ERP – co to jest?

Jak zarządzać wieloma aspektami firmy z jednego miejsca? Pozwala na to właśnie system ERP, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Dowiedz się, jak wpływa on na funkcjonowanie firmy, finanse, logistykę czy księgowość. Kiedy zdecydować się na jego wdrożenie? Czytaj w naszym artykule.

1. Czym jest system ERP?
2. Jakie są funkcje i zastosowanie ERP w firmie?
3. Dlaczego warto wdrożyć system ERP w firmie?
4. Kiedy wdrożenie systemu ERP to dobry pomysł?
5. Na czym polega wdrożenie systemu ERP?
6. Ile kosztuje system ERP?
7. Co to jest system ERP? Podsumowanie

Czym jest system ERP?

System ERP (Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to zintegrowany system informatyczny służący do kompleksowego zarządzania wszystkimi kluczowymi procesami operacyjnymi takimi jak finanse, produkcja, kadry czy logistyka.

Pierwsze systemy, które można by uznać za protoplasty ERP, znane były jako systemy MRP, czyli planowanie zapotrzebowania materiałowego (Material Requirements Planning). Zostały one opracowane w latach 60. XX wieku i były przeznaczone do automatyzacji planowania zapotrzebowania na materiały w procesach produkcyjnych.

Ich ewolucja do pełnych systemów ERP nastąpiła w latach 80. i 90. XX wieku. Wraz z rozwojem technologii informatycznych, takich jak bazy danych, systemy ERP stawały się coraz bardziej wydajne i elastyczne. Wprowadzenie Internetu przyczyniło się do kolejnej fali innowacji w systemach ERP, w tym do rozwoju ERP w chmurze.

Głównym celem wdrożenia systemu ERP w chmurze jest centralizacja danych i procesów, co umożliwia szybszą wymianę informacji między różnymi działami i zwiększenie ich transparentności.

Co więcej, systemy ERP mogą być również wyposażone w różne funkcje analityczne, dzięki którym pomagają wykonywać różnego rodzaju raporty i podejmować decyzje. Nowoczesne systemy ERP mogą również integrować technologie takie jak sztuczna inteligencja (AI) czy uczenie maszynowe.

Jakie są funkcje i zastosowanie ERP w firmie?

Jedną z największych zalet ERP jest możliwość kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Dotyczą one zarówno produkcji, działu kadry i płac, jak i finansów czy logistyki. Przyjrzymy się kilku z nich:

Logistyka

Kompletny system ERP optymalizuje procesy różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa, tym zakupów, zapasów i logistyki, umożliwiając efektywniejsze planowanie produkcji, zarządzanie zapasami i realizację zamówień.

Finanse i księgowość

ERP integruje wszystkie dane finansowe, umożliwiając szybkie zamykanie ksiąg, zarządzanie przepływami pieniężnymi, monitorowanie kosztów i wydajności oraz automatyzację faktur i płatności.

Produkcja

System wspiera zarządzanie produkcją poprzez planowanie zapotrzebowania na materiały (MRP), harmonogramowanie produkcji i śledzenie postępów, co pozwala na optymalizację procesów produkcyjnych i zwiększenie efektywności firmy produkcyjnej.

Kadry i płace

Moduły HR w systemie ERP pomagają zarządzać rekrutacją, szkoleniami, ewidencją czasu pracy, płacami i benefitami pracowników.

Sprzedaż

System ERP często zawiera narzędzia CRM, które pomagają w zarządzaniu kontaktami z klientami, sprzedażą i marketingiem. Pozwala na skrócenie czasu realizacji zamówień, zwiększenie efektywność sprzedaży, wpływając na wyniki finansowe firmy.

Integracja terminala płatniczego z ERP

System ERP pozwala także na integrację z terminalem płatniczym. Dzięki temu możesz na bieżąco kontrolować wszystkie transakcje sprzedaży, które odbywają się za pomocą karty czy telefonu.

Umożliwienie płatności bezgotówkowych jest obowiązkowe dla wielu firm. W tym celu przedsiębiorcy mogą skorzystać z różnych dotacji oraz form wsparcia. Takim przykładem jest program Polska Bezgotówkowa, która pomaga w nabyciu oraz wdrożeniu terminalu do swojej firmy.

Dlaczego warto wdrożyć system ERP w firmie?

Czy warto wdrożyć system ERP w swojej firmie? Zdecydowanie. Przemawia za tym szereg korzyści. Należą do nich:

• Integracja danych – system ERP integruje dane różnych działów firmy w jednym centralnym systemie, dzięki czemu masz do nich łatwy dostęp, kiedy potrzebujesz dokonywać analizy, przygotować raport czy zastanowić się nad kluczowymi decyzjami.
• Optymalizacja pracy – automatyzuje wiele rutynowych procesów, takich jak fakturowanie, zarządzanie zapasami czy rozliczenia kadrowe. Minimalizuje to konieczność ręcznego przetwarzania danych, przyspieszając pracę, a jednocześnie minimalizuje ryzyko błędów.
• Lepsze zarządzanie finansami – systemy ERP umożliwiają lepszą kontrolę kosztów, optymalizację wydatków i poprawę ogólnej rentowności firmy.
• Poprawa obsługi klienta – ERP poprawia analizowanie wyborów klienta, historii zamówień oraz jego interakcji, dzięki czemu pozwala na odpowiedzenie na jego potrzeby i indywidualne podejście.
• Zarządzanie zasobami – ERP umożliwia efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi, finansowymi, produkcyjnymi i wieloma innymi, które są kluczowe dla danej firmy.

Kiedy wdrożenie systemu ERP to dobry pomysł?

Wdrożenie ERP to dla wielu firm milowy krok. Kiedy warto się na niego zdecydować? Możemy wyróżnić kilka kluczowych momentów, kiedy jest to dobry pomysł.

Przede wszystkim, kiedy firma odnotowuje spory wzrost. Kiedy rośnie liczba operacji, klientów czy transakcji, zarządzanie staje się coraz bardziej skomplikowane. System ERP centralizuje te dane, a także pozwala automatyzować procesy biznesowe w firmie.

Jeśli dane Twojej firmy są wszędzie, to kolejny znak, aby wprowadzić ERP do firmy. Kiedy informacje są rozproszone po różnych systemach i trudno jest uzyskać pełny obraz tego, co się dzieje w firmie, system ERP może ułatwić dostęp do aktualnych danych, zbierając je w jedno miejsce.

Następny powód to oszczędność kosztów. Jeśli Twoja firma chce obniżyć koszty, system ERP pomoże zidentyfikować, gdzie marnujesz zasoby i gdzie możesz zoptymalizować wydatki. Dla firm, które muszą skutecznie zarządzać różnymi zasobami – ludźmi, finansami, towarami – system ERP może być nieoceniony w pomaganiu zarządzać tym wszystkim z jednego miejsca.

Nie zapominaj także o minimalizowaniu błędów, dzięki ograniczeniu pracy ręcznej przez przyspieszenie procesów i automatyzację zadań. Wdrożenie systemu ERP może być strzałem w dziesiątkę.

I na koniec: lepsza obsługa klienta. Jeżeli chcesz szybciej realizować zamówienia i lepiej odpowiadać na potrzeby klientów, ERP może znacząco usprawnić te procesy.

Na czym polega wdrożenie systemu ERP?

Wdrażanie systemu ERP w firmie to jak przeprowadzenie dużego remontu, ale w obszarze IT. Dlatego cały proces warto zaplanować krok po kroku. O czym musisz wiedzieć?

Zanim cokolwiek zrobisz, musisz dokładnie wiedzieć, czego potrzebujesz. Pierwszym etapem jest dokładna analiza procesów biznesowych firmy. W ten sposób określisz te obszary, które ERP ma wspierać.

Następnie decydujesz się na doświadczonego dostawcę oprogramowania ERP, który zna i rozumie Twoją branżę. Dzięki temu jest on w stanie dostosować system do Twoich potrzeb. Może to oznaczać modyfikację funkcji, interfejsów czy raportów.

Kolejnym krokiem jest przeniesienie informacji. Dane z Twoich starych systemów muszą być przeniesione do nowego systemu ERP. Ważne, by wszystko było kompletnie i poprawnie przeniesione.

Niezbędne jest również testowanie oprogramowania, zanim zostanie ono włączone do użytku. Nie zapominaj również o dokładnym szkoleniu pracowników, tak, aby każdy umiał się sprawnie poruszać po systemie. Zespół musi wiedzieć, jak korzystać z nowego narzędzia. Dobre szkolenie to podstawa, by wszystko funkcjonowało sprawnie.

Kiedy system już działa, niezbędne jest ciągłe wsparcie i optymalizacja. Nawet po uruchomieniu, zawsze mogą pojawiać się nowe potrzeby lub drobne problemy. Dlatego ważne jest, aby mieć zapewnione wsparcie techniczne i regularnie aktualizować system.

Ile kosztuje system ERP?

System ERP może mieć różną cenę. Zależy ona bowiem od wielkości przedsiębiorstwa, potrzeb każdej firmy oraz stopnia skomplikowania procesów.

Systemy ERP oferują różne moduły (finanse, HR, produkcja, sprzedaż itd.), które można dobierać według potrzeb firmy. Im więcej funkcji i bardziej złożone rozwiązanie, tym wyższe mogą być koszty.

Często koszt jest też uzależniony od liczby pracowników, którzy mają licencję na korzystanie z oprogramowania ERP. W przypadku dużych organizacji, gdzie liczba użytkowników jest wysoka, koszty rosną.

Tym samym, zanim firma zdecyduje się na oprogramowanie ERP, powinna sprawdzić różne dostępne modele oraz przeanalizować swoje potrzeby. Na tej podstawie może znaleźć odpowiedniego dostawcę, który przedstawi korzystną ofertę.

Co to jest system ERP? Podsumowanie

Niewątpliwie wdrożenie systemu ERP to duże wyzwanie. Jednak niesie ono ze sobą wiele korzyści. To niezbędne narzędzie dla nowoczesnych przedsiębiorstw, które pragną zoptymalizować swoje operacje, zwiększyć produktywność i poprawić zdolność do podejmowania strategicznych decyzji.