Faktura korygująca, czyli jak zrobić korektę faktury

Fakturowanie jest nieodłącznym elementem działalności gospodarczej, a faktury korygujące są niezbędne w przypadkach, gdy wystąpią błędy w oryginalnych dokumentach lub gdy nastąpią zmiany w warunkach transakcji, takie jak rabaty, zwroty towarów czy inne modyfikacje. Istotne jest, aby przedsiębiorcy wiedzieli, jak poprawnie wystawić fakturę korygującą oraz jaką rolę pełni ona w systemie podatkowym.

Spis treści:

1. Faktura korygująca czy nota korygująca?
2. Jak zrobić korektę faktury?
3. Kiedy wystawić fakturę korygującą?
4. Korekta do faktury a potwierdzenie odbiorcy
5. Faktura korygująca – podsumowanie

Faktura korygująca czy nota korygująca?

Korekta faktury, czyli faktura korygująca, to nie to samo co nota korygująca – są to dwa różne dokumenty i nie mogą być stosowane wymiennie.

Różnica między nimi dotyczy zakresu danych, jakie można korygować za pomocą każdego z dokumentów. Faktura korygująca jest niezbędna w sytuacjach, gdy po wystawieniu oryginalnej faktury dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, dokonano zwrotu nabywcy całości kwoty zakupionego towaru, przyznano rabat, lub gdy zmianie uległa cena. W takich przypadkach faktura korygująca będzie jedynym odpowiednim dokumentem do wprowadzenia zmian.

Z kolei za pomocą noty korygującej można skorygować jedynie te dane, które nie dotyczą kwot i podatku. Jeżeli zatem błędem jest literówka w nazwie firmy kontrahenta lub na fakturze wpisana została nieprawidłowa data, możliwe będzie wystawienie noty korygującej.

Jakich błędów dotyczy faktura korygująca?

Faktura korygująca może być wystawiona jedynie w ściśle określonych sytuacjach, a dokładniej wówczas, gdy po wystawieniu faktury przedsiębiorca:

• udzielił klientowi rabatu, upustu lub obniżki ceny,
• otrzymał zwrot towaru i opakowania,
• zwrócił nabywcy całość lub część zapłaty,
• podwyższył cenę
• stwierdził pomyłkę w cenie, stawce podatku, kwocie korekty podatku należnego lub w innych pozycjach faktury.

W tych sytuacjach niezbędne jest wystawienie faktury korygującej, aby poprawić błędy i zaktualizować dane finansowe dotyczące transakcji.

Nie ma przeszkód, aby błędy, które można skorygować za pomocą noty korygującej, sprostować za pomocą faktury. Odwrotnie jednak nie jest to możliwe – nota korygująca ma węższy zakres zastosowania.

Jak zrobić korektę faktury?

Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą w wyniku błędu w pierwotnej fakturze, powinien zadbać o to, aby jej treść była zgodna z ustawą o podatku od towarów i usług oraz właściwie zaksięgowana.

Przedsiębiorcy korzystający z programów do faktur mają ułatwione zadanie – mogą skorzystać z wbudowanych wzorów. Najczęściej wystarczy po prostu wybrać opcję „Wystaw fakturę korygującą”, a następnie uzupełnić puste pola.

Właściciele firm, którzy nie dysponują takimi programami, muszą pamiętać o elementach, jakie obowiązkowo musi zawierać faktura korygującą zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a więc:

• zwrot „faktura korygująca” lub słowo „korekta”,
• kolejny numer faktury,
• informację o dacie wystawienia faktury korygującej,
• przyczynę wystawienia korekty,
• kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej – w sytuacji, gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego,
• prawidłowa treść korygowanych pozycji – w pozostałych sytuacjach.

Faktura korygująca musi też zawierać dane uwzględnione na fakturze, której ona dotyczy. Według art. 206e ust. 1  pkt 1-6 ustawy o podatku od towarów i usług przede wszystkim są to:

• data wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numery, za pomocą których nabywcy i odbiorcy towarów lub usług są zidentyfikowani na potrzeby podatku,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo data otrzymania zapłaty – gdy jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Już dziś zainwestuj w terminal płatniczy, który usprawni płatności w Twojej firmie.

Kiedy wystawić fakturę korygującą?

Nie ma ustawowo określonego terminu na wystawienie faktury korygującej. Oznacza to, że można ją wystawić w dowolnym momencie, w którym zostanie wykryty błąd. Warto jednak pamiętać, że faktury i dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres 5 lat, zgodnie z przepisami dotyczącymi obowiązków podatkowych.

Jeżeli błąd zostanie wykryty po upływie 5 lat, nie ma już potrzeby wystawiania faktury korygującej, gdyż zobowiązanie podatkowe w tym okresie ulega przedawnieniu.

Korekta do faktury a potwierdzenie odbiorcy

Co do zasady firma, która wystawiła korektę do faktury, powinna uzyskać potwierdzenie jej odbioru przez kontrahenta (szczególnie ważne jest to, gdy przedsiębiorca chce obniżyć podstawę opodatkowania).

Przepisy nie regulują formy potwierdzenia odbioru. Wystarczy zatem, że przedsiębiorca będzie posiadał np.:

• zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej,
• pisemne potwierdzenie przyjęcia przez kontrahenta faktury korygującej,
• potwierdzenie odbioru faktury korygującej przesłane przez kontrahenta drogą elektroniczną.

Może zdarzyć się, że kontrahent – mimo że odbierze maila – nie potwierdzi, że korekta do faktury do niego dotarła. Przesyłka polecona z kolei może nie zostać przez klienta odebrana i wrócić do nadawcy. W takich sytuacjach przedsiębiorca może jednak obniżyć podstawę opodatkowania.

Wystarczy, że wykaże, iż dochował należytej staranności (czyli starał się poinformować swojego kontrahenta o fakturze korygującej) i będzie w posiadaniu dokumentów, z których wynika, że jego klient posiada wiedzę o konieczności wystawienia faktury korygującej.

Wyjątków od powyżej opisanej zasady jest więcej. Przykładowo potwierdzenie nie będzie również potrzebne wówczas, gdy przedsiębiorca świadczy usługi, dla których miejsce opodatkowania znajduje się za granicą.

Kiedy zaksięgować fakturę korygującą?

Sposób zaksięgowania faktury korygującej zależy od powodu jej wystawienia. W przypadku faktury korygującej, gdy zmiana dotyczy kwoty netto lub VAT, konieczne jest poprawne rozliczenie i zaksięgowanie jej w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Jeśli jednak korekta dotyczy zwrotu towaru lub innych zmian, można ją zaksięgować w bieżącym okresie.

Przykładem może być sytuacja, gdy przedsiębiorca otrzymał zwrot towaru od klienta i wystawił fakturę korygującą – taka korekta może być zaksięgowana w bieżącym okresie, a nie wstecznie.

Faktura korygująca – podsumowanie

Faktura korygująca to dokument niezbędny do wprowadzania zmian w fakturach, które mają wpływ na wartość transakcji, kwoty podatku lub inne kluczowe dane. Ważne jest, aby przedsiębiorcy wiedzieli, kiedy i jak ją wystawić, jakie elementy powinna zawierać, oraz jak uzyskać potwierdzenie odbioru od kontrahenta. Wystawiona faktura korygująca musi być zgodna z przepisami prawa, a jej poprawne zaksięgowanie zależy od rodzaju korekty.

Pamiętajmy, że faktura korygująca różni się od noty korygującej zakresem zastosowania, a każdy przedsiębiorca powinien znać te różnice, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowych.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług