Dokumenty magazynowe – rodzaje i obieg dokumentów magazynowych

Dokumenty magazynowe – co to?

Dokumentacja magazynowa jest niezbędna w procesie ewidencjonowania towarów, które są przyjmowane do firmy, przesuwane w ramach wewnętrznych działań i wydawane na zewnątrz, czyli np. do klientów.

Dzięki dokumentom magazynowym, które mogą mieć zarówno formę elektroniczną, jak i papierową, wiadomo, co znajduje się na stanie magazynu lub jakie są braki.

Prawidłowy obieg dokumentów pozwala po prostu zachować porządek. Umożliwia też przedsiębiorstwu dokonywanie obliczeń związanych z poziomem sprzedaży czy popytem na poszczególne towary. Przepisy dotyczące dokumentowania obrotu magazynowego zostały zawarte w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Dokumenty magazynowe dzieli się na dwa główne rodzaje. W zależności od obrotu towarów mamy do czynienia z:

• dokumentami magazynowymi przychodowymi, czyli związanymi z dobrami, które trafiają do magazynu,
• dokumentami magazynowymi rozchodowymi, czyli tymi, które dotyczą towarów wydawanych z magazynu.

Prawidłowo sporządzony dokument magazynowy powinien zawierać np.:

• numer kolejny dokumentu,
• datę wystawienia dokumentu,
• datę przyjęcia lub wydania towaru,
• nazwę przyjętego lub wydanego towaru,
• cenę jednostkową,
• ilość przyjętego bądź wydanego towaru i jednostkę miary,
• dane wystawiającego dokument lub dane wystawiającego oraz dostawcy,
• podpis osoby upoważnionej do wystawiania dokumentu przychodowego lub rozchodowego,
• podpisy osób odpowiedzialnych z dostarczenie i odbiór danego dobra.

Rodzaje dokumentów magazynowych przychodowych

Wystawia się kilka różnych rodzajów dokumentów przychodowych, w zależności od tego, co się dzieje z towarem. Niemniej jednak każdy z nich wygląda podobnie. Czym się różnią od siebie poszczególne rodzaje przychodowych dokumentów magazynowych?

PZ – przyjęcie zewnętrzne

Jak podpowiada nazwa, dokument PZ tworzy się, gdy towar trafia do magazynu z zewnątrz. Wystawia się go w związku z zakupem lub nieodpłatnym przyjęciem materiałów. Dokument przyjęcia z zewnątrz jest szczególnie ważny wtedy, gdy dostawa jest niefakturowana.

Za sporządzenie PZ jest odpowiedzialny pracownik magazynu. Dokument przyjęcia zewnętrznego przygotowuje się na podstawie dokumentacji potwierdzającej dostawę.

PW – przyjęcie wewnętrzne

Jest to dokument podobny do PZ. Wystawia się go wtedy, gdy dany towar czy materiał przyjmowany jest z innej jednostki danego przedsiębiorstwa. Stosuje się go także w sytuacji braku określania kontrahenta.

ZW – zwrot wewnętrzny

Trzecim typem dokumentu magazynowego jest zwrot wewnętrzny. Może być wystawiony w kilku przypadkach.

Pierwszy z nich to omyłkowe pobranie towaru, o innym numerze katalogowym, niż było to zamierzone. Drugi przypadek, w którym wystawia się dokument zwrotu wewnętrznego, to zabranie zbyt dużej ilości materiału.

Trzeci wiąże się poniekąd z drugim i dotyczy sytuacji, w którym dana ilość materiału czy konkretna liczba dóbr nie była potrzebna do realizacji celu, czyli po prostu udało się zaoszczędzić część towaru. Podstawową informacją zawartą w dokumencie magazynowym ZW powinna być przyczyna zwrotu.

MM – przesunięcie międzymagazynowe

MM jest dokumentem, który wystawia się w sytuacji przyjęcia towaru na stan, gdy pochodzi on z innego magazynu należącego do tego samego przedsiębiorstwa. Z racji tego, że jest dokumentem przychodowym, nazywa się go też czasem MM+.

Jakie są rodzaje rozchodowych dokumentów magazynowych?

Wśród dokumentów magazynowych rozchodowych wyróżnia się trzy główne rodzaje. Wystawia się je, gdy dany materiał lub towar opuszcza magazyn.

WZ – wydanie na zewnątrz

Dokument WZ należy sporządzić w przypadku rozchodu towaru handlowego lub materiałów. Wystawia się go w przypadku sprzedaży do klienta bądź w sytuacji, w której towar jest przekazywany nieodpłatnie.

Należy pamiętać, że dokumentu magazynowego typu WZ nie przygotowuje się w każdej sytuacji, w której dane dobra opuszczają magazyn. Do tego celu służą specyficzne rodzaje dokumentów opisane poniżej.

RW – rozchód wewnętrzny

RW jest dokumentem magazynowym, który tworzy się w sytuacji, w której dane materiały czy towary zostają przekazane na użytek własny przedsiębiorstwa. Mogą to być przedmioty, które nie trafiły bądź zostały wycofane ze sprzedaży. Przykładowo, podzespoły samochodowe, które zamiast powędrować do klientów, zostaną użyte wewnętrznie do naprawy samochodów służbowych.

Jeśli firma prowadzi pełne księgi rachunkowe, ważną kwestią w przypadku RW będzie dodanie do dokumentu numerów kont: kosztowego i wydziałowego. Powinien się też znaleźć zapis o pozostałych zapasach magazynowych danego towaru.

MM – przesunięcie międzymagazynowe

Dokument magazynowy rozchodowy, który należy sporządzić, gdy towar jest wydawany do innego magazynu w ramach jednej firmy. Zwany jest też MM- i stanowi komplet z dokumentem magazynowym przychodowym MM+.