Prezenty dla pracowników pod lupą fiskusa. O czym muszą pamiętać pracodawcy?

Wręczanie świątecznych upominków pracownikom to dla wielu firm stały element końcówki roku. Choć gest jest pozytywnie odbierany przez zespoły, z perspektywy pracodawcy wiąże się z szeregiem obowiązków podatkowych i formalnych. Błędy w tym zakresie mogą skutkować dodatkowymi kosztami, a nawet problemami podczas kontroli.

Źródło finansowania decyduje o podatkach

Najważniejszą kwestią jest to, z jakich środków finansowany jest prezent. Upominki pokrywane ze środków obrotowych firmy traktowane są jak przychód pracownika. Oznacza to, że ich wartość należy doliczyć do listy płac, a od całości naliczyć podatek dochodowy oraz składki. W praktyce może to zaskoczyć pracowników, którzy otrzymują prezent, ale jednocześnie zauważają niższą wypłatę „na rękę” w danym miesiącu.

ZFŚS daje ulgę, ale pod warunkiem

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W 2025 roku obowiązuje limit zwolnienia z PIT do 1000 zł, z możliwością czasowego podniesienia tej kwoty do 2000 zł na podstawie przepisów szczególnych.

Warunek jest jednak jeden: prezent musi mieć charakter socjalny. Jego wartość powinna zależeć od sytuacji życiowej i materialnej pracownika. Wręczenie identycznych upominków wszystkim osobom z funduszu socjalnego to częsty błąd, który bywa kwestionowany podczas kontroli.

VAT i darowizny – ukryte ryzyka

Pracodawcy powinni także zwrócić uwagę na przepisy dotyczące VAT. Prezenty o małej wartości są zwolnione z tego podatku tylko do określonych limitów: 100 zł netto rocznie na osobę przy prowadzeniu ewidencji lub 20 zł bez niej. Po ich przekroczeniu konieczne jest naliczenie VAT.

Dodatkowo, w określonych sytuacjach upominek może zostać uznany za darowiznę. Gdy jego wartość przekroczy 5733 zł, po stronie pracownika może pojawić się obowiązek zapłaty podatku od darowizn, a sama darowizna nie będzie kosztem podatkowym firmy.

Dobra intencja to za mało

Świąteczne prezenty mogą skutecznie wzmacniać relacje i motywację w zespole, ale tylko wtedy, gdy są wręczane z pełną świadomością konsekwencji podatkowych. Przemyślany wybór źródła finansowania, znajomość limitów oraz właściwe rozliczenie pozwalają uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracowników.