Lean management – co to jest, na czym polega i jakie korzyści przynosi?

Jak poprawić efektywność swoich działań, wyeliminować marnotrawstwo, a jednocześnie zwiększyć jakość usług i zadowolenie klienta? Lean management to koncepcja zarządzania, oferująca innowacyjne podejście, bazujące na: eliminacji zbędnych procesów, redukcji kosztów i ciągłym doskonaleniu. Metodyka lean stawia na „szczupłe zarządzanie” i dostosowanie procesów do wymagań klienta. Poznaj zasady oraz korzyści, jakie płyną z tej metody oraz odkryj, jaki wpływ miały na nią założenia systemu produkcyjnego Toyoty. Dowiedz się również, jak Lean management, oparty na takich narzędziach, jak mapowanie strumienia wartości (value stream mapping), może pomóc Twojej firmie osiągnąć większą efektywność i przewagę konkurencyjną.

Spis treści:

1. Lean management – definicja
2. Jakie są główne założenia Lean management?
3. Strategie i podejścia w Lean management
4. Różnica między Lean management a Lean manufacturing
5. Kluczowe modele koncepcji zarządzania w duchu Lean thinking
6. Lean management – co to jest, na czym polega i jakie korzyści przynosi? Podsumowanie

Lean management – definicja

Lean management to termin coraz częściej wykorzystywany w kontekście nowoczesnego zarządzania. Jednak na czym tak naprawdę polega jego istota? Jaka jest prawidłowa definicja tej metody? Pojęcie to można dosłownie przetłumaczyć jako „szczupłe zarządzanie”. W praktyce oznacza to system zarządzania, skupiający się na: eliminacji marnotrawstwa w procesie produkcji, poprawie efektywności pracy i dążeniu do ciągłego doskonalenia – zgodnie z filozofią kaizen. Lean management jest szeroko stosowany w firmach na całym świecie i opiera się na wartościach rozwijanych przez system produkcyjny Toyoty. Narzędzia lean takie, jak mapowanie strumienia wartości, pomagają określić zbędne przetwarzanie i nadmierny ruch, by dostosować organizację do potrzeb klientów oraz poprawić jakość świadczonych usług.

Lean – co to jest? Historia Lean management

Były to lata 50. ubiegłego wieku, kiedy Toyota stała na skraju bankructwa. Ograniczenia, jakie firma napotkała po II wojnie światowej, a do tego szybko rozwijająca się konkurencja, doprowadziły do tego, że magazyny stały pełne niesprzedanych pojazdów, a produkcja była równie nieoptymalna co nieefektywna. Wszystko jednak obróciło się o 180 stopni dzięki kilku znaczącym zmianom.

Jaki związek ma Toyota production system z Lean management?

Ratunkiem okazał się nowy system zarządzania, jaki został wprowadzony przez Taiichi Ohno – Toyota Production System (TPS). Dzisiaj ta koncepcja jest powszechnie uważana za podstawę filozofii Lean, a jej twórcę za prekursora tej metody. Co takiego Taiichi Ohno zauważył, pracując dla japońskiego koncernu samochodowego?

System produkcyjny Toyoty skupiał się przede wszystkim na eliminowaniu różnych rodzajów marnotrawstwa (z jap. muda). Zaproponowany model zarządzania wyróżniał 7 ich typów, które omówimy w kolejnej części artykułu.

Opracowana metoda dała podwaliny do stworzenia nowej filozofii Lean management. Dotyczyło to nie tylko kadry zarządzającej, ale wszystkich pracowników na różnych poziomach organizacji. Możliwość identyfikowania obszarów do poprawy i proponowanie zmian znacznie zmieniło sposób komunikacji oraz rozwiązywania problemów, co widać zwłaszcza na współczesnych przykładach.

Niedługo później innowacyjne praktyki stosowane przez Toyotę zwróciły uwagę innych osób. Wśród nich był: James Womack, Daniel Ross, a także Daniel Jones. W latach 80. badali oni różne systemy produkcyjne i zauważyli, że metody wprowadzone przez Taiichi Ohno w Toyota Production System są niezwykle efektywne, a jednocześnie całkowicie odrębne od tego, co znały Stany Zjednoczone czy Europa.

W ten sposób w 1990 roku powstała bestsellerowa książka pod tytułem: The Story of Lean Production. Niedługo później określenie Lean management zdobyło sławę na całym świecie i pomimo że od tego czasu upłynęło kilka dekad, kolejne firmy uczą się, jak wykorzystywać tę metodę do zarządzania produkcją.

Jakie są główne założenia Lean management?

Ogólna koncepcja i definicja Lean management może jedynie w niewielkim stopniu przybliżyć, co tak naprawdę stoi za skutecznością tej filozofii zarządzania. Aby w pełni zrozumieć, dlaczego jest tak efektywna, a także czemu znajduje zastosowanie w tak wielu branżach na całym świecie, warto zgłębić jej podstawowe założenia oraz najważniejsze wytyczne. Te fundamenty tworzą rdzeń strategii i stanowią nieoceniony przewodnik dla przedsiębiorstw, dążących do wdrożenia szczupłego zarządzania w swoich procesach operacyjnych, jak również organizacyjnych.

Rozpoznanie wartości z punktu widzenia klienta

Pierwsza i zarazem podstawowa zasada Lean management stawia w centrum uwagi wartości dla klienta. Nieodzownym krokiem w tej filozofii jest zrozumienie potrzeb klienta, a także ich priorytetów. Właściwe określenie wartości z perspektywy konsumenta wyznacza kierunek wszystkich działań związanych z zarządzaniem procesami w organizacji. Myśl jak klient, aby Twoje produkty oraz usługi odpowiadały jego rzeczywistym oczekiwaniom. Wymagania klienta i jego potrzeby są siłą napędową w ciągłym doskonaleniu procesów biznesowych.

Eliminowanie marnotrawstwa

W wielu firmach znacząca część podejmowanych działań nie przynosi żadnej wartości z punktu widzenia klienta. Dlatego Lean management kładzie szczególny nacisk na identyfikację i eliminację różnego rodzaju marnotrawstw. Te zbędne działania, które nie przyczyniają się do tworzenia wartości, są nieodzowną przeszkodą w osiągnięciu pełnej efektywności operacyjnej.

Rodzaj marnotrawstwa

Nie marnuj też czasu na liczenie gotówki – poznaj program „Polska Bezgotówkowa” i już dziś zamów terminal płatniczy do swojej organizacji!

Zapewnienie swobodnego przepływu

Zatrzymanie, opóźnienie czy przestoje to czynniki, zawsze spowalniające pracę i są uważane za jedną z podstawowych form marnotrawstwa w duchu Lean management. Dlatego w metodyce Lean szczególny nacisk kładzie się na swobodny przepływ: informacji, produktów oraz innych zasobów w całym procesie produkcji i zarządzania. Lean production opiera się na zasadzie płynnego przepływu, który umożliwia eliminowanie barier ograniczających efektywność w organizacji. To podejście, przy wsparciu takich narzędzi, jak zarządzanie wizualne, pozwala firmom osiągnąć większą produktywność i lepsze rezultaty.

Redukcja czasu realizacji zamówienia klienta

W duchu swobodnego przepływu Lean management realizuje jeden ze swoich głównych celów, jakim jest maksymalne skrócenie lead time. Jest to czas, jaki upływa od momentu złożenia zamówienia przez klienta do chwili dostarczenia produktu. Dzięki takiemu podejściu przedsiębiorstwo może szybciej reagować na zmieniające się wymagania klienta, co znacząco wpływa na zadowolenie klientów oraz budowanie ich lojalności. Ponadto redukcja lead time’u przekłada się na lepszą efektywność logistyczną i pozwala na zmniejszenie kosztów operacyjnych. Wdrożenie zasad just in time w ramach strategii Lean six sigma wzmacnia płynność działań, jednocześnie wspierając ciągłe doskonalenie procesów.

Mapowanie strumienia wartości

Mapowanie strumienia wartości, znane również jako value stream mapping, to jedno z podstawowych narzędzi w ramach filozofii Lean management. Jest nieocenionym wsparciem w analizie procesów i identyfikacji obszarów, które wymagają usprawnień. Dzięki stworzeniu dokładnej mapy przepływu wartości w organizacji, można lepiej zrozumieć, jakie procesy są zbędne, a jakie przyczyniają się do tworzenia wartości dla klienta. W efekcie eliminacja marnotrawstwa staje się bardziej skuteczna, a organizacja może zoptymalizować swoją działalność, zmniejszając koszty i zwiększając efektywność systemu zarządzania.

Ciągłe doskonalenie

Lean management nie jest jednorazowym projektem, lecz długoterminową strategią opartą na filozofii ciągłego doskonalenia, znanej również jako kaizen. Wyniki osiągnięte dziś mogą okazać się niewystarczające w nowych warunkach, dlatego niezbędne jest regularne monitorowanie działań i doskonalenie procesów. Praktyki oparte na zasadach systemu produkcyjnego Toyoty i wsparte przez narzędzia takie, jak Lean six umożliwiają firmom elastyczne dostosowywanie się do zmiennych potrzeb rynku. Wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań oraz uczenie się na błędach to fundamenty metodyki Lean, pozwalające firmom na: redukcję kosztów, zwiększenie efektywności oraz dostarczanie wartości dla klienta w sposób zgodny z nowoczesnymi standardami zarządzania.

Dzięki zastosowaniu tych zasad i narzędzi takich, jak value stream mapping, organizacje mogą osiągnąć wyższy poziom efektywności operacyjnej, zredukować marnotrawstwo i skupić się na tworzeniu produktów oraz usług, które spełniają oczekiwania klientów. Wprowadzenie filozofii lean production w codzienną działalność przedsiębiorstwa umożliwia budowanie trwałej przewagi konkurencyjnej na rynku.

Strategie i podejścia w Lean management

Lean management skupia się na ciągłym doskonaleniu procesów w celu zwiększenia efektywności i eliminacji marnotrawstwa. W ramach tej koncepcji zarządzania stosowanych jest wiele konkretnych strategii i narzędzi Lean, wśród których wyróżniają się:

• Total Productive Maintenance (TPM) – to kompleksowe podejście do systemu zarządzania utrzymaniem ruchu w zakładzie produkcyjnym, będące integralnym elementem Lean manufacturing. TPM polega na aktywnym angażowaniu wszystkich pracowników w utrzymanie i doskonalenie systemu produkcyjnego, obejmujące: konserwację prewencyjną, regularne przeglądy oraz autonomiczne utrzymanie maszyn przez operatorów. Dzięki temu narzędziu można zmniejszyć liczbę: przestojów, awarii oraz poprawić efektywność procesów w przedsiębiorstwie, co przyczynia się do redukcji kosztów i zwiększenia niezawodności.
• Zarządzanie wizualne (Visual Management) – zarządzanie wizualne, będące jednym z podstawowych elementów Lean management, skupia się na wykorzystywaniu narzędzi takich, jak: tablice informacyjne, sygnalizatory czy etykiety. Te narzędzia Lean pomagają w: bieżącym monitorowaniu procesów, szybkiej identyfikacji problemów i skutecznej komunikacji między zespołami. Dzięki zarządzaniu wizualnemu wszyscy pracownicy, niezależnie od stanowiska pracy, mogą angażować się w procesy optymalizacyjne oraz ciągłe doskonalenie, co zwiększa przejrzystość i zadowolenie klientów.
• Poziomowanie produkcji (Production Leveling) – w Lean production poziomowanie produkcji odgrywa nieodzowną rolę w utrzymaniu stałego przepływu materiałów i informacji. Proces ten pozwala uniknąć: wąskich gardeł, nadprodukcji oraz przestojów. Dzięki zrównoważeniu obciążeń pomiędzy poszczególnymi etapami produkcji, firmy mogą zmniejszać zapasy, a jednocześnie zwiększać wartość dla klienta. Poziomowanie produkcji wymaga precyzyjnego planowania, co jest zgodne z założeniami systemu produkcyjnego Toyoty.

Wdrażając Lean management, należy również wykorzystywać techniki takie, jak: 5 Why, analiza przyczyn i skutków czy diagramy Ishikawy. Pozwalają one szybko identyfikować źródła problemów oraz wdrażać działania naprawcze. Integracja tych narzędzi z metodyką Lean umożliwia organizacjom: zwiększenie efektywności procesów, redukcję kosztów oraz eliminowanie marnotrawstwa, co wpływa na poprawę wyników w całym systemie zarządzania.

Dzięki Lean management firmy z różnych branż na całym świecie mogą: rozwijać swoje systemy zarządzania, eliminować marnotrawstwo i zwiększać swoje możliwości produkcyjne, osiągając zadowolenie klientów oraz budując trwałą przewagę konkurencyjną.

Różnica między Lean management a Lean manufacturing

Lean management i Lean manufacturing, choć często używane zamiennie, różnią się w swoim zakresie i podejściu, choć oba wyrosły na bazie tych samych zasad zaczerpniętych z systemu produkcyjnego Toyoty. Lean management to szeroka koncepcja zarządzania, obejmująca całość funkcjonowania organizacji – od strategii, przez zarządzanie zespołami, aż po ciągłe doskonalenie procesów wewnętrznych. Jego celem jest eliminowanie marnotrawstwa na każdym poziomie działalności, zwiększanie efektywności oraz budowanie trwałego zadowolenia klientów. Lean manufacturing natomiast skupia się stricte na procesie produkcji, optymalizując przepływ materiałów i zasobów, zmniejszając zapasy, jak również stosując zasady just in time czy zarządzania wizualnego, by usprawnić działanie linii produkcyjnych. Narzędzia Lean takie, jak mapowanie strumienia wartości czy kaizen, znajdują zastosowanie zarówno w produkcji, jak i w obszarach zarządczych. Warto więc zadać pytanie: czy organizacja, która wdraża Lean manufacturing, nie powinna także sięgnąć po lean management, aby osiągnąć pełną wartość dla klienta i zbudować holistyczny, nowoczesny system zarządzania?

Kluczowe modele koncepcji zarządzania w duchu Lean thinking

Metoda Lean management rozwijała się przez lata, adaptując do dynamicznie zmieniających się potrzeb organizacji i rynku. Po publikacji bestsellerowej książki The Story of Lean Production jej autorzy uprościli swoje podejście do trzech najważniejszych elementów, które nadal mają centralne znaczenie dla tej koncepcji zarządzania.

Do najistotniejszych modeli zarządzania w duchu Lean thinking należą:

• Purpose (Cel) – definiowanie misji, która odpowiada zarówno na potrzeby organizacji, jak i oczekiwania klienta, przy jednoczesnym eliminowaniu marnotrawstwa i skoncentrowaniu na tworzeniu wartości dla klienta.
• Process (Proces) – optymalizacja wszystkich procesów w organizacji, wykorzystując takie narzędzia, jak: zarządzanie wizualne, mapowanie strumienia wartości, czy metodyka Lean, aby zapewnić płynny przepływ zasobów i ciągłe doskonalenie.
• People (Ludzie) – zaangażowanie pracowników na wszystkich poziomach przedsiębiorstwa, z akcentem położonym na: współpracę, szkolenia oraz wdrażanie systemu zarządzania opartego na wartościach i zasadach.

Oprócz tego inne modele, opracowane przez różne organizacje i autorów, nadal znajdują zastosowanie w firmach na całym świecie, które wdrażają lean management w celu zwiększenia efektywności, redukcji kosztów, zmniejszenia zapasów oraz tworzenia zadowolenia klientów.

Zacznijmy od modelu, który również narodził się w Japonii – 5S. Jego nazwa pochodzi od japońskich słów:

Taki model Lean management może znaleźć zastosowanie praktycznie w każdej branży. Pozwala on nie tylko na zwiększenie produktywności, ale również na eliminację marnotrawstwa i poprawę morale pracowników.

Kanban

Kolejnym modelem koncepcji Lean management, który można wdrożyć do organizacji, jest Kanban. Wywodzi się on bezpośrednio z systemu produkcyjnego Toyoty i znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach, w tym w zarządzaniu projektami.

Kanban w języku japońskim oznacza „tablicę” i jest wizualnym narzędziem lean przeznaczonym do monitorowania postępów pracy, planowania kolejnych zadań oraz rejestrowania ukończonych etapów procesu. Jest jedną z nieodzownych technik stosowanych w nowoczesnym zarządzaniu wizualnym i często wykorzystywaną w tworzeniu oprogramowania, co czyni ją integralną częścią Lean management. Na tej koncepcji opierają się między innymi takie aplikacje, jak Trello, które ułatwiają ciągłe doskonalenie procesów.

Kaizen

Kaizen, co tłumaczy się jako „zmiana na lepsze”, jest istotnym filarem Lean management, wprowadzającym filozofię ciągłego doskonalenia na wszystkich poziomach organizacji. Bazując na rozwiązaniach z systemu produkcyjnego Toyoty, Kaizen koncentruje się na takich nieodzownych aspektach, jak:

• eliminowanie marnotrawstwa;
• ciągłe doskonalenie;
• zaangażowanie pracowników;
• poprawa jakości;
• standaryzacja.

Wdrożenie Kaizen może znacząco przyczynić się do: zwiększenia produktywności, redukcji kosztów, a także wyeliminowania procesów, które nie dodają wartości z perspektywy klienta. Jednak sukces tego podejścia wymaga stworzenia odpowiedniego środowiska pracy oraz pełnej współpracy między kadrą kierowniczą a pracownikami.

Wdrożenie Lean management – jakie korzyści może przynieść?

Jeżeli myślisz o wdrożeniu Lean management w swojej organizacji, warto zapoznać się z zasobami Lean Global Network, które wspierają wymianę doświadczeń między firmami stosującymi tę metodykę.

Implementacja systemu produkcyjnego Toyoty w innych branżach to wyzwanie, ale wyniki pokazują, że jest to niezwykle opłacalne. Jakie korzyści niesie ze sobą Lean management?

Korzyści ekonomiczne

Lean manufacturing pozwala na zmniejszenie zapasów nawet o 90%, zwiększenie wydajności o 180% oraz wzrost sprzedaży o 200%. To efekty transformacji w firmach analizowanych przez J. Czerską, pokazujące, jak znacząco redukcja kosztów i poprawa procesów mogą wpłynąć na organizację.

Zaangażowanie pracowników

Zaangażowanie zespołu w optymalizację procesów w systemie zarządzania wspiera identyfikację problemów u ich źródła. To nie tylko zwiększa efektywność, ale także poprawia zadowolenie pracowników, wzmacniając ich poczucie odpowiedzialności za procesy produkcyjne.

Poprawa jakości wytwarzanych produktów

Jednym z podstawowych celów Lean production jest poprawa jakości produktów. Dzięki narzędziom takim, jak narzędzia systemu produkcyjnego Toyoty, organizacje minimalizują błędy już na wczesnym etapie, co prowadzi do większego zadowolenia klientów i lepszej konkurencyjności na rynku.

Ciągły rozwój i doskonalenie

Lean management kładzie również nacisk na: rozwój pracowników i ich szkolenia, co wpływa na podnoszenie kompetencji, efektywności i morale zespołu. Ciągłe doskonalenie jest podstawą tej metody, a jego efekty są widoczne zarówno na poziomie indywidualnym, jak i organizacyjnym.

Na zakończenie warto podkreślić, że wdrożenie Lean management to proces wymagający ciągłej adaptacji, uczenia się i otwartości na zmiany. Tylko w ten sposób można osiągnąć: eliminację marnotrawstwa, redukcję kosztów i rozwój wartości dla klienta, które leżą u podstaw filozofii Lean six sigma oraz kaizen.

Lean management – co to jest, na czym polega i jakie korzyści przynosi? Podsumowanie

W dynamicznie zmieniającym się świecie Lean management oferuje przedsiębiorstwom możliwość szybkiego reagowania na wyzwania i elastycznego dostosowywania się do zmiennych warunków w środowisku biznesowym. Dzięki zestawowi innowacyjnych narzędzi Lean oraz strategii, firmy mogą: działać bardziej efektywnie, szybciej realizować cele i optymalizować procesy, zwiększając jednocześnie zadowolenie klientów oraz jakość świadczonych usług.

Głównym celem Lean management jest skuteczna eliminacja marnotrawstwa na każdym etapie procesie produkcji, co prowadzi do: znacznej redukcji kosztów, lepszego wykorzystania dostępnych zasobów oraz utrzymania przewagi konkurencyjnej na coraz bardziej wymagającym rynku. Dzięki takim technikom, jak just in time czy zarządzanie wizualne, organizacje mogą znacząco poprawić efektywność swoich działań.

W duchu Lean thinking, firmy stosujące metodykę Lean koncentrują się na ciągłym doskonaleniu i poszukiwaniu nowych możliwości wykorzystania swojego potencjału. Takie podejście opiera się na zaangażowaniu pracowników i głębokim zrozumieniu potrzeb klienta, co nie tylko wpływa na poprawę jakości, ale także przyczynia się do rozwoju wartości dla klienta oraz wzrostu zadowolenia klientów. Lean management to nie tylko system zarządzania, ale również sposób myślenia, inspirujący do tworzenia nowych rozwiązań oraz osiągania długotrwałego sukcesu w każdej branży.