Przepisy dotyczące pracy zdalnej w 2024 roku – co zmieni się w Kodeksie Pracy?

W 2024 roku Kodeks Pracy został wzbogacony o istotne zmiany dotyczące pracy zdalnej, które są odpowiedzią na dynamiczny rozwój tej formy zatrudnienia. Pandemia COVID-19 wymusiła masowe przejście na pracę zdalną, co z kolei ujawniło potrzebę uregulowania tej formy zatrudnienia. Ustawodawcy zdecydowali się na wdrożenie nowych przepisów, które mają zapewnić jasne zasady zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Nowelizacja ma na celu wprowadzenie równowagi między potrzebami biznesu a ochroną praw pracowników. 

Prawo do pracy zdalnej – kiedy przysługuje? 

Jedną z podstawowych zmian jest wprowadzenie szczególnych przypadków, w których pracownik będzie miał prawo do pracy zdalnej. Pracodawca będzie zobowiązany umożliwić pracę zdalną w sytuacjach, gdy: 

• pracownik sprawuje opiekę nad dzieckiem do 4 roku życia bądź dzieckiem z niepełnosprawnością, 

• pracownik jest w ciąży albo znajduje się w stanie zdrowia wymagającym pracy zdalnej, co musi być poparte zaświadczeniem lekarskim, 

• pracownik opiekuje się członkiem rodziny wymagającym wsparcia, niezależnie od wieku. 

W tych przypadkach pracodawca nie będzie mógł odmówić wniosku o pracę zdalną, o ile wykonywanie obowiązków służbowych w takim trybie będzie możliwe ze względu na charakter pracy. 

Organizacja pracy zdalnej – obowiązki pracodawcy 

Nowe przepisy precyzują, jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy w przypadku zdalnej organizacji pracy.  

Pracodawca w 2024 roku musi: 

• zapewnić pracownikowi niezbędne narzędzia do wykonywania pracy zdalnej, w tym sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie, 

• pokryć koszty związane z eksploatacją tych narzędzi, a także innych kosztów wynikających z pracy zdalnej takich, jak zużycie energii elektrycznej, internetu i innych mediów, 

• zabezpieczyć dane osobowe i firmowe przed wyciekiem lub nadużyciem w związku z pracą na odległość. 

Pracodawcy będą mieli również możliwość ustalenia, że pracownik korzysta z własnego sprzętu do pracy zdalnej, jednak w takim przypadku pracodawca musi zapewnić odpowiednie rekompensaty finansowe za korzystanie z prywatnych zasobów. 

Zasady kontroli pracy zdalnej 

Istotnym elementem nowych przepisów będzie uregulowanie zasad kontroli pracy wykonywanej na odległość. Pracodawcy mogą przeprowadzać kontrolę pracy zdalnej, jednak w sposób nienaruszający prywatności pracownika. Kontrola będzie mogła dotyczyć zarówno jakości wykonywanej pracy, jak i przestrzegania przepisów BHP. Pracodawcy już teraz są zobowiązani do opracowania procedur kontrolnych, które nie zakłócą prywatnej sfery życia pracownika. 

Kontrola pracy zdalnej będzie obejmować: 

• kontrolę efektywności pracy oraz realizacji zadań służbowych, 

• zapewnienie bezpieczeństwa danych firmowych, z którymi pracownik ma styczność podczas pracy na odległość, 

• nadzór nad warunkami BHP, aby upewnić się, że praca zdalna wykonywana jest w bezpiecznych warunkach. 

Przepisy BHP w pracy zdalnej 

Zgodnie z nowymi regulacjami, pracodawca będzie miał obowiązek zapewnić odpowiednie warunki BHP także w przypadku pracy zdalnej.  

Pracownik będzie musiał potwierdzić, że jego stanowisko pracy spełnia wymogi bezpieczeństwa, w tym: 

• ergonomię stanowiska pracy – biurko, krzesło oraz odpowiednie oświetlenie, 

• brak ryzyka zagrożeń fizycznych – miejsce pracy nie może stwarzać niebezpieczeństwa wypadków. 

Wymóg ten ma na celu minimalizację ryzyka wypadków przy pracy oraz dolegliwości zdrowotnych wynikających z niewłaściwej organizacji stanowiska pracy w domu. Pracodawcy będą również zobowiązani do dostarczania materiałów edukacyjnych oraz organizowania szkoleń z zakresu BHP w trybie pracy zdalnej. 

Elastyczność i kontrola pracownika 

Nowe przepisy wprowadzają również większą elastyczność w organizacji pracy zdalnej. Pracownicy będą mieli prawo do uzgodnienia z pracodawcą formy pracy hybrydowej, łączącej pracę zdalną z pracą w biurze. Przepisy określają, że pracodawca będzie mógł wyznaczać dni, w których pracownik musi być obecny w biurze, a także dni, w których praca będzie mogła być wykonywana zdalnie. 

Ważnym aspektem pozostaje także kwestia ochrony prywatności pracownika. Nowelizacja zakłada, że pracodawcy nie będą mogli ingerować w sferę prywatną pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej. Zakazuje się monitorowania aktywności pracownika poza czasem pracy oraz wykorzystywania technologii do nadmiernej kontroli, co ma zapewnić komfort psychiczny i prywatność zatrudnionego. 

Praca zdalna jako benefit czy norma? 

Zmiany w Kodeksie Pracy mają na celu zdefiniowanie pracy zdalnej jako jednego z bazowych elementów współczesnego rynku pracy. W obliczu rosnącej liczby firm oferujących możliwość pracy zdalnej jako standardu, nowe przepisy mają ułatwić proces organizacyjny i prawny zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. 

Obserwacje wskazują, że wiele firm postrzega pracę zdalną nie tylko jako benefit, ale jako sposób na zwiększenie efektywności oraz obniżenie kosztów operacyjnych. Pracownicy natomiast cenią sobie elastyczność, a także możliwość łączenia pracy zawodowej z życiem prywatnym. Zmiany w Kodeksie Pracy mają za zadanie uregulować te kwestie, by praca zdalna stała się trwałym i legalnym elementem rynku pracy w Polsce. 

Wyzwania i przyszłość pracy zdalnej 

Nowelizacja Kodeksu Pracy dotycząca pracy zdalnej ma na celu dostosowanie polskiego prawa do nowoczesnych standardów pracy, które dynamicznie ewoluują. Przedsiębiorcy zyskają większą przejrzystość i kontrolę, natomiast pracownicy będą chronieni przed nadużyciami, jednocześnie zyskując większą elastyczność. Prymarne wyzwania to: odpowiednie zabezpieczenie danych, zapewnienie właściwych warunków BHP oraz pogodzenie interesów pracodawcy i pracownika. Jak zatem te zmiany wpłyną na przyszłość rynku pracy? Czas pokaże, czy nowelizacja przepisów przyczyni się do poprawy efektywności oraz zadowolenia z pracy na odległość.