Whistleblowing – co to jest?

Pojęcie whistleblowing odnosi się zarówno do procesu zgłaszania nieprawidłowości, naruszeń prawa lub nadużyć w miejscu pracy, jak i mechanizmów mających na celu ochronę osób zgłaszających te naruszenia, czyli tzw. sygnalistów. Czym dokładnie jest whistleblowing i jakie regulacje obowiązują w Polsce? Kim są sygnaliści i jak chroni ich prawo?

Spis treści:

1. Czym jest whistleblowing?
2. Whistleblowing – podstawa prawna i ochrona sygnalistów
3. Ochrona sygnalistów w Polsce
4. Dlaczego whistleblowing jest ważny?

Czym jest whistleblowing?

Whistleblowing polega na zgłaszaniu niewłaściwych działań, nadużyć lub naruszeń prawa w ramach danej organizacji, w sektorze publicznym lub prywatnym, które mogą mieć negatywny wpływ na organizację, społeczeństwo lub jednostki. Sygnalista, czyli osoba zgłaszająca takie naruszenia, odgrywa ważną rolę w ujawnianiu niewłaściwych działań, pomagając w eliminacji ryzyka nadużyć oraz zwiększaniu przejrzystości organizacji.

Sygnaliści najczęściej ujawniają działania niezgodne z przepisami, takie jak: korupcja, malwersacje finansowe, naruszenia prawa pracy, zanieczyszczenie środowiska.

Podstawowe elementy whistleblowingu to:

• Zgłaszanie naruszeń – informowanie o działaniach, które łamią prawo lub stanowią zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego, pracowników lub środowiska.
• Ochrona sygnalistów – zabezpieczenie osób zgłaszających przed działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienia, mobbing, czy inne formy represji.
• Działania następcze – podjęcie kroków w celu wyjaśnienia i naprawienia ujawnionych nieprawidłowości.

W Unii Europejskiej, w tym również w Polsce, whistleblowing zyskuje na znaczeniu, a nowe regulacje, takie jak dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej oraz ustawa O ochronie sygnalistów z 14 czerwca, wprowadzają obowiązek ochrony sygnalistów w organizacjach i nakaz podejmowania działań następczych adekwatnych do zgłoszonego naruszenia.

Poznaj program „Polska bezgotówkowa” Terminal płatniczy za 0 zł już na Ciebie czeka!

Whistleblowing wewnętrzny i zewnętrzny.

W przypadku wewnętrznego sygnalista zgłasza naruszenia wewnątrz organizacji, np. do bezpośredniego przełożonego, działu compliance lub specjalnie powołanej komisji. Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych pomaga firmie rozwiązać problem, zanim stanie się publiczny.

Natomiast w whistleblowingu zewnętrznym sygnalista kieruje zgłoszenie do organów zewnętrznych, takich jak instytucje państwowe, organizacje pozarządowe lub media. Zewnętrzne zgłoszenie następuje zazwyczaj w przypadku braku odpowiedzi lub działań w samej organizacji, lub gdy naruszenie dotyczy poważnych kwestii o charakterze publicznym.

Whistleblowing w sektorze prywatnym i publicznym

Whistleblowing jest szeroko stosowany w różnych sektorach gospodarki, a w niektórych przypadkach zgłoszenia sygnalistów mają ogromny wpływ na zmiany prawne lub społeczne.

W sektorze prywatnym whistleblowing pomaga w wykrywaniu naruszeń takich jak oszustwa księgowe, naruszenia przepisów antymonopolowych, czy nieetyczne praktyki sprzedażowe. Firmy, które wdrażają wewnętrzne systemy zgłaszania nieprawidłowości, mogą szybciej reagować na potencjalne zagrożenia i uniknąć skandali, które mogłyby negatywnie wpłynąć na ich reputację.

W sektorze publicznym whistleblowing może być związany z ujawnianiem nieprawidłowości w administracji państwowej, korupcji w organach rządowych lub nadużyciami finansowymi w organizacjach publicznych. Sygnaliści w tym sektorze często muszą mierzyć się z poważnymi konsekwencjami, dlatego ochrona ich interesów jest szczególnie istotna.

Whistleblowing – podstawa prawna i ochrona sygnalistów

W 2019 roku Unia Europejska przyjęła dyrektywę parlamentu europejskiego i rady w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Ta dyrektywa ma na celu wzmocnienie ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości w sektorze publicznym i prywatnym w państwach członkowskich, wprowadzając ogólne standardy i zasady postępowania.

Najważniejsze postanowienia dyrektywy dotyczą takich kwestii jak:

• Ochrona sygnalistów – osoby zgłaszające naruszenia prawa unii są objęte szczególną ochroną przed działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie, degradacja czy szykany.
• Procedury zgłoszeń wewnętrznych – organizacje zatrudniające powyżej 50 pracowników są zobowiązane do wprowadzenia kanałów zgłoszeniowych, które zapewniają bezpieczeństwo i poufność.
• Działania następcze – po przyjęciu zgłoszenia organizacja ma obowiązek podjęcia odpowiednich kroków, takich jak przeprowadzenie postępowań wyjaśniających lub przeglądu dokumentacji.

Dyrektywa UE z 2019 roku ustanawia kompleksowe ramy prawne dla ochrony sygnalistów, wprowadzając jednolite standardy zgłaszania nieprawidłowości w państwach członkowskich. Wdrożenie tych przepisów jest niezbędne dla budowania kultury organizacyjnej opartej na transparentności i odpowiedzialności.

Ochrona sygnalistów w Polsce

W Polsce ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września 2024 roku. Nowe prawo ustanawia, że pracodawcy zatrudniający powyżej 50 pracowników muszą stworzyć wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń, które mają być łatwo dostępne, anonimowe oraz chroniące zgłaszających przed działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia czy inne formy represji.

W przypadku, gdy pracodawca nie zapewni takich procedur, sygnaliści mają możliwość zgłoszenia naruszeń bezpośrednio do zewnętrznych organów nadzoru, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich czy organy państwowe odpowiedzialne za poszczególne obszary, np. Inspekcja Pracy czy organy ścigania. Ustawa przewiduje także obowiązek podjęcia działań następczych przez organy przyjmujące zgłoszenia, a także zapewnienie ochrony danych osobowych sygnalistów.

Dokładne postanowienia ustawy O ochronie sygnalistów

Ustawa o ochronie sygnalistów w Polsce wprowadza konkretne rozwiązania, które mają zapewnić bezpieczeństwo osobom zgłaszającym naruszenia prawa w środowisku zawodowym. Przyjęta 14 czerwca 2024 roku, ustawa ta implementuje Dyrektywę UE 2019/1937, co oznacza, że Polska musi teraz stosować się do unijnych standardów ochrony sygnalistów.

Główne założenia ustawy obejmują konieczność stworzenia przez pracodawców odpowiednich procedur zgłaszania naruszeń wewnątrz organizacji oraz zapewnienia środków ochronnych dla sygnalistów. Pracodawcy mają obowiązek przyjmować zgłoszenia, które dotyczą nie tylko niezgodności z przepisami, ale także prób obejścia prawa. Wśród obszarów objętych ochroną znajdują się m.in. korupcja, zamówienia publiczne, bezpieczeństwo produktów, ochrona środowiska i zdrowie publiczne.

Sygnalista, w myśl nowej ustawy, to każda osoba, która zgłasza naruszenia prawa uzyskane w kontekście zawodowym, w tym pracownicy, przedsiębiorcy, wspólnicy, a także stażyści i wolontariusze. Istotne jest również, że zgłoszenia mogą być dokonywane zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie, np. do Rzecznika Praw Obywatelskich. W przypadku braku odpowiednich procedur wewnętrznych lub zaufania do nich sygnalista może skierować zgłoszenie do właściwych organów zewnętrznych.

Ponadto ustawa przewiduje surowe kary za naruszenie praw sygnalistów, w tym za ujawnienie ich tożsamości lub niewdrożenie odpowiednich procedur zgłoszeniowych. Kary te mogą obejmować grzywny lub pozbawienie wolności do roku za ujawnienie tożsamości sygnalisty, a nawet do dwóch lat w przypadku fałszywych zgłoszeń z zamiarem wprowadzenia w błąd​

Dzięki tej ustawie Polska dołącza do krajów, które kompleksowo chronią sygnalistów, przyczyniając się do większej przejrzystości i bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Dlaczego whistleblowing jest ważny?

Whistleblowing odgrywa niebagatelną rolę w utrzymaniu etycznych standardów i zgodności z prawem w organizacjach. Dzięki sprawnemu systemowi zgłaszania nieprawidłowości możliwe jest:

• Zapobieganie nadużyciom – zgłaszanie naruszeń pomaga w wykrywaniu działań nielegalnych lub nieetycznych na wczesnym etapie, co pozwala na podjęcie odpowiednich kroków i uniknięcie dalszych strat finansowych czy wizerunkowych. Whistleblowing skutecznie przeciwdziała ryzykiem nadużyć w organizacjach, zwłaszcza w przypadku takich kwestii jak korupcja, oszustwa finansowe czy naruszenia praw pracowniczych.
• Ochrona interesów sygnalistów – systemy ochrony sygnalistów mają na celu zapewnienie, że osoby zgłaszające naruszenia nie będą narażone na represje. Ochrona osób zgłaszających naruszenia to gwarancja, że sygnaliści nie zostaną ukarani za swoje działania, co zachęca więcej osób do informowania o nieprawidłowościach.
• Promowanie przejrzystości i etyki – wprowadzenie efektywnych procedur whistleblowing sprzyja budowaniu kultury organizacyjnej opartej na etyce i przejrzystości. Zgłaszanie nieprawidłowości zwiększa zaufanie do firmy zarówno wśród pracowników, jak i klientów, co może mieć pozytywny wpływ na reputację organizacji.

Organizacje posiadające skuteczne systemy whistleblowingu są w stanie szybciej wykrywać i reagować na nieprawidłowości, co przekłada się na mniejsze straty finansowe i lepszą ochronę reputacji. Dodatkowo, kultura organizacyjna wspierająca zgłaszanie nieprawidłowości przyczynia się do budowania bardziej etycznego i transparentnego środowiska pracy.

Whistleblowing – podsumowanie

Whistleblowing jest niezbędny do budowania przejrzystych, etycznych i odpowiedzialnych organizacji. Dzięki zgłaszaniu nieprawidłowości możliwe jest eliminowanie ryzyk i nadużyć, co wpływa na wzrost zaufania do firmy i jej wizerunku. Wprowadzenie skutecznych systemów whistleblowing oraz zapewnienie ochrony sygnalistom to obowiązek każdej organizacji, który przyczynia się do zwiększenia efektywności działań oraz eliminowania nieprawidłowości.