Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne – co musisz wiedzieć jako przedsiębiorca?

Prowadzenie działalności gospodarczej to nie tylko sprzedaż usług i produktów, ale także regularne wyliczanie i opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego obejmuje wszystkich przedsiębiorców bez względu na formę opodatkowania. Zasady ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne mogą jednak znacznie się różnić – i to właśnie one wpływają na wysokość składki zdrowotnej, którą musisz przekazywać do ZUS. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które pomogą Ci zrozumieć, jak poprawnie ustalić podstawę wymiaru składki zdrowotnej, uniknąć błędów i zaplanować obciążenia z wyprzedzeniem.

Najważniejsze informacje

• Forma opodatkowania wpływa na sposób wyliczenia składki zdrowotnej – w zależności od tego, czy rozliczasz się według skali podatkowej, liniowo, ryczałtem czy na karcie podatkowej.

• Minimalna składka zdrowotna w 2025 roku opiera się na 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw.

• Koszty uzyskania przychodów i przychody ewidencjonowane są podstawą ustalenia dochodu, od którego liczona jest składka.

• Terminal płatniczy może ułatwić kontrolę przychodów, a tym samym poprawność rozliczeń z ZUS.

• Program Polska Bezgotówkowa wspiera przedsiębiorców we wdrożeniu płatności elektronicznych, bez ponoszenia kosztów początkowych.

• Nieprawidłowe ustalenie podstawy wymiaru składki zdrowotnej może skutkować zaległościami i karami – dlatego warto korzystać z narzędzi i konsultować się z doradcą.

Jak ustalana jest podstawa wymiaru składki?

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej ustala się w zależności od wybranej formy opodatkowania działalności gospodarczej. W przypadku zasad ogólnych (skala podatkowa lub podatek liniowy) podstawą jest dochód, czyli różnica między przychodem a poniesionymi kosztami uzyskania przychodów. Z kolei przy zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych podstawą jest suma przychodów ewidencjonowanych z poprzedniego roku kalendarzowego. Jeśli przedsiębiorca korzysta z formy karty podatkowej, składka zdrowotna jest stała i nie zależy od uzyskanego przychodu, lecz opiera się na minimalnym wynagrodzeniu obowiązującym w danym roku.

Miesięczna podstawa wymiaru składki musi być zgodna z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie w danym roku kalendarzowym (dotyczy to ubezpieczonych niebędących płatnikami składek oraz osób prowadzących działalność w specyficznych warunkach, np. w przypadku pracy wskutek choroby lub ze znacznym stopniem niepełnosprawności).

Przedsiębiorcy na zasadach ogólnych i liniowych

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i rozliczające się według skali podatkowej lub podatku liniowego wyliczają wysokość składki zdrowotnej na podstawie dochodu – czyli po uwzględnieniu kosztów uzyskania przychodów. W tym przypadku obowiązuje miesięczna podstawa wymiaru składki ustalona na podstawie sumy dochodów ustalonych w poprzednim roku kalendarzowym.

Jeśli dochód jest niski lub zerowy, należy opłacać minimalną składkę zdrowotną. W 2025 roku jej wysokość wynika z 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia publikowane są przez GUS i mają bezpośredni wpływ na obliczenia w systemie ubezpieczeń społecznych.

Ryczałt, karta podatkowa i pozostałe formy opodatkowania

W przypadku przedsiębiorców rozliczających się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, podstawą wymiaru składki jest poziom rocznych przychodów. Podział prezentuje się następująco:

• do 60 000 zł – składka oparta na 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia,

• 60 000 zł do 300 000 zł – składka oparta na 100% przeciętnego wynagrodzenia,

• powyżej 300 000 zł – składka oparta na 180% tej wartości.

Dla rozliczających się na karcie podatkowej składka jest wyliczana ryczałtowo na podstawie minimalnego wynagrodzenia. W takim przypadku nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodów ani nie analizuje rzeczywistego dochodu.

Zasady wspólne i wyjątki

Warto pamiętać, że ubezpieczenie zdrowotne pracownika w ramach stosunku pracy ustalane jest według innych zasad niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Składka zdrowotna pomniejsza dochód będący podstawą opodatkowania w podatku dochodowym od osób fizycznych, lecz tylko do sumy składek odliczonych zgodnie z przepisami. W przypadku niektórych przychodów osiąganych przez osoby duchowne, czy też w ramach pracy wykonywanej okazjonalnie, również stosuje się specjalne zasady ustalania podstawy wymiaru.

Wszyscy ubezpieczeni, którzy podlegają obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego, są zobowiązani do opłacania składek – niezależnie od tego, czy korzystają z usług biura księgowego, czy rozliczają się samodzielnie. Terminowe opłacanie składek ZUS to nie tylko obowiązek formalny, ale też warunek nieprzerwanego korzystania ze świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Terminal płatniczy a rozliczenia ZUS – praktyczne znaczenie dla mikroprzedsiębiorców

Choć terminal płatniczy nie wpływa bezpośrednio na wysokość składki zdrowotnej, to może mieć znaczenie dla ewidencjonowania przychodów, szczególnie w przypadku ryczałtu. Zgodność raportów z terminala z wpisami w ewidencji przychodów ma kluczowe znaczenie dla poprawności wyliczeń. Warto zainwestować w nowoczesne rozwiązania, jak terminal płatniczy w telefonie, które integrują się z systemem księgowym i pozwalają szybko kontrolować przychody.

Program Polska Bezgotówkowa oferuje możliwość bezpłatnego skorzystania z terminala przez określony czas. Dla wielu mikroprzedsiębiorców to dobry moment, by usprawnić zarządzanie sprzedażą i dokumentacją – co przekłada się na lepszą kontrolę nad wyliczeniem podstawy wymiaru składki zdrowotnej.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, zadbaj o właściwe wyliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne. W systemie ubezpieczeń społecznych liczy się dokładność – i dobre narzędzia, które ją wspierają. Terminal płatniczy nie tylko pomaga w obsłudze klientów, ale również w ewidencji przychodów, a tym samym w prawidłowym rozliczeniu składek ZUS.