Czym są odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych – kto, ile i kiedy płaci?

W obrocie gospodarczym terminowe regulowanie należności ma zasadnicze znaczenie dla zachowania płynności finansowej. Niestety, opóźnienia w transakcjach handlowych są powszechne – dlatego przepisy prawa przewidują możliwość naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie. Ich wysokość jest ściśle określona, a prawo do ich naliczania przysługuje nawet bez uprzedniego wezwania do zapłaty. Sprawdź, kiedy możesz żądać odsetek, jak je obliczyć i co zrobić, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny.

Najważniejsze informacje:

• Odsetki ustawowe to z góry określona rekompensata za nieterminową zapłatę w transakcjach handlowych.
• Są naliczane automatycznie po przekroczeniu terminu płatności, bez konieczności wezwania do zapłaty.
• Wysokość odsetek zależy od stopy referencyjnej NBP i rodzaju kontrahenta (firma lub podmiot publiczny).
• Odsetki za opóźnienie liczone są za każdy dzień zwłoki, aż do dnia zaksięgowania środków.
• Przepisy unijne zapewniają jednolite zasady i ochronę wierzycieli w całej UE i EOG.
• Odsetki chronią płynność firm i pomagają egzekwować należności zgodnie z prawem.

Czym są odsetki ustawowe i kiedy się należą?

Odsetki ustawowe to forma zadośćuczynienia za brak terminowej płatności. Ich wysokość i warunki naliczania są regulowane przepisami prawa – nie trzeba ich ustalać w umowie, by móc je egzekwować.

W przypadku opóźnień w transakcjach handlowych mówimy o szczególnym rodzaju odsetek – naliczanych w relacjach między przedsiębiorcami, osobami wykonującymi wolne zawody, a także podmiotami publicznymi (np. gminami, szkołami, szpitalami).

Podstawę prawną stanowi ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. To właśnie ona określa, kto, kiedy i ile powinien zapłacić w razie przekroczenia ustawowego terminu zapłaty.

Warto dodać, że niezależnie od tego, czy opóźnienie wynika z winy kontrahenta czy np. błędów organizacyjnych, wierzyciel ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie, nawet jeśli nie poniósł szkody.

Kiedy naliczane są odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych?

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych naliczane są automatycznie, gdy kontrahent nie zapłaci w ustalonym terminie i to bez potrzeby uprzedniego wezwania do zapłaty.

Odsetki przysługują w przypadku, gdy:

• transakcja ma charakter handlowy, czyli dotyczy odpłatnej dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy firmami lub firmą a podmiotem publicznym,
• doszło do opóźnienia w płatności, czyli należność nie została uregulowana w terminie określonym w umowie lub wynikającym z przepisów,
• termin płatności upłynął, a zapłata nie została dokonana – np. od dnia doręczenia faktury lub od daty wykonania usługi, jeśli faktura nie została wystawiona.

Jeżeli stroną umowy jest podmiot publiczny (np. urząd, szpital, uczelnia), zasady naliczania odsetek są szczególnie chronione – niezależnie od zapisów umownych.

Odsetki ustawowe za opóźnienie w takich transakcjach są więc mechanizmem ochrony wierzyciela – mają zmobilizować do terminowej zapłaty i ograniczać zjawisko nadmiernych opóźnień w transakcjach handlowych.

Zakładasz działalność i zależy Ci na sprawnym przyjmowaniu płatności? Sprawdź, czy kwalifikujesz się do programu Polska Bezgotówkowa i odbierz terminal płatniczy za 0 zł.

Jak obliczyć wysokość odsetek ustawowych?

Wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych jest ściśle określona i powiązana z aktualną stopą referencyjną NBP. Obecnie (stan na 2025 r.) wynosi ona:

• 8 punktów procentowych powyżej stopy referencyjnej NBP – dla transakcji między przedsiębiorcami,
• 10 punktów procentowych powyżej stopy referencyjnej NBP – gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny (niebędący podmiotem leczniczym).

Przykład: Jeśli stopa referencyjna NBP wynosi 5,75%, to odsetki ustawowe za opóźnienie w standardowej transakcji handlowej wynoszą 13,75% w skali roku, a przy transakcji z urzędem – 15,75%.

Odsetki liczone są za każdy dzień opóźnienia, począwszy od dnia następującego po terminie płatności, aż do dnia, w którym środki znajdą się na koncie wierzyciela.

W przypadku przekroczenia ustawowych limitów odsetek (np. w umowie) zastosowanie mają odsetki maksymalne, których wysokość również ogranicza ustawa – nie mogą być wyższe niż dwukrotność odsetek ustawowych.

Dla ułatwienia warto korzystać z dostępnych online kalkulatorów odsetek ustawowych, które automatycznie wyliczają należną kwotę na podstawie liczby dni i wartości faktury.

Odsetki ustawowe a prawo unijne

Zasady naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych są zgodne z przepisami obowiązującymi w państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz na obszarze Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Wynikają one m.in. z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE, której celem jest zwalczanie zatorów płatniczych w handlu.

Oznacza to, że przedsiębiorcy działający na terenie UE, EOG, a także w krajach objętych porozumieniami o wolnym handlu (np. z Konfederacją Szwajcarską), mogą powoływać się na analogiczne prawa dotyczące terminów zapłaty i naliczania odsetek.

Warto zaznaczyć, że przepisy unijne:

• zapewniają minimalne standardy ochrony wierzycieli,
• uniemożliwiają ustalanie terminów zapłaty dłuższych niż 60 dni (z wyjątkami),
• obligują państwa członkowskie do wdrożenia skutecznych środków zapobiegających nadmiernym opóźnieniom w transakcjach.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy współpracujący z partnerami z innych krajów UE mają prawo dochodzić odsetek za opóźnienie na podobnych zasadach jak w Polsce, niezależnie od lokalnych przepisów kontrahenta.

Podsumowanie

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych naliczane są automatycznie, bez konieczności wezwania do zapłaty. Ich wysokość zależy od stopy referencyjnej NBP i może wynosić nawet 10 punktów procentowych powyżej tej stopy. Szczególne zasady obowiązują, gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny. Przedsiębiorca ma również prawo do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Przepisy te obowiązują w całej UE i EOG.