KSEF – jak działa Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, które wprowadza obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w polskim obrocie gospodarczym. System został przygotowany przez Ministerstwo Finansów jako rozwiązanie zwiększające transparentność obrotu gospodarczego, usprawniające wystawianie faktur i ułatwiające przedsiębiorcom zarządzanie dokumentami księgowymi. Wdrożenie KSeF będzie przebiegało etapami, a pełny obowiązek korzystania zacznie się od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Jak działa system e-Faktur KSeF?

System e-Faktur KSeF to centralna platforma, za pośrednictwem której przedsiębiorca może wystawić fakturę ustrukturyzowaną uznawaną za jedyną ważną w obrocie gospodarczym. Dokumenty przesyłane są do KSeF, gdzie podlegają weryfikacji pod kątem zgodności ze strukturą logiczną FA. Po akceptacji faktura otrzymuje indywidualny numer i staje się dokumentem wywołującym skutki prawne. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi martwić się o nienaruszalność danych ani o prawidłowość daty wystawienia – następuje ujednolicenie daty wystawiania faktur.

W systemie przechowywane będą zarówno faktury sprzedażowe, jak i faktury kosztowe, dokumentujące czynności rozliczane w rzeczywistym obrocie gospodarczym. Dostęp do faktur w KSeF odbywa się poprzez aplikację podatnika KSeF, komercyjne systemy fakturowania lub integrację z oprogramowaniem księgowym.

Obowiązki i zasady korzystania z KSeF

W okresie obligatoryjnego KSeF każda faktura elektroniczna musi przejść przez system. Dotyczy to zarówno świadczenia usług, jak i dostawy towarów. Wystawianie e-faktur oznacza, że dokumenty muszą być zgodne z określonym standardem i podpisane jednym z dopuszczalnych narzędzi, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna czy podpis zaufany.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za dostarczoną w momencie jej przyjęcia przez KSeF, a faktury wystawione za pośrednictwem KSeF natychmiast wywołują skutki prawne. Obowiązek KSeF obejmuje również podmioty dokumentujące sprzedaż w kasach rejestrujących. W takich przypadkach nadal utrzymana jest możliwość wystawiania faktur konsumenckich, jednak dane muszą zostać przesłane do systemu.

Kogo obejmuje obowiązkowy KSeF? W pierwszej kolejności dużych podatników, a po kilku miesiącach wszystkich przedsiębiorców, rolników ryczałtowych oraz podmioty działające na rzecz podmiotów zagranicznych, mające stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce.

Najważniejsze zmiany dla przedsiębiorców

Wdrożenie KSeF 2.0 wiąże się z wieloma zmianami. Do najważniejszych należą:

• obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej,

• konieczność korzystania z numeru nadawanego w KSeF (tzw. obowiązek podawania numeru KSeF),

• pełna digitalizacja faktur i archiwizacja dokumentów przez system,

• większa kontrola nad podatkiem VAT dzięki możliwości powiązania z mechanizmem podzielonej płatności,

• dostosowanie oprogramowania księgowego i systemów sprzedażowych do obsługi faktur w KSeF.

Przedsiębiorcy muszą przygotować się do obowiązku KSeF poprzez dostosowanie swoich narzędzi i procedur. Należy pamiętać, że nawet pojedynczej faktury dokumentującej niewielkie kwoty nie będzie można wystawić poza systemem.

Terminale płatnicze a KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF przyspiesza cyfryzację sprzedaży i rozliczeń. Dlatego rośnie znaczenie rozwiązań takich jak terminal płatniczy, kasoterminal czy terminal płatniczy w telefonie. Program Polska Bezgotówkowa umożliwia uzyskanie takich narzędzi bez kosztów początkowych, co stanowi realne wsparcie dla jednoosobowych działalności gospodarczych i mikroprzedsiębiorców.

youtube.com/watch?v=jyAgCiLjdkw&feature=youtu.be

Łączenie e-faktur z płatnościami bezgotówkowymi pozwala na pełną kontrolę nad łączną wartością sprzedaży, przyspiesza rozliczenia i minimalizuje ryzyko błędów. To szczególnie istotne dla przedsiębiorców, których transakcje obejmują niewielkie kwoty, a każda oszczędność czasu ma znaczenie.

Najważniejsze informacje

• Obowiązkowy KSeF wchodzi w życie 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

• Każda faktura – nawet dokumentująca niewielkie kwoty – musi zostać wystawiona w systemie.

• Dokument uzyskuje moc prawną dopiero po zatwierdzeniu przez KSeF.

• Wystawianie faktur wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej lub podpisu zaufanego.

• Terminal płatniczy i nowoczesne formy płatności wspierają rozliczenia i ułatwiają funkcjonowanie w zdigitalizowanym obrocie gospodarczym.