Koszty uzyskania przychodu – jak je obliczyć?

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy ponoszą liczne wydatki, które mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, jeżeli są związane z prowadzeniem firmy i są niezbędne do jej funkcjonowania. Właściwe obliczenie kosztów uzyskania przychodu jest ważne, ponieważ wpływa bezpośrednio na wysokość podatku dochodowego. Przedsiębiorca może bowiem pomniejszyć swoje przychody o koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów, co zmniejsza podstawę opodatkowania. Czym więc dokładnie są koszty uzyskania przychodu i jak je prawidłowo obliczyć?

Spis treści:

1. Koszty uzyskania przychodu – definicja
2. Pracownicze koszty uzyskania przychodów – jak obliczyć?
3. Koszty uzyskania przychodów przy umowie o dzieło i zleceniu
4. Wyjątkowe koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu – definicja

Koszty uzyskania przychodu to wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej lub uzyskiwaniem przychodów z innych źródeł, takich jak praca na etacie, umowy cywilnoprawne, czy działalność twórcza.

Dzięki możliwości odliczenia tych kosztów od przychodu, podatnik płaci podatek tylko od faktycznie uzyskanego dochodu, czyli od kwoty pomniejszonej o poniesione wydatki. Koszty uzyskania przychodu obejmują szeroki zakres wydatków, ale muszą być właściwie zakwalifikowane i udokumentowane na podstawie właściwych przepisów prawa podatkowego.

Co zalicza się do kosztów uzyskania przychodu?

Koszty firmowe w dużej mierze zależą od rodzaju prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności. Do najpopularniejszych kosztów wykazywanych przez właścicieli firm należą m.in.:

• koszty poniesione w związku z korzystaniem i utrzymaniem lokalu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza (np. czynsz, opłaty za media),
• opłaty za korzystanie z usług biura rachunkowego,
• faktury za zakup paliwa i opłaty eksploatacyjne pojazdu,
• zakup materiałów i surowców niezbędnych do produkcji towarów lub świadczenia usług.

Ważne, aby wszelkie wydatki były odpowiednio udokumentowane, np. za pomocą faktur lub rachunków wystawionych przez inne podmioty gospodarcze. Koszt uzyskania przychodu musi mieć bezpośredni związek z prowadzoną działalnością i przyczyniać się do generowania przychodów.

Wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu

Nie wszystkie wydatki mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Ustawodawca wyraźnie określił wyjątki, które nie mogą być zaliczone do tej kategorii, niezależnie od tego, czy są one ponoszone w trakcie działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wyłączone są m.in.:

• wydatki poniesione w związku z zakupem gruntów,
• koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań,
• koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów (w tym alkoholowych).

Pracownicze koszty uzyskania przychodów – jak obliczyć?

Pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, pozostających w stosunku służbowym, spółdzielczym stosunku pracy oraz wykonujących pracę nakładczą również obowiązują koszty uzyskania przychodów. W ich przypadku stosuje się zryczałtowane (ustalone odgórnie) kwoty. Wysokości kosztów uzyskania przychodów zostały wskazane w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i są uzależnione od dwóch czynników:

• miejsca zamieszkania pracownika,
• liczby stosunków pracy.

Pracownikom, którzy mieszkają poza miejscowością, w której znajduje się firma, przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu.

Faktyczne i podwyższone koszty uzyskania przychodu

Podwyższone koszty uzyskania przychodu mają zastosowanie, gdy pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się firma. W takiej sytuacji ponosi on bowiem wyższe koszty dojazdu. Mogą one dotyczyć także osób zatrudnionych na szczególnych warunkach, jak np. inkasentów należności publicznoprawnych lub osób pracujących w trudnych lokalizacjach.

Aby podwyższone koszty uzyskania przychodu mogły zostać zastosowane, pracownik musi spełnić łącznie trzy warunki:

• mieszkać poza miejscowością, w której znajduje się zatrudniająca go firma,
• nie pobierać dodatku za rozłąkę,
• złożyć stosowne oświadczenie pracodawcy.

Oświadczenie wystarczy złożyć jednorazowo, np. w momencie podjęcia pracy. Jeżeli okoliczności, dla których oświadczenie jest składane, nie uległy zmianie (pracownik się nie przeprowadził), to nie ma konieczności jego aktualizowania co roku.

Pracodawca, który wie, że zatrudniona przez niego osoba dojeżdża do pracy z innej miejscowości, nie może zastosować podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, jeżeli nie otrzyma od pracownika wspomnianego oświadczenia.

Od podwyższonych kosztów uzyskania przychodu należy jeszcze odróżnić faktycznie poniesione koszty. Co do zasady pracownik nie musi dokumentować poniesionych wydatków. Od tej reguły jest jednak wyjątek. Może się zdarzyć, że pracownik poniesie wyższe niż przewidziane ustawowo koszty dojazdu autobusem czy koleją do zakładu pracy. Wówczas może on pomniejszyć przychody o kwotę faktycznie poniesionych wydatków. Muszą one też zostać udokumentowane, np. pracownik musi posiadać imienne bilety.

Koszty uzyskania przychodów przy umowie o dzieło i zleceniu

Pracownicy na umowach cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia czy umowy o dzieło, również mają prawo do odliczeń kosztów uzyskania przychodu. Standardowo wynoszą one:

• 20% kosztów uzyskania przychodu,
• 50% kosztów uzyskania przychodu – w przypadku działalności twórczej i artystycznej.

W przypadku osób wykonujących działalność twórczą, jak np. autorzy tekstów, muzyki, czy twórcy oprogramowania, stawka 50% dotyczy przychodów uzyskanych z praw autorskich. Warto zaznaczyć, że koszty uzyskania przychodu mogą być związane z różnymi rodzajami działalności, w tym osobiście wykonywanej działalności artystycznej czy działalności naukowej.

Od 1 stycznia 2018 r. wprowadzono ograniczenia dotyczące stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu, ale nadal możliwe jest ich stosowanie w przypadku dochodów wynikających z przeniesienia prawa własności wynalazku, pracy twórczej oraz niektórych dziedzin naukowych.

Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu w przypadku umowy o dzieło lub zlecenia?

To zadanie nie jest skomplikowane – od kwoty wynagrodzenia brutto należy odjąć sumę składkę na ubezpieczenie społeczne (jeżeli takie należy odprowadzić). Wyliczoną w ten sposób kwotę pozostaje pomnożyć albo przez 20 proc., albo przez 50 proc.

Przykładem może być osoba zatrudniona na umowę o dzieło, której wynagrodzenie wynosi 5 000 zł brutto. W przypadku takiej umowy możliwe jest zastosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu, jeśli dotyczy to działalności twórczej. Obliczenie kosztów wyglądałoby następująco:

5 000 zł brutto × 50% = 2 500 zł kosztów uzyskania przychodu.

W ten sposób podstawa opodatkowania wyniesie 2 500 zł, co bezpośrednio wpłynie na obniżenie należnego podatku.

Wyjątkowe koszty uzyskania przychodu

Choć większość kosztów uzyskania przychodu dotyczy typowych wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, istnieją również przypadki, które można zakwalifikować jako wyjątkowe. Tego typu koszty dotyczą specyficznych działalności i muszą być ściśle związane z generowaniem przychodów lub zabezpieczeniem ich źródła.

Przykładem takich wyjątkowych kosztów mogą być wydatki związane z działalnością badawczo-rozwojową, przeniesieniem praw autorskich czy korzystaniem z licencji na technologie. Co więcej, w niektórych przypadkach, koszty uzyskania przychodu mogą obejmować wydatki poniesione z tytułu prowadzenia zawodów sportowych, o ile są one związane z działalnością gospodarczą i mają na celu osiągnięcie przychodu.

Dla firm prowadzących działalność innowacyjną, koszty uzyskania przychodu mogą obejmować również opłaty za licencje, prawa do wynalazków oraz przeniesienie prawa stosowania wynalazku, co jest szczególnie istotne w sektorze technologicznym i twórczym.

Koszty uzyskania przychodu w działalności badawczo-rozwojowej

Dla firm, które angażują się w innowacje lub przeniesienie prawa własności wynalazku, koszty uzyskania przychodu mogą obejmować również wydatki poniesione na przeniesienie prawa stosowania wynalazku. Takie koszty mogą dotyczyć m.in. patentów, licencji na innowacyjne technologie oraz innych form ochrony własności intelektualnej, w tym praw autorskich.

Przykładowo, jeżeli firma przeprowadza proces badawczo-rozwojowy, a jego efektem jest wynalazek, którego prawa własności są następnie przenoszone na inny podmiot, to wydatki związane z tym procesem mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Działa to również w przypadku umów licencyjnych, które obejmują przeniesienie prawa stosowania wynalazku.

Koszty uzyskania przychodu a tytuł opłaty licencyjnej

W przypadku, gdy przedsiębiorca korzysta z wynalazków, innowacji czy praw autorskich na podstawie umów licencyjnych, opłaty związane z licencją mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Tytułu opłaty licencyjnej może dotyczyć m.in. korzystania z technologii czy programów komputerowych, które są niezbędne dla funkcjonowania firmy. Wydatki tego typu muszą być jednak udokumentowane i związane bezpośrednio z osiągnięciem przychodów.

Koszty uzyskania przychodów – podsumowanie

Koszty uzyskania przychodu to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej oraz zatrudnienia na umowę o pracę, dzieło czy zlecenie. Ważne jest, aby przedsiębiorcy oraz pracownicy mieli świadomość, jakie wydatki mogą być zaliczane do tej kategorii, a które są wykluczone na podstawie przepisów prawnych. Właściwe określenie kosztów uzyskania przychodu pozwala nie tylko na zmniejszenie podstawy opodatkowania, ale także na optymalizację obciążeń podatkowych.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych