ZFŚS 2025, czyli Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – czym jest i kto może z niego skorzystać?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to narzędzie, które – choć często kojarzone z dużymi firmami – może dotyczyć również mikroprzedsiębiorców. W 2025 r. obowiązują konkretne zasady, które określają, kto ma obowiązek tworzenia funduszu, jak wylicza się odpisy oraz w jaki sposób można z nich korzystać. Poniżej znajdują się najważniejsze informacje, przydatne zwłaszcza osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą lub zatrudniającym niewielki zespół.

Kto musi utworzyć ZFŚS w 2025 r.?

ZFŚS w 2025 r. jest obowiązkowy dla pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych. Pozostali pracodawcy, w tym mikroprzedsiębiorcy, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników (po przeliczeniu na pełne etaty), mogą zrezygnować z tworzenia funduszu – ale wymaga to pisemnych uzgodnień z działającą zakładową organizacją związkową, jeśli taka istnieje. W przypadku firm, w których nie działa zakładowa organizacja związkowa, decyzję podejmuje pracodawca, ale nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z przedstawicielem załogi.

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się utworzyć ZFŚS, obowiązują go wszystkie zasady wynikające z ustawy o ZFŚS oraz rozporządzeń dotyczących przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Jak oblicza się wysokość odpisu na ZFŚS?

Wysokość odpisu na ZFŚS ustala się dla każdego roku kalendarzowego indywidualnie. Obecną podstawą wyliczenia odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 r. W sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego stosowne informacje publikuje GUS. W tym roku odpis podstawowy na pojedynczego pracownika wynosi 2723,40 zł.

Dla jednego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, wysokość odpisu podstawowego stanowi określony procent przeciętnego wynagrodzenia. Odpisu na ZFŚS dokonuje się również dla pracownika młodocianego (na podstawie wyliczeń zależnych od etapu nauki) oraz dla pracownika zatrudnionego w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Dodatkowe obowiązki mogą pojawić się, jeśli pracodawcy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy – wówczas możliwe jest zwiększenie odpisu lub przeznaczenie środków z funduszu na wspieranie takich form opieki.

Co uwzględnia się przy wyliczaniu odpisu?

Wyliczenia odpisu podstawowego dokonuje się, biorąc pod uwagę przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku, po przeliczeniu na pełne etaty. Znaczenie ma też status pracownika: inne zasady dotyczą osoby pracującej w pełnym wymiarze, inne – pracownika młodocianego lub zatrudnionego w szczególnych warunkach.

Dla przypomnienia – przeciętne wynagrodzenie miesięczne wykorzystywane przy obliczeniach odpisów obejmuje składniki w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach społecznych, w tym składki na ubezpieczenia emerytalne.

Jakie świadczenia można finansować z ZFŚS?

ZFŚS nie jest funduszem do dowolnego wykorzystania. Środki mogą być przeznaczone wyłącznie na cele socjalne – zgodnie z postanowieniami regulaminu wynagradzania. Najczęściej są to:

• dopłaty do wypoczynku pracowników i ich dzieci,
• zapomogi losowe,
• świadczenia świąteczne,
• dofinansowanie do działalności kulturalnej i sportowej.

Fundusz nie może być traktowany jako dodatek do pensji. Przeznaczenie całości zgromadzonych środków wymaga zgodności z regulaminem i przepisami ustawowymi. Co istotne, warunkiem przeznaczenia całości środków jest ich wcześniejsze zaksięgowanie jako równowartość dokonanych odpisów na każdego zatrudnionego.

Przedsiębiorca a ZFŚS – kiedy warto?

Dla osoby prowadzącej mikroprzedsiębiorstwo, stworzenie ZFŚS może być rozważane jako element zwiększania atrakcyjności zatrudnienia. To również sposób na formalne wsparcie socjalne dla zespołu, co może wpłynąć na retencję pracowników i wizerunek firmy. W przypadku decyzji o wdrożeniu funduszu, przedsiębiorca zyskuje także prawo do odliczenia ponoszonych kosztów jako kosztów uzyskania przychodu – o ile oczywiście środki są przeznaczone zgodnie z przeznaczeniem funduszu.

Nowe technologie a dostęp do świadczeń – rola terminali płatniczych

Współczesna obsługa świadczeń socjalnych coraz częściej wymaga narzędzi ułatwiających dostęp i rozliczenia. Terminal płatniczy, w tym terminal w telefonie, może być wykorzystywany do udostępniania dofinansowań np. w postaci kart przedpłaconych lub bonów elektronicznych. Programy takie jak Polska Bezgotówkowa oferują możliwość wyposażenia firmy w bezpłatne urządzenia, co ułatwia rozliczenia także w kontekście świadczeń pozapłacowych.

Dla mikroprzedsiębiorcy jest to dodatkowy atut – przy niskim nakładzie można wprowadzić rozwiązania nowoczesne, korzystne dla obu stron: pracownika i pracodawcy.

Najważniejsze informacje

• ZFŚS w 2025 r. jest obowiązkowy dla jednostek budżetowych i samorządowych, a dla pozostałych – dobrowolny.
• Podstawą wyliczenia odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 r.
• Wysokość odpisu podstawowego zależy od typu zatrudnienia oraz przeliczenia na pełne etaty.
• Mikroprzedsiębiorcy mogą zrezygnować z funduszu po uzgodnieniach z załogą lub związkiem.
• Środki ZFŚS mogą być przeznaczone tylko na cele socjalne – zgodnie z ustawą o ZFŚS i postanowieniami regulaminu wynagradzania.
• Terminal płatniczy (w tym terminal w telefonie) może wspierać rozliczanie świadczeń, szczególnie w ramach programów typu Polska Bezgotówkowa.

Jeśli zatrudniasz choćby kilku pracowników i chcesz oferować im dodatkowe świadczenia socjalne – ZFŚS może być dla Ciebie przydatnym narzędziem. Ostateczna decyzja powinna uwzględniać zarówno koszty, jak i oczekiwania pracowników oraz strategię rozwoju Twojej działalności.