Outsourcing. Czym jest i jakie zalety ma outsourcing usług?

Outsourcing: co to?

Outsourcing jest obecny w Polsce już od lat 90. Jednak nowoczesne technologie oraz rosnąca liczba firm przyczyniły się do rozwoju tego sektora usług biznesowych, który zyskuje aktualnie prawdziwą popularność.

Jednak co oznacza outsourcing? Nazwa ta pochodzi z języka angielskiego. Powstała w efekcie połączenia trzech słów: outside (zewnętrzny), resource (środek) oraz using (używanie). Na tej podstawie można się domyślić, że chodzi o korzystanie z zewnętrznych źródeł, którymi w tym przypadku są firmy outsourcingowe. Polega to na przekazywaniu zadań, funkcji oraz procesów biznesowych usługodawcom, którzy specjalizują się w danej dziedzinie.

Dzięki temu przedsiębiorstwo może skupić się na realizacji własnych celów bez konieczności zajmowania się obowiązkami wykraczającymi poza jego branżę. Według informacji zawartych w raporcie “Sektor nowoczesnych usług biznesowych w Polsce 2018” ABSL, firmy outsourcingowe zlokalizowane są najczęściej w pobliżu największych miast. Wśród trzech największych ośrodków znajdują się: Kraków, Warszawa oraz Wrocław.

W I kwartale 2018 roku w Polsce prowadzono aż 1 236 centrów usług BPO, SSC, ITO oraz R&D. Co oznaczają te skróty?

Czym zajmują się firmy outsourcingowe?

Outsourcing to pojęcie, pod którym kryje się wiele usług biznesowych. Do najpopularniejszych należą BPO, SSC, ITO czy też R&D. Dlatego w pierwszej kolejności warto wyjaśnić, co oznaczają te skróty oraz w czym specjaliści z tych sektorów mogą odciążyć przedsiębiorstwo.

BPO, czyli Business Process Outsourcing, to firmy zajmujące się realizacją procesów biznesowych, które nie są priorytetowe z perspektywy prowadzonej przez klienta zewnętrznego działalności. Jednak ich zaniedbanie lub nieodpowiednia obsługa może prowadzić do poważnych problemów. Wśród nich najczęściej znajdują się usługi z telemarketingowe, logistyczne, księgowo–finansowe czy IT.

Kolejny skrót to SSC – shared services center – oznacza on centrum usług wspólnych. Są to zespoły pracujące najczęściej w ramach koncernów międzynarodowych lub grupy krajowych firm, organizacji lub instytucji. W takiej sytuacji procesów biznesowych nie zleca się na zewnątrz całego przedsiębiorstwa, a jedynie skupia przykładowo w centrali zlecenia wychodzące z oddziałów znajdujących się w różnych częściach Polski lub świata.

Kolejny skrót do rozszyfrowania – ITO, czyli  Information technology outsourcing. Są to usługi outsourcingowe skupiające się na procesach informatycznych. W zależności od zaawansowania wyróżnia się dwie podgrupy działań, które przedsiębiorcy mogą zlecić zewnętrznym firmom. Pierwsza z nich to helpdesk, która obejmuje między innymi usuwanie awarii, konfigurację oprogramowania, prowadzenie systemu zabezpieczeń, rozwiązywanie bieżących problemów czy też wsparcie merytoryczne. Realizuje się je zazwyczaj zdalnie, na przykład przez infolinię. Z kolei druga obejmuje zaawansowane działania z zakresu programowania.

Ostatnim z popularnych sektorów jest R&D, czyli research & development. Obejmuje on usługi outsourcingowe o charakterze naukowym oraz technicznym. Mogą one pomóc w tworzeniu wysokiej jakości raportów, a także wprowadzaniu nowych technologii. Korzystając z firm specjalizujących się w tej dziedzinie, przedsiębiorca zapewnia sobie dostęp do najświeższych informacji niewielkim nakładem pracy własnych pracowników.

Usługi outsourcingowe – wady i zalety

Decydując się na outsourcing, przedsiębiorca powinien mieć świadomość wad i zalet takich usług. Wśród korzyści można wymienić przede wszystkim możliwość skupienia się wyłącznie na kluczowych celach dla prowadzonej działalności, przekazując zewnętrznej firmie działania wykraczające poza jej branżę. Ponadto pozwala zrezygnować z zatrudnienia dodatkowych pracowników przy zachowaniu wykwalifikowanego personelu. Usługi outsourcingowe gwarantują również najwyższej jakości wykonanie zleceń przy pomocy najnowszych narzędzi i technologii wykorzystywanych przez profesjonalistów.

Warto również podkreślić, że przekazywanie pewnych zadań oraz procesów na zewnątrz umożliwia odciążenie zespołu, a przez to nierzadko większą wydajność.

Jednak outsourcing posiada również wady. Wśród nich można wymienić straty wynikające z nieodpowiedniego wywiązania się z obowiązków przez firmę zewnętrzną. Należy brać pod uwagę pojawienie się problemów z komunikacją czy też brak przewidywanych oszczędności. Przekazując kontrolę nad częścią procesów biznesowych, przedsiębiorca musi pamiętać o wiążącym się z tym zagrożeniu wycieku danych czy też dodatkowych kosztach nieobjętych umową.

Outsourcing usług – rodzaje

Decydując się na outsourcing usług, przedsiębiorca powinien określić nie tylko działania, które zostaną przekazane firmie zewnętrznej, ale również ich zakres. Może to być:

• pełny/całkowity outsourcing usług, czyli przekazanie wybranych procesów biznesowych w całości innej firmie. Oznacza to rezygnację z całego działu IT oraz zatrudnienie zewnętrznych specjalistów z tej dziedziny.
• selektywny/częściowy outsourcing usług, czyli zlecenie realizacji tylko pojedynczych zadań z danego obszaru działań. Może to być korzystanie z usług informatycznej zewnętrznej firmy wyłącznie w przypadku awarii czy też szkolenia.