Faktury kosztowe dla oddziałów zagranicznych firm. Luka w rejestrach blokuje automatyzację 

Wystawianie faktur kosztowych na polskie oddziały zagranicznych przedsiębiorstw nastręcza coraz większych trudności. Numer NIP przypisany spółce macierzystej, choć prawidłowy i widoczny na białej liście podatników VAT, nie figuruje w bazie REGON.  

Programy księgowe, które automatycznie pobierają dane kontrahenta z tego rejestru, zgłaszają błąd lub informują, że taki numer nie istnieje. Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur dodatkowo uwypukliło skalę zjawiska. 

Oddział to nie odrębny podmiot 

Zagraniczna firma otwierająca w Polsce oddział nie powołuje nowego podmiotu prawnego. Oddział stanowi jedynie formę prowadzenia działalności tej samej spółki na terytorium innego kraju. Dla celów VAT podatnikiem pozostaje spółka macierzysta, której nadano odrębny polski NIP. Numer ten widnieje w wykazie podatników VAT prowadzonym przez Ministerstwo Finansów, nie trafia jednak do bazy REGON prowadzonej przez GUS, ponieważ spółka zagraniczna nie jest w niej rejestrowana jako samodzielny podmiot. 

Z REGON korzysta większość systemów księgowych do walidacji i automatycznego uzupełniania danych kontrahenta. Gdy po wpisaniu NIP-u program nie odnajduje podmiotu w tej bazie, użytkownik otrzymuje komunikat o nieistniejącym numerze. Wielu przedsiębiorców, przyzwyczajonych do pełnej automatyzacji, od razu zakłada, że numer jest błędny albo że kontrahent nie prowadzi działalności. Tymczasem źródłem problemu nie jest pomyłka podatnika, lecz brak spójności między publicznymi rejestrami. 

KSeF pogłębił widoczność problemu

Przed erą powszechnej cyfryzacji faktur dane kontrahenta można było bez przeszkód wpisać ręcznie. Obecnie procesy fakturowania opierają się niemal wyłącznie na automatycznym pobieraniu informacji, a KSeF korzysta z tych samych źródeł danych co popularne programy księgowe. Jeżeli NIP zagraniczny nie zostanie odnaleziony w bazie, automatyczne uzupełnienie pól faktury również nie zadziała. To sprawia, że problem dotąd możliwy do obejścia, staje się barierą operacyjną. 

Jak wskazuje Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt, wielu wystawiających faktury nie potrafi już ręcznie wprowadzić danych kontrahenta, bo od lat nie musiało tego robić. Część użytkowników nie wie, że taka opcja w ich systemie istnieje. Trudność dotyka obu stron transakcji, zarówno wystawcy faktury, jak i oddziału zagranicznej firmy, który potrzebuje dokumentu kosztowego do rozliczeń. 

Eksperci apelują o połączenie rejestrów 

Zdaniem specjalistów najbardziej racjonalnym wyjściem byłoby techniczne powiązanie publicznych baz danych. Jeśli system nie odnajduje podmiotu w REGON, powinien automatycznie sięgać do wykazu podatników VAT i stamtąd pobierać brakujące dane. Jak podkreśla Juszczyk, takie rozwiązanie jest technicznie wykonalne. Wymaga odpowiedniego zaprojektowania systemów informatycznych po stronie administracji. 

Doraźnie problem można rozwiązać, przygotowując pismo wyjaśniające z powołaniem się na zgłoszenie VAT-R oraz wydruk z wyszukiwarki podatników VAT Ministerstwa Finansów. Taki dokument zazwyczaj wystarcza, by wystawca faktury ręcznie uzupełnił dane. Eksperci ostrzegają jednak, że skala trudności będzie narastać. W ramach wspólnego rynku europejskiego coraz więcej firm prowadzi działalność za granicą poprzez oddziały, a rosnąca automatyzacja procesów podatkowych wymaga, by systemy administracyjne nadążały za rzeczywistością gospodarczą.