Faktura proforma – czym jest i kiedy ją wystawić?

Czy dokumentem księgowym może być coś, co formalnie nim nie jest? Faktura pro forma zdaje się balansować na granicy – wygląda jak faktura właściwa, zawiera najistotniejsze informacje o: terminie płatności, kwocie i transakcji, a jednak nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. To swoista zapowiedź, forma zabezpieczenia, sposób na sprawdzenie uczciwości nowych kontrahentów i jasne określenie warunków współpracy przed wystawieniem faktury VAT. Skoro nie zobowiązuje do uiszczenia należności, ani nie wymaga odprowadzenia podatku VAT, to po co ją w ogóle wystawiać?

Co to jest faktura pro forma?

Faktura pro forma stosowana jest w obrocie gospodarczym jako oferta handlowa bądź dokument określający kwotę do zapłaty za przyszłą usługę lub dostawę towaru. Może także stanowić formę wezwania do zapłaty lub dokument informujący o wymaganej zaliczce od kontrahenta, którą należy uiścić przed dokonaniem transakcji. Na jej podstawie odbiorca może dokonać płatności za towary i usługi, jednak sama faktura pro forma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego ani konieczności dokonywania korekty w ewidencji księgowej.

Faktura pro forma wystawiana jest zawsze przed wystawieniem faktury głównej i nie stanowi dokumentu księgowego. Odbiorca nie ma obowiązku zapłaty wskazanej należności, a sprzedawca nie może dochodzić roszczeń na jej podstawie. Pro forma nie generuje zobowiązania podatkowego, ponieważ jej wystawienie nie powoduje konieczności odprowadzenia należnego podatku VAT. Istotne jest również to, że nie można jej wystawić po otrzymaniu zapłaty lub zaliczki – w takim przypadku konieczne jest wystawienie faktury właściwej, np. faktury zaliczkowej. Aby dokument był prawidłowo zidentyfikowany, powinien zawierać dopisek „pro forma”, co odróżnia go od standardowej faktury VAT i jasno wskazuje jego charakter.

Pro forma może być również częścią oferty handlowej, przedstawiając, jak będzie wyglądała faktura właściwa, co pomaga w przekazywaniu informacji klientom o warunkach transakcji, kosztach uzyskania przychodu czy terminie płatności. Wystawienie faktury pro forma nie jest obowiązkowe i zależy wyłącznie od decyzji przedsiębiorcy, który może posługiwać się zarówno jej wersją papierową, jak i elektroniczną. Jest to narzędzie ułatwiające zarządzanie relacjami biznesowymi oraz sprawdzenie uczciwości nowych kontrahentów, jeszcze przed wystawieniem faktury głównej i dokonaniem transakcji.

W jakim celu wystawia się fakturę pro forma?

Faktura pro forma to narzędzie, które w obrocie gospodarczym pełni funkcję informacyjną i organizacyjną, ale nie rodzi obowiązku podatkowego ani konieczności dokonania zapłaty. Jej wystawienie może wynikać z potrzeby przekazania klientowi szczegółowych warunków transakcji, ułatwienia procesu księgowego bądź formalnego potwierdzenia przyszłej płatności bez konieczności wystawienia faktury właściwej.

Fakturę pro forma wystawia się w następujących celach:

• dokument potwierdzający warunki transakcji – faktura pro forma określa szczegóły dotyczące transakcji, w tym: termin płatności, wartość zobowiązania oraz wygląd dokumentu, który później stanie się fakturą właściwą;
• narzędzie do sprawdzenia uczciwości nowych kontrahentów – wystawienie faktury pro forma umożliwia weryfikację rzetelności klienta przed dokonaniem transakcji, minimalizując ryzyko finansowe dla sprzedawcy;
• podstawa do odliczenia podatku VAT w przypadku zaliczki – faktura pro forma może służyć jako informacja o kwocie zaliczki, której opłacenie prowadzi do konieczności wystawienia faktury zaliczkowej, co jest podstawą do odliczenia podatku VAT;
• przekazywanie informacji klientom o szczegółach płatności – faktura pro forma umożliwia klientowi poznanie dokładnych warunków finansowych jeszcze przed otrzymaniem faktury VAT;
• przygotowanie do ewidencji księgowej i rozliczeń podatkowych – dokument ten pomaga w porządkowaniu transakcji, ułatwiając ewidencję i przyszłe rozliczenia w systemach księgowych;
• sporządzenie oferty handlowej – faktura pro forma jest często wykorzystywana jako element oferty handlowej, zawierający informacje o: cenie, terminie dokonania transakcji oraz szczegółach dostawy;
• uregulowanie formalności związanych z uiszczeniem należności przed wystawieniem faktury właściwej – jej wystawienie pozwala na wcześniejsze przekazanie danych do płatności bez konieczności dokonywania korekty w dokumentach księgowych;
• ułatwienie wykonania usługi lub wydawania towaru – faktura pro forma może być dowodem dla sprzedawcy, że klient zaakceptował warunki transakcji i jest gotowy do jej realizacji.

Choć faktura pro forma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, jest nieocenionym narzędziem w relacjach biznesowych, wspierając zarówno sprzedawców, jak i nabywców w zarządzaniu transakcjami. Dzięki niej można uniknąć nieporozumień związanych z: terminem płatności, kwotą zobowiązania czy warunkami sprzedaży, co znacząco wpływa na płynność finansową przedsiębiorstwa i bezpieczeństwo prowadzenia działalności gospodarczej.

Chcesz wiedzieć więcej? Poznaj program „Polska Bezgotówkowa” i sięgnij po bezpłatny terminal płatniczy, dzięki któremu każde działanie w Twojej firmie stanie się szybsze, a przede wszystkim prostsze!

Kto wystawia fakturę pro forma?

Faktura pro forma to dokument stosowany w obrocie gospodarczym, który może być wystawiany przez różne podmioty w celu przedstawienia wstępnych warunków transakcji. Jej wystawienie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, lecz pełni istotną funkcję informacyjną i organizacyjną, umożliwiając uregulowanie przyszłych zobowiązań oraz sprawdzenie uczciwości nowych kontrahentów. Wystawienie faktury pro forma może dotyczyć zarówno krajowych, jak i zagranicznych podmiotów, niezależnie od branży, w której działają.

Wystawianie faktur pro forma wchodzi do zakresu następujących podmiotów:

• agencje reklamowe i marketingowe – firmy oferujące: usługi reklamowe, brandingowe, SEO oraz kampanie promocyjne, które wystawiają faktury pro forma przed realizacją zamówionych działań marketingowych.
• biura rachunkowe i doradztwa podatkowego – podmioty świadczące usługi księgowe, które mogą wystawiać fakturę pro forma za: przyszłe usługi rozliczeniowe, prowadzenie ewidencji księgowej bądź doradztwo podatkowe,
• deweloperzy i firmy budowlane – przedsiębiorstwa realizujące inwestycje budowlane, wystawiające faktury pro forma za sprzedaż nieruchomości albo prace budowlane, często w formie zaliczkowej przed podpisaniem właściwej umowy,
• dystrybutorzy sprzętu elektronicznego i AGD – firmy zajmujące się sprzedażą detaliczną i hurtową urządzeń elektronicznych, które wystawiają fakturę pro forma, informując o warunkach zakupu oraz terminie płatności,
• firmy logistyczne i transportowe – przedsiębiorstwa zajmujące się przewozem towarów, wystawiające faktury pro forma za usługi: transportowe, spedycyjne oraz magazynowe, ułatwiające rozliczenia przed realizacją dostawy,
• importerzy i eksporterzy towarów – podmioty działające w międzynarodowym handlu, które wystawiają fakturę pro forma jako element procesu celnego, informując o wartości i warunkach przewozu towarów,
• przedsiębiorstwa handlowe – firmy zajmujące się sprzedażą produktów i usług, które stosują fakturę pro forma w celu przedstawienia wstępnych warunków transakcji przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi,
• producenci i zakłady przemysłowe – zakłady wytwarzające dobra materialne, które wystawiają fakturę pro forma przed rozpoczęciem produkcji zamówionych towarów albo ich dostawą do klienta,
• studia graficzne i firmy IT – podmioty świadczące usługi: projektowe, programistyczne i informatyczne, które stosują fakturę pro forma jako narzędzie ustalenia zakresu oraz kosztów realizacji zlecenia.

Faktura pro forma, choć nie jest dokumentem księgowym, odgrywa istotną rolę w organizacji transakcji i zapewnieniu bezpieczeństwa finansowego obu stronom umowy. Jej wystawienie pozwala na ustalenie szczegółowych warunków współpracy, ułatwia realizację zobowiązań, a ponadto ogranicza ryzyko ewentualnych sporów między kontrahentami.

Skutki wystawienia faktury pro forma

Ponieważ faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie podlega ewidencji księgowej i nie może być księgowana jako koszt uzyskania przychodu. Oznacza to, że nie jest ujmowana w księdze przychodów i rozchodów, ponieważ nie dokumentuje rzeczywistej operacji gospodarczej. Nie stanowi też podstawy do uregulowania zobowiązań finansowych, ponieważ sama w sobie nie rodzi obowiązku zapłaty. Wystawienie faktury pro forma nie zwalnia przedsiębiorcy z konieczności wystawienia faktury głównej po otrzymaniu zapłaty, a jeśli transakcja obejmuje płatności częściowe, konieczne może być również wystawienie faktury zaliczkowej. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy klient wpłaci część należności przed realizacją usługi, jak i gdy firma wymaga zaliczki na poczet przyszłej dostawy towaru.

Faktura pro forma a VAT – jaka jest zależność?

Ponieważ faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, jej wystawienie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Oznacza to, że nie rodzi konieczności odprowadzenia należnego podatku VAT, a nabywca nie ma prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z tego dokumentu. Istotne jest to, że pro forma pełni wyłącznie funkcję informacyjną i nie może być traktowana na równi z fakturą właściwą, która stanowi podstawę do księgowania wydatków. Co istotne, klient nie ma obowiązku jej opłacenia – może dokonać zapłaty wyłącznie w sytuacji, gdy akceptuje warunki transakcji i zamierza nabyć dany produkt lub usługę. Aby poniesiony wydatek mógł zostać zaksięgowany, konieczne jest wystawienie faktury głównej, na podstawie której możliwe będzie prawidłowe wystawienie faktury VAT i jej ujęcie w systemie księgowym.

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

Nie istnieją jednoznaczne przepisy prawa, które regulowałyby, kiedy dokładnie należy wystawić fakturę pro forma. Ponieważ nie jest ona dokumentem księgowym, a jedynie elementem informacyjnym w obrocie gospodarczym, przedsiębiorcy mogą ją sporządzać według własnych potrzeb. Nie podlega ewidencji księgowej ani nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, dlatego może być wysyłana kontrahentowi w dowolnym momencie. Zwykle wystawia się ją jako element oferty handlowej, który pozwala zobrazować wartość planowanej transakcji. Wystawienie faktury pro forma ma na celu informowanie o warunkach zakupu, a także może pełnić funkcję przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności, wskazując na konieczność dokonania przelewu przed wystawieniem faktury właściwej. W niektórych przypadkach może również pełnić rolę ponaglenia dla klienta, który zalega z płatnością.

Pro forma jest często wykorzystywana w relacjach biznesowych jako środek prewencyjny, pozwalający na sprawdzenie uczciwości nowych kontrahentów przed pierwszą dostawą towaru. W praktyce oznacza to, że firma może wystawić ten dokument w celu uzyskania zaliczki lub potwierdzenia woli zawarcia transakcji. Po otrzymaniu zapłaty konieczne jest wystawienie faktury VAT, ponieważ faktura pro forma nie stanowi podstawy do odprowadzenia należnego podatku. W przypadku braku reakcji ze strony kontrahenta przedsiębiorca nie ma obowiązku realizacji transakcji ani wystawiania korekty – może natomiast przygotować kolejną pro formę, jeśli nadal jest zainteresowany współpracą.

Warto zwrócić uwagę na istotny aspekt prawny – choć pro forma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, jej podpisanie przez klienta może mieć konsekwencje prawne. W sytuacji, gdy odbiorca formalnie zaakceptuje dokument i opatrzy go podpisem, potwierdza tym samym swoją wolę dokonania zakupu oraz zobowiązuje się do uiszczenia należności. W takim przypadku może ona zostać uznana za dowód zobowiązania na drodze sądowej, co ma szczególne znaczenie w razie sporów handlowych lub konieczności dochodzenia roszczeń.

Jak powinna wyglądać faktura pro forma?

Chociaż nie istnieją jednoznaczne regulacje prawne określające wygląd tego dokumentu, faktura pro forma powinna pod względem formy przypominać fakturę VAT, ponieważ jej podstawowym celem jest informowanie kontrahenta o szczegółach przyszłej transakcji oraz o tym, jak będzie wyglądała faktura właściwa wystawiona po dokonaniu płatności. Główna różnica między tymi dokumentami polega na ich tytule – podczas gdy w przypadku faktury VAT widnieje jednoznaczne oznaczenie „Faktura VAT”, w nagłówku wersji wstępnej musi znaleźć się wyrażenie „Faktura pro forma”. Pomimo że pro forma nie jest dokumentem księgowym i nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, powinna zawierać pełne informacje dotyczące transakcji, w tym: numer, datę wystawienia, treść usługi lub towaru, cenę jednostkową, cenę całkowitą, wartość netto, stawkę VAT, wysokość podatku oraz wartość brutto. Dodatkowo niezbędne jest uwzględnienie danych zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy, a także dokładnego opisu przedmiotu transakcji, wskazania terminu dokonania transakcji oraz wyznaczenia terminu płatności.

Faktura pro forma może zostać wystawiona w dowolnym momencie, ponieważ nie wywołuje konsekwencji podatkowych i nie nakłada na odbiorcę obowiązku zapłaty. Jest to przydatne narzędzie zarówno w relacjach biznesowych, jak i w procesie sprzedażowym, ponieważ pozwala na precyzyjne przekazywanie informacji klientom dotyczących warunków przyszłej transakcji, a jednocześnie zabezpiecza interesy sprzedawcy. Dzięki temu przedsiębiorca może efektywnie zarządzać procesem sprzedaży, eliminując potencjalne nieporozumienia związane z finalizacją zamówienia.

Faktura pro forma – czym jest i kiedy ją wystawić? Podsumowanie

Faktura pro forma – ten niepozorny dokument, który jednych wprawia w zakłopotanie, a innym daje pełnię kontroli nad transakcją. Nie rodzi obowiązku podatkowego, nie trafia do ksiąg rachunkowych, nie nakłada na odbiorcę konieczności zapłaty – a jednak odgrywa prymarną rolę w świecie biznesu. Dlaczego zatem przedsiębiorcy tak chętnie po nią sięgają? Co sprawia, że faktura pro forma stała się nieodłącznym elementem profesjonalnych transakcji?

To narzędzie o wielu obliczach – może być uprzejmym przypomnieniem o zbliżającym się terminie płatności, zabezpieczeniem transakcji przed nierzetelnym kontrahentem, czy też klarowną zapowiedzią, jak finalnie będzie wyglądała faktura właściwa. Choć nie jest dokumentem księgowym, jej obecność w obrocie gospodarczym jest niepodważalna. Wystawienie faktury pro forma nie wynika z narzuconego obowiązku wystawiania, lecz z potrzeby uporządkowania relacji handlowych – sprzedawca informuje, kupujący wie, czego się spodziewać, a obie strony mogą działać w sposób przewidywalny i profesjonalny.

Jednak niech nie zwiedzie cię jej pozorna nieformalność. Gdy podpis potwierdza akceptację warunków, dokument ten może stać się zobowiązaniem, a finalizacja transakcji stanie się kwestią czasu. Dlatego warto rozumieć jej znaczenie i wiedzieć, kiedy ją stosować – nie jako zbędny dodatek, ale jako cenny element budowania zaufania i przejrzystości w relacjach biznesowych.