Koszty uzyskania przychodu – jak je obliczyć?

Koszty uzyskania przychodu przy działalności gospodarczej

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca ponosi szereg wydatków. Jeżeli jest on opodatkowany podatkiem liniowym lub na zasadach ogólnych, obowiązują go przepisy o kosztach uzyskania przychodu. Inaczej mówiąc, może on pomniejszyć uzyskany przychód o koszty uzyskania przychodu.

Koszty firmowe w dużej mierze zależą od rodzaju prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności. Do najpopularniejszych kosztów wykazywanych przez właścicieli firm należą m.in.:

• koszty poniesione w związku z korzystaniem i utrzymaniem lokalu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza (np. czynsz, opłaty za media),
• opłaty za korzystanie z usług biura rachunkowego,
• faktury za zakup paliwa i opłaty eksploatacyjne pojazdu.

Mimo, że katalog kosztów uzyskania przychodu w przypadku działalności gospodarczej jest bardzo obszerny, to przewidziane zostały też wyjątki. Zostały one wskazane w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to m.in.:

• wydatki poniesione w związku z zakupem gruntów,
• koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań,
• koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów (w tym alkoholowych).

Wszystkie koszty podatkowe muszą być dokładnie udokumentowane. Dokumentami są m.in. faktury i rachunki otrzymane przez przedsiębiorcę od innego podmiotu gospodarczego.

Pracownicze koszty uzyskania przychodów – jak obliczyć?

Pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, pozostających w stosunku służbowym, spółdzielczym stosunku pracy oraz wykonujących pracę nakładczą również obowiązują koszty uzyskania przychodów. W ich przypadku stosuje się zryczałtowane (ustalone odgórnie) kwoty. Wysokości kosztów uzyskania przychodów zostały wskazane w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i są uzależnione od dwóch czynników:

• miejsca zamieszkania pracownika,
• liczby stosunków pracy.

Faktyczne i podwyższone koszty uzyskania przychodu

Podwyższone koszty uzyskania przychodu mają zastosowanie, gdy pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się firma. W takiej sytuacji ponosi on bowiem wyższe koszty dojazdu.

Aby podwyższone koszty uzyskania przychodu mogły zostać zastosowane, pracownik musi spełnić łącznie trzy warunki:

• mieszkać poza miejscowością, w której znajduje się zatrudniająca go firma,
• nie pobierać dodatku za rozłąkę,
• złożyć stosowne oświadczenie pracodawcy.

Oświadczenie wystarczy złożyć jednorazowo, np. w momencie podjęcia pracy. Jeżeli okoliczności, dla których oświadczenie jest składane, nie uległy zmianie (pracownik się nie przeprowadził), to nie ma konieczności jego aktualizowania co roku.

Pracodawca, który wie, że zatrudniona przez niego osoba dojeżdża do pracy z innej miejscowości, nie może zastosować podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, jeżeli nie otrzyma od pracownika wspomnianego oświadczenia.

Od podwyższonych kosztów uzyskania przychodu należy jeszcze odróżnić faktycznie poniesione koszty. Co do zasady pracownik nie musi dokumentować poniesionych wydatków. Od tej reguły jest jednak wyjątek. Może się zdarzyć, że pracownik poniesie wyższe niż przewidziane ustawowo koszty dojazdu autobusem czy koleją do zakładu pracy. Wówczas może on pomniejszyć przychody o kwotę faktycznie poniesionych wydatków. Muszą one też zostać udokumentowane, np. pracownik musi posiadać imienne bilety.

Koszty uzyskania przychodów przy umowie o dzieło i zleceniu

Zarówno przy zleceniu, jak i umowie o dzieło możliwe jest zastosowanie kosztów uzyskania przychodu. Pomniejszają one podstawę opodatkowania i wynoszą:

• 20 proc. kosztów uzyskania przychodu
• 50 proc. kosztów uzyskania przychodu.

Od 1 stycznia 2018 r. możliwość stosowania 50 proc. kosztów uzyskania przychodu jest ograniczona. Zgodnie z ustawą stawkę tę stosuje się do przychodów uzyskiwanych z tytułu:

• działalności twórczej w zakresie m.in.: architektury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, programów komputerowych i dziennikarstwa,
• działalności artystycznej w dziedzinie m.in.: sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej,
• produkcji audialnej i audiowizualnej,
• działalności publicystycznej,
• działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej,
• działalności konserwatorskiej,
• prawa zależnego do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia,
• działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu w przypadku umowy o dzieło lub zlecenia? To zadanie nie jest skomplikowane – od kwoty wynagrodzenia brutto należy odjąć sumę składkę na ubezpieczenie społeczne (jeżeli takie należy odprowadzić). Wyliczoną w ten sposób kwotę pozostaje pomnożyć albo przez 20 proc., albo przez 50 proc.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych