Faktura proforma – czym jest i kiedy ją wystawić?

Co to jest faktura proforma?

Faktura proforma stosowana jest w obrocie gospodarczym jako oferta handlowa lub dokument określający kwotę do zapłaty za przyszłą usługę, lub dostawę towaru. Może także stanowić formę wezwania do zapłaty lub dokument informujący o kwocie wymaganej od kontrahenta zaliczki od przyszłej dostawy towaru. Na jej podstawie odbiorca może dokonać płatności za towary i usługi.

Faktura proforma wystawiana jest zawsze przed wystawieniem faktury głównej. Nie jest to dokument księgowy i odbiorca nie ma obowiązku zapłaty wskazanej należności. Proforma nie rodzi także obowiązku podatkowego, a wystawca nie może dochodzić roszczeń na jej podstawie. Nie można jej wystawić po otrzymaniu zapłaty lub zaliczki. Aby odróżnić ten dokument od faktury głównej, musi znaleźć się w nim dopisek „pro forma”. Może być częścią oferty handlowej, informującą o tym, jak będzie wyglądała faktura właściwa. Wystawienie faktury proforma nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy i zależy wyłącznie od jego decyzji. Jest to tylko dokument będący propozycją lub zapowiedzią faktury. Przedsiębiorca ma do wyboru wersję papierową lub elektroniczną.

Skutki wystawienia faktury pro forma

Ponieważ pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie jest uwzględniana w ewidencji księgowej. Nie wpisuje się jej do księgi przychodów i rozchodów. Nie jest odzwierciedleniem operacji gospodarczej, dlatego nie stanowi kosztów uzyskania przychodu, przychodu i nie jest podstawą do realizacji płatności. Nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury głównej po dokonaniu transakcji lub otrzymaniu zaliczki za część należności otrzymanych przed wykonaniem usługi czy dostawą towaru.

Jak przedstawia się zależność: faktura proforma a VAT? Ponieważ nie jest to dokument księgowy, jego wystawienie nie rodzi obowiązku zapłaty wykazanego w nim VAT. Również kontrahent nie ma prawa do odliczenia podatku VAT w nim wykazanego.  Wystawienie proformy nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury głównej po dokonaniu transakcji, gdyż to ona jest dokumentem księgowym, wpisywanym do ewidencji księgowej. Klient nie ma obowiązku zapłaty proformy. Może to zrobić wtedy, gdy akceptuje jej treść i chce nabyć oferowaną usługę lub towar. Aby móc zaksięgować wydatek, musi on otrzymać fakturę właściwą.

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

Nie istnieją przepisy jednoznacznie wskazujące, kiedy mogą być wystawiane faktury pro forma. Nie funkcjonują one jako dokument księgowy w polskim prawie, dlatego istnieje dowolność w zakresie ich wystawiania. Można przesłać ją kontrahentowi w każdym momencie. Najczęściej następuje to w ramach oferty handlowej, jako jej element, obrazujący wartość transakcji. Przedsiębiorcy wykorzystują również pro formę do poinformowania o zbliżającym się terminie wystawienia faktury właściwej i konieczności uiszczenia zapłaty lub po wystawieniu właściwej faktury, jako przypomnienie o zaległej płatności. Po uiszczeniu zapłaty przez odbiorcę towaru lub usługi nie można już wystawić proformy – należy wtedy wystawić fakturę właściwą. Również po zapłaceniu zaliczki przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia głównej faktury, a nie proformy.

Odbiorca faktury pro forma może dzięki niej zapoznać się z ofertą, a także z wizualizacją faktury głównej. W praktyce często wystawia się proformę nowemu klientowi, przed pierwsza dostawą towaru – jako swoiste zabezpieczenie przed nieuczciwym zachowaniem. Po jej opłaceniu, towar zostaje dostarczony do klienta i wystawiana jest faktura właściwa. Jeżeli klient nie zareaguje na wystawioną pro formę, nie ma konieczności żadnego działania. Nie trzeba wykonywać usługi lub wysyłać towaru, ani wystawiać korekty faktury. Możliwe jest wystawienie kolejnej pro formy, akceptowanej przez klienta. W momencie, gdy klient podpisze fakturę pro forma, staje się ona dokumentem prawnym, mogącym stanowić podstawę dochodzenia należności na drodze sądowej. Podpis potwierdza, że zobowiązał się on do zapłaty kwoty w niej widniejącej i zaakceptował warunki transakcji.

Jak powinna wyglądać faktura pro forma?

Chociaż nie ma regulacji prawnych w tym zakresie, faktura pro forma powinna wyglądać tak, jak tradycyjna faktura właściwa, gdyż ma informować o wyglądzie dokumentu, który zostanie wystawiony po dokonaniu transakcji. Różni się od niej wyłącznie tytułem. Brzmi on „Faktura pro forma”, gdy w przypadku właściwej faktury, jest to: „Faktura VAT”. Chociaż nie jest dokumentem księgowym, powinna zawierać numer, datę wystawienia, treść, cenę jednostkową, cenę za całość, wartość netto, stawkę VAT, wysokość VAT i wartość brutto. Musi zostać w niej oznaczony sprzedawca, nabywca, przedmiot transakcji, termin dokonania transakcji i termin płatności.

Faktura pro forma może być wystawiana w dowolnym momencie, gdyż nie rodzi obowiązków prawno-podatkowych. Jest to praktyczny i bezpieczny sposób na przekazywanie informacji klientom.