Refaktura – co to?

Refaktura nie istnieje w polskim prawie podatkowym jako wyodrębniony przepis. Jednak jako działanie związane z wystawianiem faktur i odsprzedażą usługi jest całkiem powszechnym zjawiskiem wśród określonej grupy przedsiębiorców. Mowa więc nie tyle o zdefiniowanym przepisie prawnym, co praktykach stosowanych przez podmioty gospodarcze. Mówiąc w skrócie, refaktura występuje w momencie, gdy przedsiębiorca przeniesie koszty usługi na inny podmiot, który w istocie z tej usługi korzysta.

Refakturowanie kosztów – jakie wzbudza wątpliwości?

Refakturowanie kosztów przysparza problemów nie tylko przedsiębiorcom, ale przede wszystkim księgowym, którzy mają sporo wątpliwości związanych z tym działaniem. Oto najważniejsze z nich:

• jak wystawiać dodatkowe dokumenty księgowe?
• jak prawidłowo korzystać z refakturowania?
• w jaki sposób poprawnie ujmować je w dokumentach księgowych?
• jaką stawkę podatku zastosować na refakturze?
• kiedy dokładnie powstaje obowiązek podatkowy przy refakturze?
• ile marży i czy w ogóle można ją narzucać w refakturze?
• jak wygląda sprawa kosztów przy takiej fakturze?

Trzeba zaznaczyć, że wiele sposobów poprawnego korzystania z mechanizmu refaktury zostało stworzonych w praktyce, a dokładnie poprzez wyroki i interpretacje sądów. Już sam ten fakt obrazuje, jak skomplikowaną instytucją podatkową jest refakturowanie kosztów. Zobaczmy jak refakturowanie wygląda na żywym przykładzie, w najbardziej powszechnym w użyciu.

Refakturowanie – jak wygląda w praktyce?

Najczęściej refakturę stosuje się przy wynajmie lokali, gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza. Załóżmy, że wynajmujący budynek ponosi koszty związane z energią elektryczną czy innymi mediami. Tak naprawdę wynajmujący nie jest ostatecznym odbiorcą usług, ponieważ z nich korzysta inna firma prowadząca w danym lokalu działalność. Właściciel budynku przerzuca więc koszty na najemcę, czyli odsprzedaje mu usługę. W tym miejscu należy zaznaczyć, że wynajmujący nie ma prawa doliczyć do odsprzedawanej usługi marży oraz żadnych dodatkowych kosztów. Pośrednik nie może również refakturować towaru lub usługi jako część składową finalnego produktu. Oznacza to, że pierwszy nabywca towaru czy usługi w ramach refakturowania może je odsprzedać faktycznemu odbiorcy w postaci niezmienionej i w takiej samej cenie, czyli bez dodawania kosztów i narzucania marży. W innym wypadku refaktura stanowiłaby dla większą podstawę opodatkowania z tytułu kosztów, którymi pośrednik nie może obciążać nabywcy.

Refaktura kosztów a vat – drugi przykład

Kolejnym trafnie obrazującym przykładem użycia mechanizmu refaktury będzie sprawa VAT przy odliczaniu podatku naliczonego przy zakupie paliwa. Przywołamy interpretację indywidualną i uzasadnienie wniosku złożonego w 2007 roku do Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach. Zaznaczmy, że interpretacja ma charakter prawidłowy i brzmi:

Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego na fakturze wystawionej przez stację paliw, w przypadku dalszego refakturowania kwoty podatku na użytkowników kart paliwowych, będących użytkownikami pojazdów.

Spójrzmy teraz na prawdziwy przykład. Firma X zajmująca się wynajmem i leasingowaniem pojazdów świadczy swoją usługę drugiej firmie. W usłudze zawiera również wydawanie kart paliwowych dla swoich klientów, które z kolei nabywa ze stacji paliw. Firma X nie jest więc faktycznym i finalnym odbiorcą towaru. Stacja paliw wystawia fakturę na koniec miesiąca dla firmy X za zakup paliwa. Nabywca towaru wystawia własną fakturę VAT na rzecz klientów korzystających z najmu samochodów.

W takiej sytuacji powstaje pytanie, czy Firma X może odliczyć podatek VAT z faktury otrzymanej od stacji paliw, która z kolei będzie refakturowana firmie korzystającej z wynajmowanych samochodów jako część całej usługi? Brzmi skomplikowanie, ale ten przykład znakomicie oddaje cały mechanizm refakturowania, a także pokazuje jego trudności, jakie mogą pojawić się podczas interpretacji indywidualnych przykładów.

Wracając do postawionego pytania, według uzasadnienia i oceny prawnej złożonego wniosku, Firma X może korzystać z odliczenia podatku VAT. W opisanej sytuacji pośrednik kupujący od stacji karty paliwowe odsprzedaje je finalnemu odbiorcy paliwa, czyli firmie która faktycznie korzysta z kart paliwowych. Firma X zyskuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Musi jednak odsprzedać karty paliwowe po takiej samej cenie jak w chwili nabycia.

Co to jest refaktura?

Wymienione przykłady obrazowo tłumaczą cały mechanizm refakturowania. Jak można zauważyć, nie jest to czynność oczywista i zazwyczaj wiąże się z indywidualnymi sprawami podatników. Podsumowując jednak zebrane informacje, należy przyjąć, że refaktura to odsprzedaż usług lub towarów po takiej samej cenie nabycia na rzecz drugiego podmiotu.