Inwentaryzacja – co to i kiedy należy przeprowadzić spis z natury?

Inwentaryzacja to jeden z aspektów zarządzania przedsiębiorstwem, który zapewnia rzetelność ksiąg rachunkowych oraz zgodność rzeczywistego stanu aktywów i pasywów z ewidencją księgową. Przeprowadzanie inwentaryzacji jest obowiązkowe i regulowane przepisami prawa, a jej wyniki wpływają na dokładność sprawozdań finansowych firmy. Czym dokładnie jest inwentaryzacja? Jakie są jej rodzaje? Jakie kroki należy podjąć, aby przeprowadzić ją zgodnie z przepisami?

Spis treści:

1. Inwentaryzacja – definicja
2. Metody inwentaryzacji
3. Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację?
4. Jak przeprowadzić inwentaryzację?
5. Inwentaryzacja – podsumowanie

Inwentaryzacja – definicja

Odpowiedź na pytanie „co to inwentaryzacja” można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów. Określa zasady wykonywania spisu z natury, a także podmioty, na które nakłada się taki obowiązek.

Inwentaryzacja to działania prowadzące do ustalenia stanu aktywów oraz pasywów przedsiębiorstwa na zakończenie danego roku obrotowego. Jest to obowiązkowy element prowadzenia rachunkowości przez przedsiębiorców potwierdzający sprawozdania finansowe oraz zapewniający rzetelność prowadzonych przez firmę ksiąg rachunkowych.

Podmioty zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji

Wśród podmiotów, które obowiązuje inwentaryzacja, można znaleźć:

• osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,
• osoby fizyczne prowadzące własną działalność gospodarczą,
• spółki cywilne i osobowe podlegające prawu handlowemu oraz prowadzące księgi przychodów i rozchodów dobrowolnie lub obowiązkowo,
• osoby zagraniczne, oddziały i przedstawicielstwa firm zagranicznych,
• jednostki sektora finansów publicznych, a także niewymienione wcześniej otrzymujące dotacje lub subwencje z budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego czy też funduszów celowych.

Dodatkowo obowiązuje ona przedsiębiorstwa prowadzące sprawozdania finansowe na podstawie Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej.

Rodzaje inwentaryzacji

Warto zaznaczyć, że można wymienić różne rodzaje inwentaryzacji. Wśród nich znajduje się podział ze względu na moment, w którym jest ona przeprowadzana, jak i sposób oraz częstotliwość wykonania. Do podstawowych należą:

• okresowe, cykliczne – w takiej sytuacji inwentaryzacja towarów przeprowadzana jest systematycznie w pewnych odstępach czasowych, na przykład co dwa lata;
• ciągłe – ten rodzaj inwentaryzacji może trwać nawet cały rok ze względu na dużą ilość składników wchodzących w skład majątku firmy;
• doraźne – zazwyczaj niezapowiedziane, mogą być konieczne w wyniku zdarzeń losowych;
• pełne – obejmuje nie tylko towary posiadane przez firmę, ale także te znajdujące się poza siedzibą oraz obce przechowywane na jej terenie;
• cząstkowe – skupia się na wybranych, konkretnych składnikach majątkowych, np. środkach trwałych, rachunkach bankowych, czy aktywach finansowych zgromadzonych w papierach wartościowych.

Metody inwentaryzacji

Inwentaryzacja może być przeprowadzana różnymi metodami. Wybór odpowiedniej metody inwentaryzacji zależy od charakteru i rodzaju składników majątku, a także od potrzeb przedsiębiorstwa i obowiązujących przepisów prawnych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze metody inwentaryzacji oraz ich zastosowanie.

Spis z natury

Jedną z podstawowych metod jest spis z natury. Jest szczególnie istotny w jednostkach, które prowadzą działalność produkcyjną, handlową lub usługową, gdzie rzeczowe składniki aktywów obrotowych mają duże znaczenie.

Polega na fizycznym sprawdzeniu i zliczeniu rzeczowych składników aktywów obrotowych. Do tych składników zalicza się:

• towary handlowe,
• materiały podstawowe i pomocnicze,
• półprodukty,
• produkcję w toku,
• wyroby gotowe,
• braki i odpady.

Podczas spisu z natury komisja inwentaryzacyjna dokonuje przeglądu i przeliczenia fizycznych zasobów, które znajdują się w magazynach, strzeżonych składowiskach lub innych miejscach przechowywania. Wyniki spisu z natury są następnie porównywane z danymi zawartymi w ewidencji księgowej, co pozwala na wykrycie ewentualnych różnic, takich jak nadwyżki lub niedobory.

Uzgodnienie z ewidencją wartościową

W przypadku inwentaryzacji aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych papierów wartościowych oraz innych niematerialnych składników majątku stosuje się metodę uzgodnienia z ewidencją wartościową. Polega ona na porównaniu stanu księgowego z danymi otrzymanymi od zewnętrznych instytucji, takich jak banki czy domy maklerskie.

Potwierdzenie salda

Potwierdzenie salda to proces, w którym firma przeprowadzająca inwentaryzację wysyła zapytania do kontrahentów w celu zweryfikowania, czy kwoty należności i zobowiązań odzwierciedlone w księgach są zgodne z rzeczywistym stanem. W przypadku rozbieżności konieczne jest wyjaśnienie różnic, co może skutkować korektami w dokumentacji księgowej.

Porównanie danych ewidencyjnych

Porównanie danych ewidencyjnych jest wykorzystywane głównie w przypadku środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W skład środków trwałych wlicza się m.in. maszyny, urządzenia czy nieruchomości. Z kolei wartości niematerialne to np. prawa autorskie i licencje.

Metoda ta polega na porównaniu danych z ewidencji księgowej z dokumentacją techniczną, kartotekami magazynowymi oraz innymi dokumentami źródłowymi, które odzwierciedlają stan własnych składników aktywów.

Inwentaryzacja ciągła

Inwentaryzacja ciągła to metoda używana w firmach z dużą liczbą składników majątku lub złożoną działalnością produkcyjną. Polega ona na systematycznym przeprowadzaniu inwentaryzacji w ciągu całego roku obrotowego, a nie tylko na koniec. Dzięki temu umożliwia bieżące monitorowanie stanu majątku i szybką identyfikację ewentualnych rozbieżności.

Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację?

Zgodnie z przepisami prawa, inwentaryzacja powinna być przeprowadzana w kilku kluczowych momentach działalności gospodarczej.

Inwentaryzacja na koniec roku obrotowego

Spis z natury standardowo należy przeprowadzić na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego. Pozwala to na ustalenie z pomocą spisu faktycznego stanu majątku firmy na początku nowego roku obrotowego. Dane te muszą zostać uwzględnione w księdze przychodów i rozchodów, co jest niezbędne dla prawidłowego zamknięcia roku obrachunkowego oraz sporządzenia sprawozdania finansowego.

Art. 28 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów, wskazuje kilka podstawowych zasad, według których powinna być przeprowadzona inwentaryzacja na koniec roku oraz pozostałe. Wśród nich podkreśla się: staranność wykonania, sporządzenie spisu w sposób trwały i zakończony.

Inne terminy inwentaryzacji

Przeprowadzanie inwentaryzacji jest wymagane nie tylko na koniec roku, ale również w innych standardowych sytuacjach, takich jak zmiana wspólnika czy likwidacja działalności.

• Inwentaryzacja przy zmianie wspólnika lub proporcji udziałów. Umożliwia dokładne określenie stanu majątku na moment dokonywania zmian w składzie osobowym spółki. Wyniki inwentaryzacji służą do wyceny wartości firmy oraz rozliczenia między odchodzącymi i wchodzącymi wspólnikami.
• Inwentaryzacja przy likwidacji przedsiębiorstwa. Gdy firma przestaje działać, konieczne jest przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji wszystkich składników majątku. Pozwala to na dokładne ustalenie wartości likwidowanego przedsiębiorstwa oraz umożliwia sprawne zakończenie działalności i rozliczenie z wierzycielami. Inwentaryzacja w tym wypadku determinuje ostateczny podział majątku spółki.
• Inwentaryzacja przy rozpoczęciu działalności w ciągu roku podatkowego. Jeśli podmiot gospodarczy rozpoczyna działalność w trakcie roku podatkowego, musi dokonać inwentaryzacji na moment rozpoczęcia prowadzenia ksiąg rachunkowych. Umożliwia to rzetelne ustalenie stanu początkowego majątku i zobowiązań, co jest niezbędne do sporządzenia bilansu otwarcia.
• Inwentaryzacja w przypadku zmiany formy opodatkowania. Gdy przedsiębiorca zmienia formę opodatkowania, na przykład z ryczałtu na pełną księgowość, konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji. Pozwala to na ustalenie stanu początkowego dla nowej ewidencji księgowej i podatkowej. Dokonanie tej inwentaryzacji jest warunkiem koniecznym do prawidłowego przejścia na inną formę opodatkowania.

Oprócz standardowych terminów inwentaryzacja może być wymagana także w sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak klęski żywiołowe, pożary, kradzieże, czy inne zdarzenia losowe, które mogłyby wpłynąć na stan majątku przedsiębiorstwa.

Sprawdź też: Terminal płatniczy od Polskich ePłatności

Jak przeprowadzić inwentaryzację?

Przeprowadzenie inwentaryzacji to złożony proces, który wymaga starannego planowania i zaangażowania całej organizacji. Poniżej omówimy poszczególne etapy prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji oraz wymogi dotyczące dokumentacji.

Właściwa dokumentacja

Zacznijmy od wytycznych pod względem materialnym. Według art. 27 ust. 1  rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów należy wpisać do księgi spis z natury: towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych oraz braków i odpadów.

Jeśli chodzi o wytyczne związane z odpowiednimi dokumentami, określają one, jakie informacji są niezbędne. W dokumentacji nie może więc zabraknąć:

• danych właściciela firmy lub jej nazwy,
• daty przygotowania spisu,
• numeru  pozycji arkusza inwentaryzacji,
• nazwy towaru lub innego elementu wchodzącego w skład inwentarza,
• jednostki miary i stwierdzonej ilość w czasie przeprowadzania spisu,
• ceny w złotych i groszach za jednostkę miary i sumę odpowiadającą wartości towarów uwzględnionych w spisie,
• łącznej wartości wszystkich pozycji spisu z natury,
• klauzuli “Spis zakończono na pozycji”.

Na końcu inwentaryzacja powinna zostać zatwierdzona podpisami co najmniej dwóch osób, które ją przeprowadziły, a także właściciela przedsiębiorstwa.

Etapy przeprowadzania inwentaryzacji

Przeprowadzanie inwentaryzacji zazwyczaj składa się z kilku podstawowych etapów.

• Przygotowanie do inwentaryzacji. Obejmuje powiadomienie zespołu, planowanie działań, wyznaczenie komisji oraz przygotowanie dokumentów. Jest to kluczowy etap zapewniający sprawny przebieg.
• Przeprowadzanie spisu z natury. Fizyczne sprawdzenie i zliczenie składników majątku, z porównaniem wyników do ewidencji księgowej. Wymaga skrupulatności komisji.
• Uzgodnienie sald i weryfikacja dokumentacji. Potwierdzenie sald z kontrahentami oraz weryfikacja dokumentacji. Pozwala zidentyfikować różnice w ewidencji.
• Rozliczenie i zatwierdzenie wyników. Opracowanie raportu inwentaryzacyjnego i wprowadzenie ewentualnych korekt. Końcowy, kluczowy etap.

Inwentaryzacja – podsumowanie

Inwentaryzacja to nieodłączny element zarządzania majątkiem firmy. Jest ważna dla utrzymania dokładności i rzetelności ksiąg rachunkowych. Umożliwia bieżące monitorowanie stanu majątku firmy, wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości oraz podejmowanie odpowiednich działań korygujących. Inwentaryzacja odgrywa także istotną rolę w procesie sporządzania sprawozdań finansowych oraz weryfikacji zgodności ewidencji księgowej z rzeczywistym stanem majątku.

Różnorodność metod inwentaryzacji umożliwia dopasowanie procesu do charakteru danego przedsiębiorstwa oraz rodzaju inwentaryzowanych składników. Regularne i dokładne przeprowadzanie inwentaryzacji pozwala na bieżące monitorowanie stanu posiadania oraz szybkie wykrywanie i korygowanie wszelkich niezgodności. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą utrzymywać aktualne i wiarygodne informacje o swoim majątku, co przekłada się na lepsze podejmowanie decyzji i efektywniejsze zarządzanie.