Faktura korygująca, czyli jak zrobić korektę faktury

Faktura korygująca czy nota korygująca?

Korekta faktury, czyli faktura korygująca, to nie to samo co nota korygująca – są to dwa różne dokumenty i nie mogą być stosowane wymiennie.

Różnica dotyczy zakresu danych, jakie można korygować za pomocą faktury i noty. Faktura korygująca może być wystawiona jedynie w ściśle określonych sytuacjach, a dokładniej wówczas, gdy po wystawieniu faktury przedsiębiorca:

• udzielił klientowi rabatu, upustu lub obniżki ceny,
• otrzymał zwrot towaru i opakowania,
• zwrócił nabywcy całość lub część zapłaty,
• podwyższył cenę lub stwierdził pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Za pomocą noty korygującej można skorygować jedynie te dane, które nie dotyczą kwot i podatku. Jeżeli zatem błędem jest literówka w nazwie firmy kontrahenta lub na fakturze wpisana została nieprawidłowa data, możliwe będzie wystawienie noty korygującej.

Nie ma przeszkód, aby błędy, które można skorygować za pomocą noty korygującej, sprostować za pomocą faktury. Odwrotnie jednak nie jest to możliwe – nota korygująca ma węższy obszar zastosowania.

Jak zrobić korektę faktury?

Przedsiębiorcy korzystający z programów do faktur mają ułatwione zadanie – mogą skorzystać z wbudowanych wzorów. Najczęściej wystarczy po prostu wybrać opcję „Wystaw fakturę korygującą”, a następnie uzupełnić puste pola.

Właściciele firm, którzy nie dysponują takimi programami, muszą pamiętać o elementach, jakie obowiązkowo musi zawierać faktura korygującą. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług są to:

• zwrot „faktura korygująca” lub słowo „korekta”,
• kolejny numer faktury,
• data wystawienia faktury,
• przyczyna wystawienia korekty,
• kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej – w sytuacji, gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwotę podatku należnego,
• prawidłowa treść korygowanych pozycji – w pozostałych sytuacjach.

Faktura korygująca musi też zawierać dane uwzględnione na fakturze, której ona dotyczy. Według art. 206e ust. 1  pkt 1-6 ustawy o podatku od towarów i usług przede wszystkim są to:

• data wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numery, za pomocą których nabywcy i odbiorcy towarów lub usług są zidentyfikowani na potrzeby podatku,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo data otrzymania zapłaty – gdy jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Już dziś zainwestuj w terminal płatniczy, który usprawni płatności w Twojej firmie.

Jak wystawić fakturę korygującą – termin

Nie zawsze błąd widniejący na fakturze zostaje wychwycony od razu – czasem właściciel firmy lub jego pracownik zauważają go dopiero po kilku miesiącach.

Ile czasu ma płatnik podatku VAT na wystawienie korekty faktury?

W przepisach nie został wskazany konkretny termin. Z tego względu należy kierować się 5-letnim okresem przechowywania dokumentów księgowych.

Jeżeli błąd na fakturze został dostrzeżony po upływie wspomnianego 5-letniego okresu, czyli wówczas, gdy zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu, to korekta do faktury nie jest już potrzebna. W takiej sytuacji jej wystawienie niewiele by zmieniło.

Korekta do faktury a potwierdzenie odbiorcy

Co do zasady firma, która wystawiła korektę do faktury, powinna uzyskać potwierdzenie jej odbioru przez kontrahenta (szczególnie ważne jest to, gdy przedsiębiorca chce obniżyć podstawę opodatkowania).

Przepisy nie regulują formy potwierdzenia odbioru. Wystarczy zatem, że przedsiębiorca będzie posiadał np.:

• zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej,
• pisemne potwierdzenie przyjęcia przez kontrahenta faktury korygującej,
• potwierdzenie odbioru korekty faktury przesłane przez kontrahenta drogą elektroniczną.

Może zdarzyć się, że kontrahent – mimo że odbierze maila – nie potwierdzi, że korekta do faktury do niego dotarła. Przesyłka polecona z kolei może nie zostać przez klienta odebrana i wrócić do nadawcy. W takich sytuacjach przedsiębiorca może jednak obniżyć podstawę opodatkowania.

Wystarczy, że wykaże, iż dochował należytej staranności (czyli starał się poinformować swojego kontrahenta o fakturze korygującej) i będzie w posiadaniu dokumentów, z których wynika, że jego klient posiada wiedzę o konieczności wystawienia faktury korygującej.

Wyjątków od powyżej opisanej zasady jest więcej. Przykładowo potwierdzenie nie będzie również potrzebne wówczas, gdy przedsiębiorca świadczy usługi, dla których miejsce opodatkowania znajduje się za granicą.

Kiedy faktura korygująca powinna zostać zaksięgowana?

Sposób zaksięgowania faktury korygującej jest uzależniony od powodu jej wystawienia. Jeżeli korekta faktury była niezbędna z uwagi na pomyłkę przy wyliczaniu podatku VAT od kwoty netto, przedsiębiorca księguje ją w okresie, w którym zaksięgowana została pierwotna faktura.

W okresie bieżącym przedsiębiorcy mogą księgować korekty faktur, które wystawili w związku z otrzymaniem np. zwrotu towaru od nabywcy.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług