VAT OSS – jak rozliczać podatek VAT w procedurze unijnej OSS?

Sprzedajesz towary lub usługi konsumentom z innych krajów UE? Zamiast rejestrować się do VAT w każdym państwie, możesz skorzystać z uproszczonej procedury VAT OSS. Dzięki niej wystarczy jedna deklaracja, jeden przelew i jeden urząd skarbowy – bez względu na to, ile państw członkowskich obejmuje Twoja sprzedaż. Sprawdź, czym dokładnie jest VAT OSS i jak rozliczać podatek w tym systemie w 2025 roku.

Najważniejsze informacje:

• VAT OSS to procedura pozwalająca na uproszczone rozliczanie podatku VAT w transgranicznej sprzedaży towarów i usług w UE.
• Zamiast rejestrować się w każdym kraju nabywcy, podatnik rozlicza cały VAT w kraju identyfikacji – np. w Polsce.
• VAT OSS obejmuje sprzedaż na rzecz konsumentów w innych krajach UE, m.in. w ramach e-commerce i usług cyfrowych.
• Deklaracje VAT OSS składa się kwartalnie przez system e-Deklaracje, a zapłaty dokonuje na konto Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
• Podatnik nie odlicza VAT w procedurze OSS – wszystkie kwoty są przekazywane do państw konsumpcji.
• Po przekroczeniu limitu sprzedaży 10 000 euro do innych krajów UE, stosowanie VAT OSS jest obowiązkowe.
• VAT OSS nie dotyczy przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT – konieczna jest rejestracja jako podatnik VAT czynny.
• Rejestracja do OSS odbywa się poprzez formularz VIU-R na platformie ePUAP.
• VAT OSS dotyczy zarówno sprzedaży towarów, jak i usług elektronicznych, telekomunikacyjnych i nadawczych.
• System VAT OSS obejmuje procedurę unijną (dla firm z UE) i nieunijną (dla firm spoza UE świadczących usługi w UE).

Czym jest VAT OSS i dlaczego warto z niego korzystać?

VAT OSS (One Stop Shop) to unijna procedura uproszczona, która pozwala na rozliczanie podatku VAT należnego z tytułu transgranicznej sprzedaży towarów i usług konsumentom (B2C) w krajach UE, bez konieczności rejestracji do VAT w każdym z tych państw. Sprzedawca składa jedną deklarację VAT OSS (formularz VIU-DO) raz na kwartał w urzędzie skarbowym swojego kraju identyfikacji (w Polsce: II Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście), a urząd ten przekazuje środki do odpowiednich państw członkowskich. Procedura VAT OSS upraszcza obowiązki i znosi potrzebę składania wielu deklaracji VAT w różnych językach i systemach krajowych.

Kto może korzystać z procedury unijnej VAT OSS?

Z procedury VAT OSS mogą skorzystać podatnicy VAT z siedzibą działalności gospodarczej w Unii Europejskiej, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary konsumentom (osobom prywatnym) z innych krajów członkowskich UE. Warunkiem jest przekroczenie limitu sprzedaży na rzecz konsumentów z zagranicy – wynosi on 10 000 euro rocznie (lub równowartość tej kwoty w złotówkach). Po jego przekroczeniu sprzedaż podlega opodatkowaniu VAT w kraju nabywcy, a procedura OSS umożliwia rozliczenie tych zobowiązań w jednym miejscu, bez konieczności rejestracji VAT w każdym państwie UE. Z rozwiązania mogą skorzystać również podatnicy zwolnieni z VAT w Polsce, o ile dokonują sprzedaży wysyłkowej lub świadczą usługi elektroniczne, telekomunikacyjne lub nadawcze na rzecz konsumentów w UE.

Jak działa rozliczenie VAT OSS w praktyce?

W ramach procedury unijnej VAT OSS podatnik składa kwartalne deklaracje VAT obejmujące wszystkie transakcje na rzecz konsumentów w krajach UE, w których nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Deklaracje VAT OSS składa się wyłącznie drogą elektroniczną, za pośrednictwem systemu e-Deklaracje – do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Następnie zapłata podatku VAT przekazywana jest przez polski urząd do odpowiednich państw członkowskich. Dzięki temu podatnik nie musi rejestrować się w każdym kraju UE oddzielnie, a rozliczenie podatku VAT należnego odbywa się centralnie, w ramach jednego systemu.

Limity sprzedaży i obowiązek rejestracji w VAT OSS

Aby skorzystać z procedury VAT OSS, trzeba przekroczyć próg 10 000 euro rocznej sprzedaży na rzecz konsumentów z innych krajów Unii Europejskiej. Limit ten obejmuje łączną wartość sprzedaży wysyłkowej towarów oraz świadczenia usług elektronicznych, telekomunikacyjnych i nadawczych na rzecz osób prywatnych w UE. Po przekroczeniu progu podatnik traci prawo do rozliczania transakcji w Polsce i musi zarejestrować się w systemie VAT OSS lub rozliczać się według zasad obowiązujących w krajach konsumpcji. W przypadku nieprzekroczenia limitu można nadal korzystać ze zwolnienia podmiotowego lub opodatkowania według polskich stawek VAT.

Chcesz wystartować ze sprzedażą stacjonarnie? Sprawdź, jak otrzymać terminal płatniczy za darmo!

Rejestracja do procedury unijnej VAT OSS

Aby skorzystać z uproszczonej procedury rozliczeń VAT w ramach systemu VAT OSS, przedsiębiorca musi zarejestrować się w kraju identyfikacji – w Polsce jest to Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Rejestracji dokonuje się wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu e-Deklaracje. W formularzu VAT VIU-R należy wskazać dane identyfikacyjne firmy, kraj identyfikacji UE, rodzaj świadczonych usług lub sprzedawanych towarów oraz państwa członkowskie konsumpcji. Po pozytywnej rejestracji podatnik otrzymuje numer VAT OSS, który obowiązuje we wszystkich krajach UE w ramach procedury unijnej.

Składanie deklaracji VAT OSS

Deklaracje VAT OSS składa się kwartalnie – do końca miesiąca następującego po każdym kwartale. Przedsiębiorca wypełnia formularz VAT VIU-D, w którym rozlicza łączną sprzedaż w ramach procedury unijnej do poszczególnych krajów UE. Deklaracja zawiera m.in. kwoty sprzedaży, stawki VAT obowiązujące w danym kraju, obliczoną wysokość podatku oraz informację o kraju odbiorcy. Formularz przesyła się wyłącznie elektronicznie przez system e-Deklaracje, a zapłatę podatku VAT OSS przekazuje się na dedykowany rachunek Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Rozliczanie VAT OSS i płatność podatku

Po złożeniu deklaracji VAT OSS przedsiębiorca zobowiązany jest do zapłaty podatku do ostatniego dnia miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym. Wpłaty dokonuje się na konto Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, który przekazuje środki do odpowiednich krajów UE. W tytule przelewu należy podać numer VAT OSS i okres rozliczeniowy. W przypadku błędów lub opóźnień mogą zostać naliczone odsetki za zwłokę.

Podsumowanie

VAT OSS (One Stop Shop) to uproszczona procedura rozliczania podatku VAT od sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Zamiast rejestrować się w każdym państwie członkowskim, podatnik może rozliczać cały VAT w jednym kraju identyfikacji. System VAT OSS upraszcza deklaracje, zmniejsza obowiązki administracyjne i jest szczególnie przydatny w handlu transgranicznym oraz e-commerce. Dla wielu firm to nie tylko wygoda, ale i konieczność – po przekroczeniu limitu sprzedaży do innych krajów UE, stosowanie VAT OSS staje się obowiązkowe.