Jak zdobyć zaświadczenie o niekaralności? Procedura i koszty

Przed rozpoczęciem pracy na pewnych stanowiskach należy okazać nie tylko standardowe dla tej procedury dokumenty, takie jak dyplomy ukończenia szkół lub świadectwo pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. W ramach niektórych rekrutacji niezbędnym do okazania dokumentem jest też zaświadczenie o niekaralności.

Aby je uzyskać, należy wykonać pewne kroki administracyjne. Trzeba też wiedzieć do jakiego organu należy się po nie zgłosić. W tym artykule wyjaśnimy wszelkie wątpliwości związane z uzyskiwaniem zaświadczenia o niekaralności.

Spis treści:

1. Zaświadczenie o niekaralności – co to za dokument?
2. Jak działa Krajowy Rejestr Karny i kto ma do niego dostęp?
3. Czy zaświadczenie o niekaralności jest obowiązkowe w każdej rekrutacji?
4. Uzyskanie zaświadczenia o niekaralności – 3 możliwości
5. Opłata za wydanie zaświadczenia o niekaralności
6. Kiedy przedsiębiorstwa muszą dostarczyć zaświadczenie o niekaralności?
7. Jak zdobyć zaświadczenie o niekaralności w innych krajach UE?
8. Najczęstsze błędy popełniane we wnioskach o zaświadczenie o niekaralności

Zaświadczenie o niekaralności – co to za dokument?

Zaświadczenie o niekaralności jest dokumentem, który potwierdza, że dana osoba fizyczna lub podmiot zbiorowy – spółka kapitałowa lub osobowa – nie weszły w konflikt z prawem, czyli nie zostały skazane wyrokiem sądu i tym samym nie znajdują się w Krajowym Rejestrze Karnym.

To właśnie w Krajowym Rejestrze Karnym zawarte są dane o osobach prawomocnie skazanych za przestępstwa lub o takich, przeciwko którym toczyło się prawomocnie warunkowo umorzone postępowanie karne.

Ponadto, w rejestrze tym znajdują się dane o osobach tymczasowo aresztowanych, prawomocnie skazanych na karę aresztu lub o tych poszukiwanych listem gończym.

Zaświadczenie o niekaralności a zaświadczenie o nieposzlakowanej opinii – różnice

Zaświadczenie o niekaralności to oficjalny dokument wydawany przez Krajowy Rejestr Karny (KRK), działający w strukturach Ministerstwa Sprawiedliwości. Potwierdza on w sposób formalny i jednoznaczny, że dana osoba nie figuruje w rejestrze jako skazana prawomocnym wyrokiem.

Z kolei zaświadczenie o nieposzlakowanej opinii ma zupełnie inny charakter – jest to osobiste oświadczenie pracownika dotyczące jego reputacji i postawy moralnej. W przeciwieństwie do zaświadczenia o niekaralności, nie podlega ono weryfikacji w żadnym oficjalnym rejestrze, a jego wartość opiera się wyłącznie na deklaracji składającego i jego subiektywnej samoocenie.

Czytaj też: Kiedy możemy spodziewać się podatku katastralnego w Polsce

Jak działa Krajowy Rejestr Karny i kto ma do niego dostęp?

Krajowy Rejestr Karny to centralny system informatyczny zawierający dane o wyrokach skazujących i postępowaniach karnych zakończonych prawomocnym umorzeniem. Udzielenie informacji następuje wyłącznie po złożeniu odpowiedniego wniosku przez osoby lub podmioty do tego uprawnione.

System ten stanowi kompleksową bazę danych obejmującą nie tylko osoby skazane, ale również te objęte tymczasowym aresztowaniem czy poszukiwane listami gończymi. KRK rejestruje także przypadki zastosowania środków zabezpieczających wobec konkretnych osób. Jako scentralizowana baza informacji o karalności, rejestr pełni fundamentalną rolę w systemie bezpieczeństwa państwa i ochrony porządku prawnego.

Czy zaświadczenie o niekaralności jest obowiązkowe w każdej rekrutacji?

Nie każdy proces rekrutacyjny wymaga przedłożenia zaświadczenia o niekaralności. Jednak w wybranych dziedzinach prawo nakłada obowiązek uzyskania zaświadczenia – dotyczy to przede wszystkim sektorów takich jak oświata, służba zdrowia, finanse czy szeroko pojęte bezpieczeństwo publiczne. W przypadku stanowisk wymagających szczególnego zaufania, pracodawcy mają możliwość zweryfikowania kandydata poprzez żądanie takiego dokumentu.

Istnieją profesje, w których wymóg przedstawienia zaświadczenia o niekaralności wynika wprost z przepisów szczegółowych – należą do nich między innymi zawód nauczyciela, funkcjonariusza policji czy pracownika ochrony. Organizacje zatrudniające mogą weryfikować kandydatów na podstawie danych zgromadzonych w KRK, gdy jest to uzasadnione charakterem pracy.

Regulacje prawne dotyczące zaświadczeń o niekaralności w Polsce i za granicą

W Polsce Krajowy Rejestr Karny działa pod nadzorem Ministerstwa Sprawiedliwości. Proces wydania informacji o niekaralności reguluje Kodeks postępowania karnego oraz ustawy szczegółowe. Zaświadczenia można uzyskać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym.

W innych krajach UE procedury mogą różnić się w zależności od lokalnych przepisów. Przykładowo, w Niemczech dokument ten nazywany jest „Führungszeugnis” i wydawany jest przez urzędy lokalne. W Wielkiej Brytanii odpowiednikiem jest „DBS Check,” który obejmuje różne poziomy weryfikacji.

Uzyskanie zaświadczenia o niekaralności – 3 możliwości

Zaświadczenie o niekaralności można uzyskać na trzy sposoby – stacjonarnie, przez Internet oraz listownie.

Zaświadczenie o niekaralności pozyskane stacjonarnie

Otrzymanie dokumentu poświadczającego niekaralność można uzyskać tradycyjnymi metodami. Jednak przed uzyskaniem papierowego zaświadczenia trzeba wypełnić również papierowy formularz. Można pobrać go ze strony internetowej lub odebrać go w punkcie informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego.

Wraz z wypełnionym wnioskiem trzeba też dołączyć potwierdzenie opłaty administracyjnej w wysokość 30 zł. Należność tę można uregulować w miejscu składania wniosku, lecz istnieje też możliwość dokonania wcześniejszego przelewu i dołączenia do wniosku potwierdzenia transakcji.

Wypełniony wniosek można złożyć:

• w punkcie informacyjnym KRK – niektóre z nich działają przy sądach;
• w Biurze Informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego w Warszawie przy ulicy Czerniakowskiej 100.

Zaświadczenie o niekaralności wydawane jest od razu po złożeniu wypełnionego formularza i potwierdzenia zapłaty.

Zaświadczenie o niekaralności pozyskane przez Internet

Formalności związane z zaświadczeniem o niekaralności można załatwić bez wychodzenia z domu – metodą online. Należy wykonać 5 następujących kroków:

• stworzenie profilu zaufanego – przez stronę internetową lub przez bank – lub certyfikatu kwalifikowanego (weryfikator podpisu elektronicznego);
• rejestracja w internetowym systemie KRK;
• wypełnienie formularza online;
• podpisanie wniosku poprzez profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany;
• opłata za wydanie zaświadczenia w wysokości 20 zł.

Na wydanie zaświadczenia czeka się maksymalnie 7 dni od dnia złożenia wniosku, jednak zazwyczaj otrzymuje się je jeszcze tego samego dnia. Wysyłane jest ono w formie pliku XML. Jest to zatem cyfrowe świadectwo, które swoją ważność ma jedynie w przestrzeni internetowej.

Zaświadczenie o niekaralności pozyskane pocztą

Ten sposób polega na uzyskaniu zaświadczenia drogą pocztową. Wypełniony wniosek wraz z potwierdzeniem zapłaty wysyła się do danego punktu informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego lub do Biura Informacyjnego KRK w Warszawie przy ulicy Czerniakowskiej 100.

Czas oczekiwania na zaświadczenie wynosi około 2 tygodnie. Urząd jest zobowiązany wysłać go w ciągu 7 dni od chwili otrzymania wniosku.

Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności dla podmiotów zbiorowych?

Podmioty zbiorowe składają wniosek do KRK, dołączając dokumenty potwierdzające prawo do reprezentacji. Opłaty można uiścić w kasie dowolnego sądu lub przelewem na konto Ministerstwa Sprawiedliwości.

Opłata za wydanie zaświadczenia o niekaralności

Opłata za wydanie zaświadczenia o niekaralności w przypadku procedury internetowej wynosi 20 zł. Decydując się na załatwienie tej formalności stacjonarnie, należy zapłacić 30 złotych.

Warto jednak wiedzieć, że wolontariusze, którzy chcą zostać wychowawcami kolonii lub obozów dla dzieci i młodzieży, mogą być zwolnieni z obowiązku zapłaty. Wtedy w ramach potwierdzenia muszą oni dołączyć do wniosku pismo od organizatora danego wyjazdu.

Opłatę za wydanie zaświadczenia można uiścić w kasie Ministerstwa Sprawiedliwości lub przelewem na wyznaczone konto. Jeśli zdecydujesz się na tę opcję, pamiętaj, aby zachować potwierdzenie wpłaty i dołączyć je do wniosku.

Kiedy przedsiębiorstwa muszą dostarczyć zaświadczenie o niekaralności?

Firmy i organizacje są zobligowane do przedstawienia zaświadczenia o niekaralności w określonych okolicznościach prowadzenia działalności gospodarczej. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, gdy przedsiębiorstwo bierze udział w zamówieniach publicznych – wtedy musi udokumentować brak prawomocnych wyroków skazujących.

Konieczność uzyskania zaświadczenia pojawia się również przy realizacji projektów wymagających szczególnego zaufania, zwłaszcza w branży budowlanej czy informatycznej. Dodatkowo podmioty zbiorowe, w przypadku których prawomocnie umorzono postępowanie karne muszą potwierdzić swoją aktualną zgodność z prawem poprzez stosowne zaświadczenie.

We wszystkich tych przypadkach przedsiębiorstwa występują o wydanie dokumentu do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, składając odpowiedni wniosek.

Czytaj też: Przekroczenie pierwszego progu podatkowego – jak dokonać obliczeń?

Jak zdobyć zaświadczenie o niekaralności w innych krajach UE?

Procedura uzyskiwania zaświadczenia o niekaralności różni się w poszczególnych państwach członkowskich Unii Europejskiej. W zależności od kraju, dokumenty te wydawane są przez różne instytucje państwowe – mogą to być sądy rejonowe, komendy policji, ministerstwa sprawiedliwości lub specjalnie powołane do tego urzędy centralne.

Większość państw UE umożliwia złożenie wniosku przez internet, choć systemy elektroniczne różnią się poziomem zaawansowania. Niektóre kraje, jak Estonia czy Dania, oferują w pełni cyfrową obsługę, włącznie z możliwością pobrania dokumentu online. Inne, jak Włochy czy Grecja, nadal wymagają osobistej wizyty w urzędzie lub przesłania dokumentów tradycyjną pocztą.

Warto pamiętać o dodatkowych wymogach, które mogą się pojawić w poszczególnych krajach:

• konieczność przedstawienia dokumentu tożsamości z tłumaczeniem przysięgłym;
• wymóg dostarczenia zaświadczenia o zameldowaniu lub pobycie w danym kraju;
• potrzeba uzyskania lokalnych certyfikatów potwierdzających cel wydania zaświadczenia;
• w niektórych przypadkach – konieczność złożenia wniosku przez pełnomocnika w kraju.

Dla osób planujących pracę lub pobyt w innym kraju UE, zaleca się wcześniejsze zapoznanie się z lokalnymi procedurami i rozpoczęcie procesu z odpowiednim wyprzedzeniem, gdyż czas oczekiwania na dokument może wynosić od kilku dni do nawet kilku tygodni.

Najczęstsze błędy popełniane we wnioskach o zaświadczenie o niekaralności

Podczas ubiegania się o zaświadczenie o niekaralności wnioskodawcy często popełniają pewne charakterystyczne pomyłki, które wydłużają proces uzyskania dokumentu. Podstawowym problemem jest kwestia płatności – wielu aplikujących zapomina dołączyć do wniosku potwierdzenie dokonania opłaty administracyjnej lub załącza niewłaściwy dokument potwierdzający wpłatę.

Kolejną częstą przeszkodą są błędy w samym formularzu. Wnioskodawcy niejednokrotnie pomijają istotne informacje, wprowadzają niepełne lub nieprawidłowe dane osobowe, bądź nie wypełniają wszystkich wymaganych pól. Szczególnie problematyczne okazuje się precyzyjne wskazanie celu, dla którego zaświadczenie jest wymagane.

Zdarza się również, że osoby składają dokumenty w niewłaściwej lokalizacji. Choć punkty KRK znajdują się w wielu miejscach, nie każdy z nich jest uprawniony do przyjmowania wszystkich rodzajów wniosków. Warto więc wcześniej sprawdzić, która placówka jest właściwa dla naszej sprawy, aby uniknąć niepotrzebnego wydłużenia procesu.

Zaświadczenie o niekaralności – podsumowanie

Zaświadczenie o niekaralności jest swoistą przepustką do wielu obszarów życia zawodowego. Ten niepozorny dokument, choć dla jednych jest zwykłą formalnością, dla innych stanowi ważny element w budowaniu kariery zawodowej, szczególnie w sektorach wymagających nieskazitelnej reputacji, jak edukacja czy służby mundurowe.

Biorąc pod uwagę globalizację rynku pracy warto znać nie tylko procedury uzyskania zaświadczenia o niekaralności w Polsce. Każdy kraj w Unii Europejskiej ma własne podejście do tego dokumentu – od ultranowoczesnej Estonii, gdzie całą procedurę można przeprowadzić w kilku kliknięciach, po bardziej tradycyjne państwa południowej Europy, gdzie nadal ceni się osobisty kontakt z urzędnikiem.

W Polsce znaleźliśmy złoty środek – możemy wybierać między wizytą w urzędzie a załatwieniem sprawy przez Internet, dostosowując sposób uzyskania zaświadczenia do własnych preferencji i potrzeb.