgowych, który zgodnie z przepisami wynosi minimum 5 lat. Po tym okresie przedsiębiorca nie jest już zobowiązany do korygowania faktur pierwotnych, ponieważ zobowiązania podatkowe ulegają przedawnieniu.

Co musi zawierać faktura korygująca?

Każda faktura korygująca musi być wystawiona zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi określonymi w ustawie o VAT (art. 106j oraz art. 106e). Dokument ten powinien precyzyjnie wskazywać przyczynę korekty oraz zawierać elementy obowiązkowe wymagane przez przepisy podatkowe.

Podstawowe dane, które obowiązkowo musi zawierać faktura korygująca to przede wszystkim:

• oznaczenie dokumentu jako „faktura korygująca” lub „korekta”,
• kolejny numer faktury nadany w ramach stosowanej serii numeracji,
• informację o dacie jej wystawienia,
• szczegółowy opis przyczyny korekty, np. „dokonano zwrotu podatnikowi towarów”, „udzielono rabatu” lub „dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty”,
• kwoty korekty dotyczące podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego z wyraźnym wskazaniem wartości przypisanych do poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej (jeżeli korekta zmienia te wartości),
• prawidłową treść korygowanych pozycji, jeśli korekta nie dotyczy bezpośrednio kwot podstawy opodatkowania lub podatku.

Dodatkowo faktura korygująca musi zawierać dane faktury pierwotnej, której dotyczy korekta, czyli:

• datę wystawienia faktury pierwotnej,
• numer faktury pierwotnej,
• dane identyfikacyjne sprzedawcy oraz nabywcy (nazwy, adresy, numery NIP),
• datę zakończenia dostawy towarów lub świadczenia usług, jeżeli różni się od daty wystawienia dokumentu pierwotnego.

W szczególnych sytuacjach, np. przy cyklicznych rozliczeniach usług (takich jak np. usługi telekomunikacyjne, dystrybucja energii elektrycznej lub usług dystrybucji gazu przewodowego), faktura korygująca powinna zawierać dodatkowe informacje, np. wskazanie okresu, którego dotyczy korekta.

Jak wystawić fakturę korygującą?

Proces wystawienia faktury korygującej może odbywać się na dwa sposoby: za pomocą specjalnego programu do fakturowania lub ręcznie, z uwzględnieniem wszystkich obowiązkowych danych wymaganych przez ustawę o VAT. Jak wystawić fakturę korygującą w zależności od sposobu prowadzenia dokumentacji sprzedaży?

Wystawienie faktury za pomocą programu księgowego

Najprostszą metodą na przygotowanie korekty faktury jest skorzystanie z programu do fakturowania. Większość takich systemów oferuje możliwość automatycznego wygenerowania faktury korygującej, co minimalizuje ryzyko błędów formalnych oraz podatkowych. Zazwyczaj wystarczy:

• wybrać fakturę pierwotną, której dotyczy korekta,
• wybrać opcję „wystaw fakturę korygującą”,
• określić przyczynę wystawienia faktury korygującej (np. „dokonano zwrotu podatnikowi towarów”, „udzielono rabatu”, „dokonano zwrotu nabywcy całości zapłaty”),
• wprowadzić nowe, poprawne dane lub wartości korekty dotyczące poszczególnych stawek podatku VAT i pozycji faktury.

Program automatycznie nadaje numer, generuje dokument z odpowiednią datą oraz uwzględnia obowiązkowe dane faktury pierwotnej.

Ręczne wystawienie faktury korygującej

Jeżeli przedsiębiorca nie korzysta z oprogramowania księgowego, musi samodzielnie wystawić fakturę korygującą, pamiętając o wszystkich wymaganych elementach. Wystawiając ręcznie fakturę korygującą, należy zadbać o to, aby zawierała ona następujące informacje:

• oznaczenie „faktura korygująca” lub „korekta”,
• numer kolejny faktury korygującej zgodny ze stosowaną serią,
• datę wystawienia korekty,
• szczegółowy opis powodu wystawienia dokumentu (np. błąd w cenie, zwrot towaru, zmiana wartości podatku VAT),
• dane sprzedawcy oraz nabywcy zgodne z fakturą pierwotną,
• oznaczenie faktury pierwotnej (numer, data wystawienia),
• dokładne określenie wartości korygowanych: kwoty korekty podstawy opodatkowania, kwoty korekty podatku należnego, a także poprawne kwoty dla każdej ze stawek VAT.

Ręczne wystawienie faktury wymaga szczególnej staranności, aby uniknąć błędów formalnych oraz zapewnić pełną zgodność dokumentu z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę

W przypadku wystawienia faktury korygującej bardzo ważną kwestią jest uzyskanie od nabywcy potwierdzenia jej odbioru. Taki obowiązek występuje szczególnie w sytuacji, gdy korekta wpływa na obniżenie podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego wskazanej w pierwotnej fakturze.

Przepisy ustawy o VAT nie narzucają konkretnej formy potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Najczęściej stosowane przez przedsiębiorców formy to:

• zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej zawierającej korektę faktury,
• pisemne potwierdzenie przyjęcia faktury korygującej przez nabywcę,
• potwierdzenie odbioru przesłane drogą elektroniczną (np. mail, system elektronicznego obiegu dokumentów).

Istnieją jednak sytuacje, kiedy przedsiębiorca może obniżyć podstawę opodatkowania nawet bez uzyskania formalnego potwierdzenia od kontrahenta. Dotyczy to przypadków, gdy:

• przedsiębiorca wykazał się należytą starannością, próbując dostarczyć fakturę korygującą, ale kontrahent odmówił potwierdzenia lub nie odebrał przesyłki,
• świadczone były usługi poza terytorium kraju, których miejsce opodatkowania znajduje się za granicą.

Księgowanie faktury korygującej – jak i kiedy ją rozliczyć?

Sposób zaksięgowania faktury korygującej zależy głównie od przyczyny jej wystawienia oraz od tego, czy korekta skutkuje zmniejszeniem („in minus”) czy zwiększeniem („in plus”) wartości transakcji lub kwoty podatku należnego.

Korekta zmniejszająca („in minus”)

Jeżeli faktura korygująca została wystawiona, ponieważ:

• dokonano zwrotu podatnikowi towarów,
• nastąpił zwrot części lub całości zapłaty nabywcy,
• udzielono klientowi rabatu lub upustu po dokonaniu sprzedaży,

wówczas rozliczenia korekty należy dokonać w okresie, w którym przedsiębiorca otrzymał potwierdzenie odbioru faktury korygującej od nabywcy lub w którym może wykazać, że próbował doręczyć dokument nabywcy.

Korekta zwiększająca („in plus”)

W sytuacji, gdy korekta dotyczy podwyższenia ceny lub stwierdzenia pomyłki skutkującej koniecznością zwiększenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego (np. błędnie zaniżona stawka podatku VAT lub cena), FV korygująca musi zostać ujęta w bieżącym okresie rozliczeniowym – w miesiącu, w którym została wystawiona.

Korekta związana ze zwrotem towarów i zapłaty

W przypadku, gdy dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty albo gdy dokonano zwrotu podatnikowi towarów, księgowanie faktury korygującej najczęściej odbywa się w okresie bieżącym (miesiąc lub kwartał), czyli wtedy, gdy faktycznie nastąpił zwrot.

Podsumowanie

Faktura korygująca jest dokumentem obowiązkowym w sytuacji, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej doszło do zmian mających wpływ na podstawę opodatkowania lub wysokość podatku VAT. Każdy przedsiębiorca powinien znać wymogi ustawy o VAT, które określają sposób wystawiania, rozliczania oraz księgowania faktur korygujących. Szczególną uwagę należy zwracać na poprawne oznaczenie dokumentu oraz prawidłowe ujęcie kwot dotyczących poszczególnych stawek podatku. Tylko wtedy faktura korygująca będzie prawidłowo wystawiona, a przedsiębiorca uniknie problemów podczas kontroli skarbowych.