Rodzaje faktur – jakie faktury funkcjonują w obrocie gospodarczym?

Dlaczego istnieje tyle rodzajów faktur?

Choć w obrocie gospodarczym najczęściej stosowana jest faktura VAT, to dokumentów kasowych, które możemy wystawić lub otrzymać, jest znacznie więcej. Dlaczego? Dotyczą one innych typów transakcji – mogą dokumentować sprzedaż produktów lub usług, korygować błędy, jakie znalazły się na pierwotnej fakturze, czy potwierdzać otrzymanie zaliczki. Inne faktury są też wykorzystywane w przypadku handlu towarami zza granicy.

Jakie są najpopularniejsze rodzaje faktur?

Do najpopularniejszych rodzajów faktur, które powinien znać każdy przedsiębiorca, możemy zaliczyć:

• fakturę VAT,
• fakturę korygującą,
• fakturę zaliczkową.

FVAT

Faktura VAT to najczęściej stosowany w obrocie gospodarczym rodzaj faktury. To podstawowy dokument potwierdzający sprzedaż towarów i usług przez podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT. Jednocześnie jest on podstawą do prawidłowego rozliczenia podatku. Faktura ta może mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla sprzedawcy, drugi dla nabywcy.

Wśród najważniejszych informacji, jakie powinny znaleźć się na właściwie wystawionej fakturze, wymienia się:

• datę wystawienia,
• numer faktury,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy, a także ich adresy,
• numer, na podstawie którego nabywca towarów lub usług jest identyfikowany na potrzeby rozliczenia podatku,
• datę dostawy towaru lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeśli nastąpiła przed sprzedażą i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę towaru lub usługi,
• liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę towaru lub usługi bez kwoty podatku, czyli cenę netto,
• stawkę podatku,
• kwotę należności ogółem.

Faktura korygująca

Faktura korygująca to natomiast dokument, który wystawia się w przypadku błędu na fakturze. Jej sporządzenie jest konieczne, jeśli na wystawionym wcześniej dokumencie znalazły się błędne wartości lub zmieniły się cena czy stawka VAT, jaka obejmuje dane produkty lub usługi. Korekty należy też dokonać w sytuacji, w której klient zwraca nabyty towar lub sprzedawca postanowił udzielić rabatu na zakupiony towar czy usługę. Prawo do wystawienia faktury korygującej ma wyłącznie sprzedawca, który sporządził pierwotny dokument. Jeżeli błąd zostanie zauważony przez nabywcę, powinien zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie korekty.

Najważniejsze informacje, jakie należy zamieścić na fakturze korygującej, to:

• nazwa dokumentu, czyli „faktura korygująca” lub „korekta”,
• numer i data wystawienia korekty,
• niektóre dane z faktury pierwotnej – numer korygowanego dokumentu, data jego wystawienia, nazwa towaru lub usługi,
• przyczyna korekty,
• prawidłowa treść.

Co bardzo istotne, faktury korygującej nie wystawia się w przypadku, w którym dokument pierwotny uległ zniszczeniu. W takiej sytuacji sporządza się duplikat faktury.

Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa z kolei jest wystawiana przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru. Pozwala ona na zabezpieczenie transakcji lub pozyskanie środków na pokrycie jej kosztów. By uzyskać zaliczkę, zadatek lub przedpłatę, należy sporządzić fakturę zaliczkową. Trzeba zrobić to w stosownym terminie – do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca otrzymał całość lub część pieniędzy od nabywcy. Tego rodzaju fakturę można wystawić również przed wpłatą przez klienta zaliczki, ale nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem środków.

Należy jednak wiedzieć, że niektórych transakcji nie można dokumentować w ten sposób. Wśród nich wymienia się:

• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
• usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne,
• najem, dzierżawę, leasing i inne usługi o podobnym charakterze,
• ochronę osób oraz mienia,
• stałą obsługę prawną i biurową.

Jakie są pozostałe rodzaje faktur?

Do najpopularniejszych faktur zaliczamy także fakturę pro forma, choć należy od razu zaznaczyć, że nie jest ona dokumentem księgowym i nie należy ujmować jej w ewidencji. Wystawia się ją wyłącznie w celach informacyjnych, by przedstawić szczegóły transakcji. Na fakturze pro forma można na przykład określić kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi. Można ją też wystawić przed zapłatą zaliczki przez kontrahenta, by poinformować go o wymaganej kwocie. Ten typ faktury może być również formą oferty handlowej lub wezwania do zapłaty. Co ważne, faktury pro forma nie wystawia się po otrzymaniu zapłaty, w tym zaliczki – tę należy udokumentować fakturą VAT.

Wśród innych popularnych rodzajów faktur możemy wymienić także fakturę uproszczoną. Tym terminem określa się paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto, który należy traktować jak zwykłą fakturę. Co bardzo istotne, faktura uproszczona musi zawierać NIP nabywcy, ale nie muszą na niej znaleźć się jego dane, czyli imię i nazwisko lub nazwa oraz adres. Do faktury uproszczonej nie wystawia się już zwykłej faktury, na której zawiera się pełne dane nabywcy.

W przypadku firm handlujących towarami spoza obszaru Unii Europejskiej ważnym dokumentem jest też faktura handlowa, czyli Commercial Invoice, w skrócie CI. Faktura handlowa to dokument wzywającym do zapłaty za towary. Jest ona wystawiana przez dostawcę dla importera. Na podstawie faktury handlowej dokonuje się odprawy celnej, oblicza taryfy oraz rozlicza z urzędem skarbowym – bez niej oclenie produktów jest niemożliwe.

Faktura to podstawowy dokument, który wykorzystuje się w relacjach handlowych. Do najpopularniejszych zalicza się między innymi fakturę VAT, korygującą, zaliczkową, pro forma, uproszczoną czy handlową – każdą z nich wystawia się w celu udokumentowania innego typu transakcji.