Płatności bezgotówkowe w urzędzie – dlaczego warto posiadać terminal w kasie urzędu?

Z każdym rokiem, według badań statystycznych, rośnie liczba osób, które na co dzień korzystają z płatności bezgotówkowych. Aby jednak było to możliwe druga ze stron, czyli sprzedawca czy właśnie urzędnik, musi zaopatrzyć się w odpowiednie urządzenie. Czy płatność kartą w urzędzie jest coraz popularniejszym zjawiskiem? Co przemawia za tym, aby urząd nabył terminal?

Terminal płatniczy w urzędzie – po co?

Płatność kartą w urzędzie jest wygodna dla obu stron – urzędnika oraz petenta. Ogromną zaletą płatności bezgotówkowych jest ich prostota, szybkość i brak formalności. Większość z nas jest zobligowana do uiszczania opłat w instytucjach publicznych. Jak wskazują liczne badania ankietowe, wysoki odsetek społeczeństwa powoli odchodzi od tradycyjnych operacji gotówkowych właśnie na rzecz błyskawicznych płatności kartą lub nawet telefonem wyposażonym w odpowiednią technologię. Terminale dostępne są już w niemal każdym sklepie, posiadają je dostawcy pizzy czy kurierzy, przy użyciu tego sprzętu można zapłacić już nawet mandat karny. Dlaczego więc terminale płatnicze w urzędach, mimo ich niewątpliwych zalet, wciąż są w naszym kraju rzadko spotykanym udogodnieniem?

Terminale płatnicze w urzędach – zalety i wady

Terminal w urzędzie ma jak wszystko swoje mocne oraz słabe strony, ale obiektywnie rzecz ujmując więcej w tym wszystkim jest plusów. Jednym z największych jest to, że urządzenie może w znacznym stopniu skrócić czas obsługi klienta. Jeśli urząd zaopatrzy się na przykład w terminal samoobsługowy wówczas odciąża to całą kadrę urzędniczą. Pracownicy urzędu nie muszą już zajmować się obsługą klientów i ich płatności, a więc mogą poświęcić się innym zadaniom, co wpłynie na usprawnienie pracy całego urzędu. Wadą terminali może być fakt, że czasami nawet te bezobsługowe potrzebują wsparcia ze strony urzędnika, odpowiedniej konfiguracji czy nawet zresetowania. Zdarzają się także sytuacje, w których sprzęt zawodzi, ale należą one do rzadkości i zazwyczaj terminal naprawiany jest w ramach gwarancji. Dla wielu, szczególnie starszych petentów, minusem może być bariera technologiczna, ale jest to coraz rzadsze, ponieważ każde z urządzeń jest ustawione w taki sposób, aby działać intuicyjnie i być tym samym proste w obsłudze. W każdym przypadku można także poprosić o pomoc pracownika urzędu, który wskaże, co należy zrobić, aby przeprowadzić transakcję.

Dlaczego tak rzadko urzędy umożliwiają płatności bezgotówkowe?

Większość instytucji publicznych broni się, jak tylko może przed zainstalowaniem u siebie terminali płatniczych. Co jest powodem braku takiej decyzji? Wiele samorządów tłumaczy to kłopotami logistycznymi i finansowymi. Tymczasem, jak przekonują eksperci, rozwiązanie to nie jest ani drogie, ani też trudne we wdrożeniu. Wystarczą wyłącznie chęci, przeznaczenie odpowiedniej puli środków z budżetu jednostki terytorialnej na ten cel, a następnie wybór zaufanego dostawcy technologii oraz operatora płatności. Wiele urzędów w naszym kraju stosuje już różnego rodzaju płatności bezgotówkowe i praktyka pokazuje, że wprowadzenie takiej możliwości było w ich przypadku strzałem w dziesiątkę. Rozwiązanie to chwalą bowiem zarówno urzędnicy, jak i przede wszystkim petenci, którzy dzięki niemu są w stanie załatwić coraz więcej swoich spraw niemal “od ręki”. Jeśli chodzi z kolei o finansowanie takich urządzeń, istnieje kilka możliwości. Bardzo często, przy dużej ich liczbie oraz obszarze działalności danego podmiotu lub instytucji publicznej, dostawcy przyznają spore rabaty czy też preferencyjne warunki, jak między innymi korzystny finansowo miesięczny abonament czy nawet terminale za zero złotych, ale za to z niewielką prowizją za każdą wykonaną operację finansową.

Jaki terminal płatniczy wybrać do urzędu?

Jeśli mowa o terminalach płatniczych wybór jest ogromny. Dostawcy oferują tak wiele różnego rodzaju możliwości, że z pewnością każda z instytucji znajdzie coś dla siebie. Najlepszym rozwiązaniem w przypadku wszelkiego rodzaju urzędów będzie bez wątpienia terminal samoobsługowy, który nie wymaga żadnej inicjatywy ze strony urzędników. Klient przychodzi w konkretnej sprawie, dokonuje płatności korzystając ze wspomnianego urządzenia, otrzymuje potwierdzenie uiszczonej opłaty i po kilku minutach może opuścić urząd. Dzięki temu nie mamy do czynienia z ciągnącymi się całym korytarzem kolejkami petentów oczekujących do kasy. Jest to w pełni komfortowe rozwiązanie dla obu stron. Urząd nie musi angażować bowiem pracowników, a klient uiszczający płatność może to zrobić bez zbędnych formalności, w krótkim czasie, przy użyciu karty płatniczej lub telefonu.

Jakie korzyści płyną z wdrożenia płatności bezgotówkowych w urzędzie?

Oprócz wymienionych już oczywistych zalet używania terminali płatniczych w urzędach państwowych można wymienić także wysoki poziom bezpieczeństwa zawieranych dzięki nim transakcji. Urządzenia te wzbogacone są bowiem o technologie szyfrujące, dzięki czemu petent nie musi przejmować się tym, że ktoś ukradnie jego dane czy też pieniądze. Wdrożenie płatności bezgotówkowych w instytucji publicznej nie wiąże się także z dużymi opłatami. Klient nie powinien więc martwić się, że płacąc za rachunki przy użyciu terminala, a nie w stacjonarnej kasie zapłaci wysoką prowizję. Widzimy więc, że instalacja urządzeń płatniczych w urzędzie to już nie tyle kwestia poprawy komfortu, ale w dłuższej perspektywie dobra inwestycja. Za kilka lat już niemal wszyscy będziemy częściej korzystać z kart płatniczych, a wtedy tego rodzaju urządzenia będą musiały stać się normą.