Lean management – co to jest, na czym polega i jakie korzyści przynosi?

Jak poprawić efektywność swoich działań, wyeliminować marnotrawstwo, a jednocześnie zwiększyć jakość usług i zadowolenie klienta? Lean management to koncepcja zarządzania proponująca niekonwencjonalne podejście. Poznaj zasady oraz korzyści, jakie płyną z tej metody. Odkryj, jaki wpływ na nią miał system produkcyjny Toyoty. Dowiesz się, w jaki sposób lean management może pomóc twojej firmie?

Spis treści:

1. Lean management – definicja
2. Jakie są główne założenia lean management?
3. Strategie i podejścia w lean management
4. Kluczowe modele koncepcji zarządzania w duchu lean thinking
5. Wdrożenie lean management – jakie korzyści może przynieść?
6. Lean management – co to jest, na czym polega i jakie korzyści przynosi? Podsumowanie

Lean management – definicja

Lean management to termin odmieniany dzisiaj przez wszystkie przypadki. Jednak na czym tak naprawdę polega? Jaka jest jego prawidłowa definicja? Pojęcie to można dosłownie przetłumaczyć jako „szczupłe zarządzanie”. Skupia się na eliminowaniu marnotrawstwa w organizacji, zwiększaniu produktywności całego zespołu oraz dążeniu do nieustannego doskonalenia.

Historia lean management

Były to lata 50. ubiegłego wieku, kiedy Toyota stała na skraju bankructwa. Ograniczenia, jakie firma napotkała po II wojnie światowej, a do tego szybko rozwijająca się konkurencja, doprowadziły do tego, że magazyny stały pełne niesprzedanych pojazdów, a produkcja była równie nieoptymalna co nieefektywna. Wszystko jednak obróciło się o 180 stopni dzięki kilku znaczącym zmianom.

Ratunkiem okazał się nowy system zarządzania, jaki został wprowadzony przez Taiichi Ohno – Toyota Production System (TPS). Dzisiaj ta koncepcja jest powszechnie uważana za podstawę filozofii lean, a jej twórcę za prekursora tej metody. Co takiego Taiichi Ohno zauważył, pracując dla japońskiego koncernu samochodowego?

System produkcyjny Toyoty skupiał się przede wszystkim na eliminowaniu różnych rodzajów marnotrawstwa (z jap. “muda”). Zaproponowany model zarządzania wyróżniał 7 ich typów, które omówimy w kolejnej części artykułu.

Opracowana metoda dała podwaliny do stworzenia nowej filozofii Lean Management. Dotyczyło to nie tylko kadry zarządzającej, ale wszystkich pracowników na różnych poziomach organizacji. Możliwość identyfikowania obszarów do poprawy i proponowanie zmian znacznie zmieniło sposób komunikacji i rozwiązywania problemów, co widać zwłaszcza na współczesnych przykładach.

Niedługo później innowacyjne praktyki stosowane przez Toyotę zwróciły uwagę innych osób. Wśród nich był James Womack, Daniel Ross oraz Daniel Jones. W latach 80. badali oni różne systemy produkcyjne i zauważyli, że metody wprowadzone przez Taiichi Ohno w Toyota Production System są niezwykle efektywne, a jednocześnie całkowicie odrębne od tego, co znały Stany Zjednoczone czy Europa.

W ten sposób w 1990 roku powstała bestsellerowa książka pod tytułem The Story of Lean Production. Niedługo później określenie lean management zdobyło sławę na całym świecie i, pomimo że od tego czasu upłynęło kilka dekad, kolejne firmy uczą się, jak wykorzystywać tę metodę do zarządzania produkcją.

Jakie są główne założenia lean management?

Ogólna koncepcja i definicja lean management może nie oddać tego, co stoi za efektywnością tej filozofii. Dlatego warto poznać jej najważniejsze założenia i wytyczne. Stanowią one rdzeń tej strategii i są przewodnikiem dla firm, które chcą wdrożyć ją u siebie.

Rozpoznanie wartości z punktu widzenia klienta

Zacznijmy od podstawowej zasady lean management, która stawia w centrum potrzeby klienta. Zrozumienie tego, jak myślą konsumenci i jakie są ich preferencje, jest punktem wyjścia dla całej techniki lean i kluczem do osiągnięcia lepszych wyników firmy. Niech twoje wartości będą definiowane przez klienta, a nie przez biznes.

Eliminowanie marnotrawstwa

Wiele z działań, których podejmują się pracownicy, nie przynosi wartości z perspektywy Klienta. Z tego powodu koncepcja lean management dąży do eliminowania marnotrawstw, które stoją na przeszkodzie w osiągnięciu efektywności. Zaliczamy do nich przede wszystkim:

Nie marnuj też czasu na liczenie gotówki – już dziś zamów terminal płatniczy do swojej organizacji!

Zapewnienie swobodnego przepływu

Zatrzymanie, opóźnienie, przestoje – to czynniki, które zawsze spowalniają pracę i są uważane za jedną z form marnotrawstwa. Dlatego przepływ informacji, produktów oraz innych zasobów, według koncepcji lean management, powinien być nieskrępowany.

Redukcja czasu realizacji zamówienia klienta

W duchu swobodnego przepływu lean management realizuje kolejny ze swoich głównych celów, a mianowicie skrócenie lead time. W logistyce to czas, który upływa od momentu złożenia zamówienia do momentu dostarczenia produktu klientowi. Krótki lead time pozwala na szybsze reagowanie na zmieniające się potrzeby klientów. Dodatkowo skrócenie lead time’u przekłada się na wyższą efektywność procesów logistycznych.

Mapowanie strumienia wartości

Mapowanie strumienia wartości, inaczej value stream mapping jest jednym z podstawowych narzędzi lean management, które pomaga w identyfikacji i eliminacji zbędnych procesów w łańcuchu wartości. Stworzenie mapy pozwala nie tylko zmniejszyć marnotrawstwo, ale również zrozumieć procesy zachodzące w organizacji.

Ciągłe doskonalenie

Lean management to nie jest jednorazowy projekt, ale ciągły rozwój. Raz uzyskany wynik może być nieosiągalny w nowych warunkach. Dlatego taka strategia zakłada ciągłe doskonalenie, uczenie się oraz ulepszanie własnych procesów.

Strategie i podejścia w lean management

Lean management skupia się na ciągłym doskonaleniu procesów w celu zwiększenia efektywności i eliminacji marnotrawstwa. W ramach tej koncepcji stosowanych jest wiele konkretnych strategii i narzędzi, wśród których wyróżniają się:

• Total Productive Maintenance (TPM). To kompleksowe podejście do utrzymania ruchu w zakładzie produkcyjnym, które jest integralną częścią lean management. Polega na angażowaniu wszystkich pracowników w proaktywne utrzymanie i doskonalenie parku maszynowego. Celem TPM jest zwiększenie efektywności i niezawodności maszyn poprzez regularne przeglądy, konserwację prewencyjną oraz autonomiczne utrzymanie ruchu przez operatorów. To zmniejsza się liczbę awarii i przestojów i przekłada się bezpośrednio na większą wydajność produkcji.
• Zarządzanie wizualne (visual management). Skupia się na wykorzystywaniu różnego rodzaju pomocy wizualnych, takich jak tablice, sygnalizatory, etykiety czy oznaczenia, w celu przekazywania informacji, monitorowania procesów i angażowania pracowników. Dzięki temu wszyscy mogą szybko zorientować się w bieżącej sytuacji, zidentyfikować problemy i podjąć odpowiednie działania. Wzmacnia to przejrzystość, komunikację i zaangażowanie w proces doskonalenia.
• Poziomowanie produkcji (production leveling). Polega na zrównoważeniu obciążenia poszczególnych procesów i linii produkcyjnych, tak aby uzyskać stały, płynny przepływ materiałów i informacji. W ten sposób można uniknąć powstawania wąskich gardeł, przestojów oraz nadprodukcji. Poziomowanie produkcji wymaga dokładnego planowania i synchronizacji poszczególnych etapów, ale pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów i skrócenie czasu realizacji zamówień.

Wdrażając lean management, warto też zastosować podstawowe techniki rozwiązywania problemów, które umożliwiają szybkie i efektywne eliminowanie przeszkód w procesie produkcyjnym. Narzędzia takie jak 5 Why, diagramy Ishikawy czy analiza przyczyn i skutków pozwalają dogłębnie przeanalizować problemy i wdrożyć skuteczne działania korygujące. Integracja lean z metodami rozwiązywania problemów pozwala na kompleksowe podejście do eliminacji marnotrawstwa.

Kluczowe modele koncepcji zarządzania w duchu lean thinking

Metoda lean management ewoluowała z biegiem lat i dostosowywała się do zmieniających się okoliczności. Po wydaniu bestsellerowej książki „The Story of Lean Production” przyszła pora na inną publikację. I tak w 2007 r. ci sami autorzy uprościli swój przekaz do 3 elementów:

• Purpose (Cel);
• Process (Proces)
• People (Ludzie) (1)

Jednak to nie wszystko, ponieważ także inni autorzy stworzyli własne modele, które do dzisiaj są stosowane przez firmy chcące rozwijać się w duchu Lean Management. Na czym one polegają? Omówmy poszczególne z nich.

5S

Zacznijmy od modelu, który również narodził się w Japonii – 5S. Jego nazwa pochodzi od japońskich słów:

• Seiri (selekcja) – polega ona na usuwaniu wszelkich niepotrzebnych rzeczy, które nie są niezbędne w miejscu pracy. W ten sposób możesz pozbyć się elementów, które rozpraszają pracowników.
• Seiton (systematyka) – uporządkowanie niezbędnych rzeczy do wykonywania pracy wpływa na jej efektywność. Dzięki temu wszystkie potrzebne przedmioty są łatwo dostępne i znajdują się na swoim miejscu.
• Seiso (sprzątanie) – sprzątanie stanowiska pracy wprowadza nie tylko porządek, ale zmniejsza również ryzyko wystąpienia różnych problemów.
• Seiketsu (standaryzacja) – tworzenie procedur umożliwia zachowanie konsekwencji wśród całego zespołu. Tym samym wpływa na utrzymanie stałego poziomu jakości oraz efektywności pracy.
• Shitsuke (utrzymanie dyscypliny) – zdyscyplinowanie jest potrzebne do tego, aby przestrzegać zasad 5S. Dotyczy to zarówno kierownictwa, jak i pracowników niższego stopnia.

zamień na tabelę

Taki model lean management może znaleźć zastosowanie praktycznie w każdej branży. Pozwala on nie tylko na zwiększenie produktywności, ale również na eliminację marnotrawstwa i poprawę morale pracowników.

Kanban

Kolejnym modelem koncepcji Lean Management, który można wdrożyć do organizacji, to Kanban. Pochodzi on bezpośrednio z systemu produkcji Toyoty i można się z nim spotkać w wielu przypadkach związanych z zarządzaniem projektami.

Kanban w języku japońskim oznacza “tablicę”. Jest narzędziem wizualnym służącym do śledzenia postępów pracy, planowania poszczególnych zadań, a także odnotowywania zakończenia poszczególnych jej etapów. Jest jedną z najpopularniejszych praktyk tworzenia oprogramowania i to właśnie z niej czerpali twórcy takich programów jak Trello.

Kaizen

Kaizen, czyli zmiana na lepsze, to filozofia ciągłego doskonalenia się, która jest stosowana w firmach jako jeden z modułów lean management. Podobnie jak TPS skupia się na takich elementach jak:

• eliminowanie marnotrawstwa,
• ciągłe doskonalenie;
• zaangażowanie pracowników;
• poprawa jakości;
• standaryzacja.

Wprowadzenie Kaizen może pomóc firmie w zwiększeniu produktywności, a także w redukcji kosztów i wyeliminowaniu marnotrawstwa. Jednocześnie wymaga odpowiedniego środowiska pracy i pełnego zaangażowania pracowników i kierownictwa.

Wdrożenie lean management – jakie korzyści może przynieść?

Jeśli myślisz o zastosowaniu lean management w swojej firmie, możesz zainspirować się bazą wiedzy Lean Global Network. To organizacja, która promuje wymianę doświadczenia i najlepszych praktyk między firmami stosującymi tę koncepcję.

Bez wątpienia wdrożenie Systemu Produkcyjnego Toyoty do innych organizacji to nie lada wyzwanie. Jednak jest to trud, który opłaca się praktycznie w każdej branży. Jakie korzyści niesie ze sobą lean management?

Korzyści ekonomiczne

Redukcja zapasów nawet o 90%, wzrost produktywności o 180%, a do tego wzrost sprzedaży o 200% – właśnie takie są wyniki analizy transformacji 30 firm na całym świecie, które zostały zbadane przez J. Czerską.(2)

Podniesienie efektywności ekonomicznej oraz zmiana sposobu patrzenia na poszczególne etapy produkcji, może w dużym stopniu poprawić produktywność oraz zwiększyć redukcję kosztów.

Zaangażowanie pracowników

Jednak lean management przynosi efekty nie tylko w tych obszarach. Aktywne uczestnictwo pracowników w procesach fizycznych zwiększa ich zaangażowanie, a jednocześnie pozwala zidentyfikować problemy produkcji już u samego źródła.

Poprawa jakości wytwarzanych produktów

Lean management kładzie również duży nacisk na jakość. Tym samym niweluje liczbę błędów na najwcześniejszym możliwym etapie, co skutkuje bezkonkurencyjnym efektem i wzrostem zadowolenia klientów.

Ciągły rozwój i doskonalenie

Ponadto opracowane metody zakładają również ciągły rozwój pracowników i doskonalenie zawodowe. Podnoszenie ich kompetencji ma znaczący wpływ na efektywność i jakość pracy. Co więcej, podnosi ich morale i zwiększa lojalność względem organizacji.

Na końcu warto jednak podkreślić, że jednorazowe wyeliminowanie marnotrawstwa i dokładne ustalenie procesów w firmie nie wystarczy, aby zauważyć stałe efekty lean management. Taka strategia wymaga bowiem otwartości, uczenia się i ciągłej adaptacji. To ciągłe dążenie do doskonalenia, które leży u podwalin TPS.

Lean management – co to jest, na czym polega i jakie korzyści przynosi? Podsumowanie

W dynamicznie zmieniającym się świecie lean management pozwala organizacjom szybko reagować na nowe wyzwania i elastycznie dostosowywać się do zmian w środowisku biznesowym. Oferuje zestaw nietypowych narzędzi i strategii, które pomagają firmom działać lepiej, szybciej i wydajniej.

Głównym celem lean management jest eliminacja marnotrawstwa, na każdym etapie produkcji. Pozwala to zredukować koszty, zoptymalizować wykorzystanie zasobów i utrzymać przewagę konkurencyjną na nieustannie zmieniającym się rynku.

W duchu lean thinking przedsiębiorstwa powinny dążyć do ciągłego doskonalenia i szukać sposobów na wykorzystanie swojego potencjału. To podejście, które w centrum stawia ludzi, dlatego skupia się na zaangażowaniu pracowników i potrzebach klientów.