Upomnienie dla pracownika – czym jest, kto i w jakich okolicznościach je otrzymuje?

Niektóre sytuacje w codziennym funkcjonowaniu firmy sprawiają, że przełożony zastanawia się, jak zareagować na naruszenia obowiązków pracowniczych bądź nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Czasem wystarczy zwrócić uwagę na niewłaściwe zachowanie w sposób ustny, ale zdarzają się okoliczności, w których karę upomnienia traktuje się jako element kary porządkowej, pozwalający ukarać pracownika za uchybienia w czasie pracy bez uciekania się do drastycznych rozwiązań, takich jak zwolnienie dyscyplinarne. Co kryje się za tą formą dyscyplinowania? W jakich dokumentach znajdują się wzmianki o upomnieniu pracownika? Kiedy można oczekiwać jego wymazania, jeśli zatrudniony ponownie wykazuje się nienagannej pracy osoby zatrudnionej? Na te pytania odpowiedź znajdziesz w PEP-ie!

Upomnienie dla pracownika – definicja

W odniesieniu do zasad wskazanych w Kodeksie pracy i regulaminie pracy obowiązujących w danym przedsiębiorstwie, upomnienie dla pracownika to najprostszy, a zarazem najmniej dotkliwy środek dyscyplinujący, jaki można zastosować wobec pracownika. Jest to kara, którą pracodawca bądź osoba działająca w imieniu pracodawcy (np. przełożony) nakłada na zatrudnionego, gdy wykryje rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych bądź ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, będący następstwem nieodpowiedzialnego postępowania. Zazwyczaj stanowi sygnał, że niewłaściwe zachowanie w pracy nie zostanie „puszczone płazem”, a jednocześnie daje szansę, by uniknąć poważniejszych konsekwencji w razie dalszego niedopełnienie obowiązków.

Tak rozumiane upomnienie pracownika uwzględnia stopień winy pracownika i może wystąpić zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej, zależnie od sytuacji. Choć nie zawsze związane jest z wpisem do akt osobowych pracownika, często bywa dokumentowane, zwłaszcza gdy dojdzie do powtarzających się naruszeń. W interesie pracodawcy leży z jednej strony działanie sprawiedliwe, a z drugiej – próba uniknięcia eskalacji w kierunku kary pieniężnej albo zwolnienia dyscyplinarnego. Stąd też należy pamiętać, że upomnienie to nadal forma kary porządkowej o stosunkowo łagodnym charakterze i w większości przypadków nie pociąga za sobą dodatkowych kosztów finansowych dla pracownika.

Jakie są formy upomnienia dla pracownika?

W większości przypadków upomnienie daje się zauważyć jako ustne zwrócenie uwagi, które pełni rolę ostrzeżenia, że zachowania pracownika pozostawiają sporo do życzenia i wymagają korekty. Bywa jednak, że pracodawca decyduje się na pisemne upomnienie pracownika w celu udokumentowania całego zdarzenia i zabezpieczenia się, gdyby zaistniały spory w sądzie pracy.

Najpopularniejszymi formami upomnienia pracownika, informującymi o kwestiach naruszenia obowiązków pracowniczych są:

• pisemne upomnienie – wymaga sporządzenia dokumentu, w którym decyzja przełożonego zostaje jasno wyjaśniona, a dane osobowe pracownika są wskazane wraz z opisem nieprzestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy bądź innego rodzaju uchybienia; taki dokument trafia do akt osobowych pracownika i może mieć znaczenie przy ocenie jego postawy przez przyszłemu pracodawcy;

• upomnienie ustne – najłagodniejsza forma kary, w której pracodawca dowiedział się o zachowaniu pracownika, a następnie w bezpośredniej rozmowie zwraca uwagę na niedopełnienie obowiązków, ostrzegając jednocześnie, że w razie powtórzenia sytuacji nadejdzie konieczność zastosowania surowszej reakcji.

Te przykłady pozwalają lepiej zrozumieć, że forma pisemna daje mocniejszą podstawę do potencjalnego użycia kar porządkowych w przyszłości, podczas gdy upomnienie ustne pełni bardziej prewencyjną funkcję.

Czy już wiesz czym jest program „Polska Bezgotówkowa”? Sięgnij po bezpłatny terminal płatniczy i usprawnij działanie w swojej firmie.

W jakich sytuacjach pracownik może otrzymać karę upomnienia?

Jedna z najczęstszych przesłanek to naruszenie obowiązków pracowniczych, przejawiające się w niedostosowaniu do ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy czy opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia. Może to też być kwestia nieprzestrzegania przepisów bezpieczeństwa bądź przepisów przeciwpożarowych, gdy ktoś w stanie nietrzeźwości albo spożywania alkoholu w czasie pracy naraża siebie i innych na ryzyko zaistnienia wypadku. Istotne jest także wystrzeganie się zażywania środków odurzających, działających podobnie do alkoholu, np. narkotyków, które w znaczny sposób zagrażają higienie pracy, a przede wszystkim bezpieczeństwu znajdujących się w pracy osób.

Wprowadzenie kary upomnienia wolno rozważyć również w przypadku przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w czasie pracy – jeśli pracownik nie wywiązuje się z obowiązku regularnego odbijania karty bądź podpisywania listy w wyznaczonym miejscu, a tym samym pracodawca nie jest w stanie zweryfikować realnego grafiku. Przyczyną staje się także niewłaściwe zachowanie, ujawniające się chociażby w incydentach, kiedy osoba zatrudniona ignoruje zasady usprawiedliwiania nieobecności bądź notorycznie spóźnia się, łamiąc zasady zawarte w regulaminie pracy.

Zdarzają się też sytuacje bardziej nieoczywiste, przykładowo, gdy niedopełnienie obowiązków polega na braku informacji o postępie realizacji zadań czy niewłaściwej komunikacji w zespole, co w opinii przełożonego utrudnia normalne funkcjonowanie firmy. Kryterium nieodzowne to stopień winy pracownika, czyli ocena, czy zachowanie stanowiło poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa, bądź było efektem zwykłego niedbalstwa czy też niedostatecznej staranności.

W jakich dokumentach pozostaje ślad po upomnieniu pracownika?

Wiele zależy tu od rodzaju kary. Jeśli kara upomnienia przybiera formę ustną, niekoniecznie pojawia się oficjalna adnotacja w akt osobowych pracownika, choć dla spokoju pracodawcy część przedsiębiorstw woli mieć wewnętrzną notatkę o zaistniałym incydencie. Gdy jednak pisemne upomnienie pracownika staje się faktem, pracodawca często decyduje się na odnotowanie tego faktu w imieniu pracodawcy w odpowiedniej części dokumentacji.

Chodzi między innymi o teczkę osobową, w której znajdują się informacje o karach porządkowych i ewentualnych naruszeniach regulaminie pracy. Poza tym notatka bądź kopia upomnienia potrafi być dołączona do akt dotyczących oceny, bo pracodawca dowiedział się o niewłaściwym zachowaniu i chce je mieć udokumentowane w razie konieczności wystąpienia do sądu pracy bądź w procesie sporządzania opinii dla przyszłemu pracodawcy, jeśli osoba zatrudniona poprosi o referencje.

Warto podkreślić, że dane osobowe pracownika przy takim wpisie powinny być chronione w sposób zgodny z obowiązkiem zachowania RODO, by nie naruszać prywatności i nie przenosić informacji o pojedynczym naruszeniu poza kontekst wewnętrzny firmy.

Czy upomnienie pracownika wiąże się z ponoszeniem przez pracownika jakichkolwiek kosztów?

W przeciwieństwie do kary pieniężnej, kara upomnienia nie pociąga za sobą skutków finansowych dla zatrudnionego. Nie jest to forma karania finansowego, a raczej ostrzeżenie, że w przypadku powtarzających się naruszeń można przygotować grunt pod poważniejsze środki dyscyplinujące. Z tego punktu widzenia upomnienie jawi się jako instrument dający osobie zatrudnionej szansę na poprawę i wyciągnięcie wniosków z dotychczasowych błędów, bez uszczuplania jej dochodu.

Należy jednak pamiętać, że istnieje obowiązek wysłuchania pracownika przed nałożeniem kary, co oznacza, iż musi on otrzymać możliwość zgłoszenia sprzeciwu wobec planowanego działania. Jeśli pracodawca – mimo sprzeciwu lub wniosku pracownika – wciąż uznaje, że zachowanie pracownika było niedopuszczalne, może mimo wszystko nałożyć karę upomnienia, uwzględnieniem sprzeciwu, ale musi to uzasadnić. Tak wygląda standardowa procedura w ramach kar porządkowych, która w swym założeniu ma raczej zdyscyplinować, niż uderzyć w zarobki.

Jaka jest różnica między karą upomnienia a naganą?

Upomnienie to w gruncie rzeczy łagodniejsza postać kary, która uchodzi za pierwsze ostrzeżenie w razie naruszenia obowiązków służbowych. Może przybrać formę ustną albo pisemną, a jej celem jest nakłonienie pracownika do refleksji oraz korekty zachowania. Natomiast kara nagany, choć należy do tego samego porządku sankcji, bywa postrzegana jako poważniejszy sygnał niezadowolenia ze strony pracodawcy i często powiązana jest z mocniejszym wpisem do akt osobowych pracownika.
W pewnym sensie nagana może stanowić etap pomiędzy upomnieniem a decyzją o zastosowaniu silniejszych środków, takich jak kara pieniężna. Różnica przejawia się też w praktyce, gdy stopień winy pracownika i skutki dla pracodawcy są poważniejsze, wtedy przełożony woli sięgnąć po narzędzie bardziej dosadne niż zwyczajne upomnienie, choć wciąż niemające ciężaru zwolnienia dyscyplinarnego.

Jak wygląda upomnienie w momencie nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bezpieczeństwa?
Zazwyczaj ma postać pisemnego dokumentu, gdyż nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy bądź przepisów przeciwpożarowych uważa się za groźne dla zdrowia i życia, co automatycznie nadaje sprawie większą wagę. Wraz z nieprzestrzeganiem np. strefy ochronnej czy noszenia właściwego sprzętu, pracodawca może w każdej chwili uznać, że należy ukarać pracownika za lekkomyślność i brak przestrzegania zasad BHP.

Zdarza się to nawet przy opuszczenie pracy albo przepisów bezpieczeństwa bez usprawiedliwienia, w stanie nietrzeźwości, spożywanie alkoholu w czasie pracy, bądź gdy wykazano zażywanie środka działającego podobnie. Wówczas upomnienie pracownika pełni funkcję surowego ostrzeżenia przed poważniejszymi skutkami, włącznie z możliwością zdecydowania się pracodawcy, by rozwiązać umowę w trybie dyscyplinarnym, jeśli po upomnieniu sytuacja się powtórzy.

Jak wygląda upomnienie w momencie nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bezpieczeństwa?

Nie każda firma korzysta z identycznego rozwiązania: jedne stosują elektroniczne karty do rejestracji czasu pracy, inne wymagają podpisu na papierowej liście. Jeśli pracownik regularnie ignoruje przyjęty sposób potwierdzania przybycia, nie dba o usprawiedliwiania nieobecności bądź z innych przyczyn zaburza normalne funkcjonowanie ustalonej organizacji i porządku w zakładzie, przełożony może uznać, że zasadne jest pisemne upomnienie.

Trzeba w nim uwzględnić przyczynę, wytłumaczyć, co pracodawca uznał za naruszenie obowiązków pracowniczych i czego dokładnie od danej osoby oczekuje, by w przyszłości takie sytuacje nie miały miejsca. Najczęściej zawiera się w dokumencie odniesienie do Kodeks pracy i regulaminie pracy, określając, że zachowania pracownika nie da się zaakceptować w świetle wewnętrznych reguł i oczekiwania pracodawcy dotyczącego punktualności czy przejrzystości ewidencji czasu zatrudnionego.

W jaki sposób wygląda upomnienie, jeśli pracownik nie wywiązuje się z przyjętego sposobu potwierdzania przybycia oraz obecności w pracy?

W ogólnym ujęciu, jeśli pracownik po takim incydencie zaprezentuje postawę nienagannej pracy osoby zatrudnionej przez określony czas i nie powtórzy niedopełnienia obowiązków, pracodawca może z własnej inicjatywy lub na wniosek pracownika usunąć wzmiankę o karze z akt osobowych pracownika. Zwykle następuje to po upływie pewnego przedziału, kiedy decyzji przełożonego staje się przestarzała i nie oddaje aktualnej postawy.

Taka praktyka zachęca do poprawy, bo pracownik wie, że pisemne upomnienie pracownika nie skazuje go na wieczne piętno. Warunkiem jest jednak brak ponownych wykroczeń, a także potwierdzenie, że osoba zatrudniona na powrót postępuje zgodnie z obowiązkami pracowniczymi, przestrzega zasad BHP i regulaminu pracy, co buduje zaufanie pracodawcy. W sytuacjach wątpliwych ostateczną decyzję może podjąć sąd pracy, jeśli strony nie mogą osiągnąć porozumienia w sprawie wykreślenia informacji o upomnieniu.

Kiedy następuje wymazanie upomnienia w przypadku nienagannej pracy osoby zatrudnionej, która otrzymała wcześniej upomnienie?

W ogólnym ujęciu, jeśli pracownik po takim incydencie zaprezentuje obraz nienagannej pracy osoby zatrudnionej przez określony czas i nie powtórzy niedopełnienie obowiązków, pracodawca może z własnej inicjatywy bądź na wniosek pracownika usunąć wzmiankę o karze z akt osobowych pracownika. Zwykle następuje to po upływie pewnego przedziału, kiedy decyzji przełożonego staje się przestarzała i nie oddaje aktualnej postawy.

Taka praktyka zachęca do poprawy, bo pracownik wie, że pisemne upomnienie pracownika nie skazuje go na wieczne piętno. Warunkiem jest jednak brak ponownych wykroczeń i potwierdzenie, że osoba zatrudniona na powrót postępuje zgodnie z obowiązkami pracowniczymi, przestrzega zasad BHP i regulaminu pracy, co buduje zaufanie pracodawcy. W sytuacjach wątpliwych ostateczną decyzję może podjąć sąd pracy, jeśli strony nie mogą osiągnąć porozumienia w sprawie wykreślenia informacji o upomnieniu.

Upomnienie dla pracownika. Podsumowanie

Sam fakt nałożenia kary upomnienia nie oznacza automatycznie, że pracownik nie ma szans na rehabilitację w oczach przełożonego. Jeśli zdoła przekonać swojego pracodawcę, że poprawił postawę i przestrzega zasad BHP, a także że nie powtórzy się żadne naruszenie obowiązków, istnieje opcja, by zapisy o upomnieniu z czasem zniknęły z akt osobowych pracownika. Taka elastyczność pozwala połączyć wyraźny przekaz o konsekwencjach niedbalstwa z możliwością powrotu do codziennej, rzetelnej współpracy w atmosferze wzajemnego zaufania.

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest upomnienie dla pracownika?

To forma kary porządkowej przewidziana w Kodeks pracy, polegająca na oficjalnym zwróceniu uwagi na niewłaściwe zachowanie w miejscu zatrudnienia. Może przybrać postać ustną albo pisemną, a jej zadaniem jest skłonienie do poprawy, zanim dojdzie do surowszych sankcji.

Kiedy stosuje się upomnienie dla pracownika?

W sytuacjach, gdy pracownik dopuścił się uchybień, takich jak: nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, spożywanie alkoholu w pracy czy niewywiązywanie się z przyjętego sposobu potwierdzania obecności, a pracodawca uznaje, że stopień winy nie wymaga bardziej drastycznych konsekwencji.

Kiedy upomnienie pracownika wygasa?

Zwykle po pewnym okresie rzetelnego wykonywania obowiązków, jeśli osoby zatrudnionej nie cechuje dalsze naruszenie obowiązków służbowych. Wówczas pracodawca może zdecydować o usunięciu informacji z akt osobowych, dając pracownikowi czystą kartę i pokazując, że dobra postawa eliminuje skutki wcześniejszego błędu.