Usługa hotelowa a VAT

Usługi hotelowe są często wykorzystywane przez przedsiębiorców w związku z delegacjami, szkoleniami, konferencjami czy działaniami terenowymi. Z punktu widzenia podatku VAT oraz podatku dochodowego pojawia się wiele wątpliwości: czy faktura za hotel może być kosztem firmy, kiedy można odliczyć VAT naliczony, a także w jakich przypadkach dopuszczalne jest refakturowanie lub zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Warto przeanalizować przepisy ustawy o VAT, interpretacje podatkowe oraz orzecznictwo, by uniknąć nieprawidłowości w rozliczeniach.

Kiedy faktura za hotel może stanowić koszt w prowadzonej działalności gospodarczej?

Dla celów podatku dochodowego (PIT lub CIT) wydatek poniesiony na usługę hotelową może stanowić koszt uzyskania przychodu, jeśli spełnione zostaną trzy warunki:

1. wydatek jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą,

2. ma na celu uzyskanie przychodu lub zabezpieczenie źródła przychodów,

3. jest odpowiednio udokumentowany – najczęściej przez otrzymaną fakturę za hotel.

Jeśli wszystkie te warunki są spełnione, dany wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, co pozwala obniżyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. W praktyce przedsiębiorcy nabywają usługi hotelowe w związku z wyjazdami służbowymi, szkoleniami lub spotkaniami z klientami. W takich przypadkach faktura hotelowa może zostać zaksięgowana w kolumnie „Pozostałe wydatki” księgi przychodów i rozchodów.

Jednak nawet gdy wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, przedsiębiorca nie zawsze ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tej faktury. Ograniczenie to wynika wprost z przepisów ustawy o VAT, które precyzyjnie określają kiedy można, a kiedy nie można odliczyć VAT od usług hotelowych.

Przepisy ograniczające odliczenie VAT – art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatnik nie może obniżyć kwoty podatku należnego ani otrzymać zwrotu różnicy podatku należnego, jeśli nabywa usługi hotelowe lub gastronomiczne. Oznacza to, że nawet jeśli faktura hotelowa zawiera VAT, przedsiębiorca nie ma prawa odliczyć VAT z takiego dokumentu.

Istnieją jednak wyjątki od tej zasady.

Pierwszy dotyczy sytuacji, w której podatnik nabywa usługi noclegowe w celu ich odsprzedaży – czyli dokonuje refakturowania. Na podstawie art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, podatnik działający we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, uznawany jest za świadczącego usługę. W takiej sytuacji może istnieć prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury pierwotnej.

Drugi wyjątek występuje, gdy usługa hotelowa jest częścią usługi kompleksowej, a więc świadczenia, w którym głównym elementem jest inna usługa, np. szkoleniowa lub konferencyjna. W takim przypadku usługi noclegowe i gastronomiczne mają charakter pomocniczy, a przedsiębiorca może mieć możliwość odliczenia VAT od całości świadczenia.

Przykładem może być organizacja szkolenia z zakwaterowaniem i wyżywieniem, rozliczana jako jedna usługa kompleksowa. Wówczas usługi noclegowe i gastronomiczne stanowią element pomocniczy i podlegają odliczeniu w ramach całej faktury, jeśli główna usługa jest opodatkowana VAT.

Trzeba jednak pamiętać, że organy podatkowe każdorazowo badają, czy zakup rzeczywiście ma charakter pomocniczy, czy też stanowi samodzielne świadczenie.

Ponadto wyjątek dotyczący prawa do odliczenia VAT nie obejmuje usług gastronomicznych, chyba że dotyczą one nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. W takiej sytuacji przedsiębiorca może odliczyć VAT od gotowych posiłków.

Co do zasady jednak VAT od usług noclegowych i gastronomicznych nie podlega odliczeniu, jeśli zakup jest dokonany na potrzeby własnej działalności przedsiębiorcy lub jego pracowników.

Refakturowanie usług noclegowych – kiedy można odliczyć VAT?

Refakturowanie polega na tym, że przedsiębiorca nabywa usługę noclegową, a następnie odsprzedaje ją (refakturuje) innemu podmiotowi. Działa wtedy we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, co zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT oznacza, że sam świadczy tę usługę.

Jeśli podatnik nabywa usługi noclegowe w celu ich odsprzedaży, może odliczyć podatek VAT naliczony, a następnie wykazać podatek należny w wystawionej refakturze. Warunkiem jest jednak to, by usługa nie była wykorzystywana przez podatnika, lecz faktycznie przenoszona na inny podmiot.

Należy pamiętać, że organy podatkowe podchodzą do refakturowania bardzo ostrożnie. Wymagają, by z dokumentacji jasno wynikało, że usługa została nabyta w celu dalszej odsprzedaży, a nie na potrzeby własne podatnika.

Usługa kompleksowa – rozliczenie mieszane i elementy pomocnicze

W wielu przypadkach przedsiębiorcy zamawiają usługi szkoleniowe, konferencyjne lub eventowe, które obejmują zakwaterowanie, wyżywienie i obsługę techniczną. Tego typu pakiety uznaje się za usługi kompleksowe, w których niektóre elementy – np. usługi hotelowe i gastronomiczne – mają charakter pomocniczy.

Jeżeli główną usługą jest np. szkolenie, a pozostałe elementy stanowią jedynie środki do jego realizacji, przedsiębiorca ma prawo odliczyć VAT od całości faktury. Wówczas świadczenia pomocnicze podlegają takim samym zasadom opodatkowania jak usługa główna.

Jednak gdy część noclegowa lub gastronomiczna dominuje, a pozostałe elementy mają charakter uzupełniający, organy podatkowe mogą uznać, że nie jest to usługa kompleksowa, lecz odrębne świadczenia. Wtedy prawo do odliczenia podatku może zostać zakwestionowane.

Przykładowo: przedsiębiorca zamawia usługę szkoleniową z zakwaterowaniem i wyżywieniem. Jeśli faktura obejmuje jedną pozycję – „organizacja szkolenia” – to uznaje się ją za usługę kompleksową, a odliczenie podatku VAT może objąć całość. Natomiast gdy faktura zawiera oddzielne pozycje za noclegi i wyżywienie, odliczenie podatku od tych elementów nie będzie możliwe.

Zakup usług hotelowych za granicą – miejsce świadczenia i rozliczenia

W przypadku usług noclegowych nabywanych za granicą zastosowanie ma art. 28e ustawy o VAT, zgodnie z którym miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami, w tym usług zakwaterowania, jest miejsce położenia nieruchomości. Oznacza to, że zagraniczny hotel rozlicza podatek według stawek kraju, w którym się znajduje.

W konsekwencji polski podatnik VAT nie rozlicza takiej faktury jako importu usług i nie stosuje mechanizmu odwrotnego obciążenia. Wydatki poniesione za granicą można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w kwocie brutto, jeśli są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz celem osiągnięcia przychodów.

Jeżeli faktura zawiera zagraniczny VAT, nie można go odliczyć w Polsce. Istnieje natomiast możliwość ubiegania się o jego zwrot w trybie VAT-REF, o ile kraj, w którym poniesiono wydatek, przewiduje taką procedurę.

Księgowanie faktury za usługi hotelowe i rozliczenia VAT

Otrzymując fakturę za usługi hotelowe, przedsiębiorca powinien:

• ująć ją w księdze przychodów i rozchodów w kwocie brutto,

• zaksięgować ją w kolumnie „Pozostałe wydatki”,

• nie ujmować podatku VAT w rejestrze zakupów, ponieważ nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego,

• pamiętać, że usługi zakwaterowania są objęte stawką VAT odpowiednią – w Polsce wynosi ona 8%.

Jeżeli usługa jest częścią usługi kompleksowej, konieczne może być ustalenie, jaka część kosztu dotyczy elementów pomocniczych i jaką stawkę świadczenia głównego należy zastosować. W praktyce wymaga to analizy, by uniknąć błędów w ewidencji VAT.

Przykłady praktyczne

Przykład 1: Firma wysyła pracownika na konferencję. Otrzymana faktura za hotel opiewa na 1 230 zł (w tym VAT 8%). Firma księguje wydatek w kwocie brutto, ale nie ma prawa do odliczenia podatku VAT.

Przykład 2: Przedsiębiorstwo zamawia szkolenie z zakwaterowaniem i wyżywieniem. Wystawca wystawia jedną fakturę za całość. Ponieważ jest to usługa kompleksowa, przedsiębiorca może odliczyć VAT od całej kwoty.

Przykład 3: Firma nabywa usługę noclegową, którą następnie refakturuje klientowi. W takiej sytuacji może odliczyć podatek VAT naliczony, ponieważ usługa była nabyta w celu jej odsprzedaży.

Podsumowanie

• W większości przypadków przedsiębiorca nie może odliczyć podatku VAT z faktury za hotel.

• Wydatek ten może jednak stanowić koszt uzyskania przychodów, jeśli pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i służy zabezpieczeniu źródła przychodów.

• Prawo do odliczenia VAT istnieje jedynie w dwóch przypadkach: przy refakturowaniu usług noclegowych oraz w ramach usługi kompleksowej, w której element hotelowy ma charakter pomocniczy.

• Przy zakupie zagranicznych usług hotelowych miejscem świadczenia jest miejsce położenia nieruchomości, więc w Polsce nie powstaje obowiązek rozliczenia VAT.

• Faktury za hotel najlepiej księgować w kwocie brutto, bez ujmowania podatku naliczonego w ewidencji VAT.

Świadome podejście do rozliczania usług hotelowych pozwala uniknąć sporów z organami podatkowymi i zapewnić prawidłowe rozliczenie kosztów w firmie.