KSeF bez kar w 2026 roku. Fiskus stawia na okres przejściowy i wsparcie dla firm

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zostało połączone z wyraźnym sygnałem uspokajającym dla przedsiębiorców. Szef Krajowej Administracji Skarbowej zapowiedział, że do końca 2026 roku nie będą nakładane kary ani za brak przystąpienia do KSeF, ani za błędy popełniane przy korzystaniu z systemu.  

Oznacza to, że pierwszy rok funkcjonowania nowych zasad ma charakter adaptacyjny. Administracja skarbowa chce, aby firmy mogły spokojnie zapoznać się z mechanizmem działania systemu i dostosować swoje procesy księgowe. To ważna informacja zwłaszcza dla mniejszych podmiotów, które obawiały się sankcji już na starcie reformy. Fiskus podkreśla, że celem nie jest karanie, lecz wspólne przejście przez proces zmian. 

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla firm? 

Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie etapami, w zależności od skali działalności. Od 1 lutego 2026 roku system obejmie przedsiębiorstwa, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł. Dla pozostałych firm termin startu został wyznaczony na 1 kwietnia 2026 roku.  

Mikroprzedsiębiorcy otrzymają dodatkowe ułatwienie – od kwietnia do grudnia 2026 roku nie będą musieli wystawiać e-faktur, jeśli ich miesięczna sprzedaż nie przekroczy 10 tys. zł brutto. Warto jednak pamiętać, że niezależnie od etapu, wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do odbierania faktur w systemie już od lutego. To oznacza konieczność zapoznania się z KSeF nawet wtedy, gdy obowiązek wystawiania dokumentów pojawi się później. 

Jakie zmiany przyniesie korzystanie z KSeF? 

Po wdrożeniu KSeF przedsiębiorcy nie będą musieli drukować faktur ani ręcznie wprowadzać ich do programów księgowych. Dokumenty wystawione w systemie trafią bezpośrednio do obiegu cyfrowego i zostaną automatycznie zarchiwizowane. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, co znacząco ograniczy problemy z dokumentacją.  

Według administracji skarbowej system ma również zmniejszyć liczbę błędów formalnych, które dotychczas często prowadziły do wezwań i korekt. Przedsiębiorca zyska stały wgląd w wystawione faktury, ich wartości oraz terminy płatności. To ma ułatwić kontrolę finansów i bieżące zarządzanie należnościami. 

Awarie, tryb offline i bezpieczeństwo danych 

Na wypadek problemów technicznych przewidziano rozwiązania awaryjne. W przypadku braku dostępu do internetu lub przerwy w działaniu systemu możliwe będzie wystawienie faktury w trybie offline i dosłanie jej do KSeF w ustawowym terminie. Dodatkowo dostępna będzie opcja generowania dokumentu z kodem QR, potwierdzającym jego wystawienie.  

Administracja zapewnia również o wysokim poziomie bezpieczeństwa danych. Każde działanie urzędnika w systemie ma być rejestrowane, co ogranicza ryzyko nieuprawnionego dostępu. Nad funkcjonowaniem KSeF czuwa Ministerstwo Finansów, które podkreśla, że system był testowany przez wyspecjalizowane instytucje. 

Dodatkowe korzyści i działania informacyjne 

Wraz z wejściem w życie KSeF skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni dla firm korzystających z systemu. Do końca 2026 roku utrzymana zostanie także możliwość wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących.  

Administracja skarbowa zapowiada intensywne działania informacyjne, w tym dni otwarte w urzędach skarbowych oraz wydłużone godziny pracy przed startem obowiązkowego systemu.  

Cała reforma ma przyczynić się do uszczelnienia systemu VAT i zwiększenia dochodów budżetu państwa w dłuższej perspektywie. Dla przedsiębiorców 2026 rok ma być przede wszystkim czasem nauki i dostosowania się do nowych realiów cyfrowej księgowości.