Jak otworzyć żłobek i legalnie prowadzić opiekę nad dziećmi – formalności i wymagania

Otwarcie żłobka wymaga spełnienia szeregu formalnych warunków. Każdy etap podlega kontroli administracyjnej. Przed rozpoczęciem działalności dokładnie przygotuj szczegółowy biznesplan i skonsultuj się z ekspertem od przepisów dotyczących opieki nad dziećmi. Żłobek lub klub dziecięcy to spore wyzwanie, dlatego warto wiedzieć, na co trzeba być gotowym.

Formy działalności w przypadku żłobków

Osoba planująca otwarcie żłobka musi wybrać formę prawną działalności. Decyzja ta wpływa na sposób zarządzania placówką, odpowiedzialność finansową oraz obowiązki podatkowe. Jakie są dostępne formy?

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)

Najprostsza forma prawna. Rejestracja odbywa się poprzez Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania firmy. Kroki rejestracji JDG:

• Złożenie wniosku CEIDG-1 online przez stronę biznes.gov.pl lub w urzędzie miasta/gminy.
• Wskazanie PKD 88.91.Z – Opieka dzienna nad dziećmi.
• Uzyskanie numerów NIP i REGON (automatycznie nadawane po rejestracji).
• Zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – przedsiębiorca może korzystać z ulg dla nowych firm, np. „Mały ZUS”.
• Wybór formy opodatkowania.

Jednoosobowa działalność daje pełną kontrolę nad firmą, ale niesie ryzyko odpowiedzialności osobistej za zobowiązania.

Spółka prawa handlowego

Jeśli chcesz skutecznie ograniczyć odpowiedzialność finansową, lepszym wyborem będzie spółka prawa handlowego. Rejestracja następuje w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Najczęściej wybierane formy to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) oraz spółka jawna.

Spółki są bardziej skomplikowane pod względem formalnym niż JDG, ale dają większe bezpieczeństwo finansowe.

Fundacja lub stowarzyszenie

Żłobek może działać jako fundacja lub stowarzyszenie o charakterze non-profit. Placówka może uzyskiwać dofinansowania, dotacje i korzystać z ulg podatkowych. Jak wygląda to w przypadku fundacji?

• Tworzona przez fundatora w oparciu o statut.
• Wymaga wniesienia funduszu założycielskiego (nie ma minimalnej kwoty).
• Rejestracja w KRS, zgłoszenie do US i ZUS.
• Może prowadzić działalność gospodarczą, ale dochody muszą być przeznaczane na cele statutowe.

Organizacje non-profit mogą ubiegać się o dofinansowanie z programów samorządowych i rządowych, np. Maluch+.

Warto wiedzieć, że wśród podmiotów uprawnionych do zakładania żłobków i klubów dziecięcych znajdują się: jednostki samorządu terytorialnego, instytucje publiczne, osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

Wpis do rejestru żłobków – jak go uzyskać?

Każdy żłobek musi zostać wpisany do rejestru żłobków i klubów dziecięcych, który prowadzi właściwa gmina zgodnie z lokalizacją placówki. Bez tego wpisu prowadzenie działalności jest nielegalne i grozi sankcjami administracyjnymi.

Wniosek o wpis składa się do urzędu miasta lub gminy w miejscu, gdzie znajduje się żłobek. Można to zrobić osobiście, pocztą lub elektronicznie przez ePUAP. Wniosek musi zawierać dane identyfikacyjne podmiotu prowadzącego, adres placówki oraz informacje dotyczące liczby dzieci, planowanego personelu i sposobu organizacji opieki. Do wniosku o wpis do rejestru należy dołączyć:

• Tytuł prawny do lokalu – może to być akt własności, umowa najmu lub użyczenia. Dokument musi obejmować cały okres planowanej działalności.
• Opinia Sanepidu – potwierdza, że lokal spełnia normy sanitarne i higieniczne. Sanepid sprawdza m.in. dostępność umywalek, odpowiednie warunki do przechowywania żywności oraz system wentylacji.
• Pozytywna opinia Państwowej Straży Pożarnej – strażacy oceniają drogi ewakuacyjne, gaśnice, oznaczenia przeciwpożarowe i ogólny poziom bezpieczeństwa.
• Regulamin organizacyjny placówki – dokument określa zasady funkcjonowania żłobka, jego strukturę, godziny pracy, zakres obowiązków personelu oraz procedury przyjmowania dzieci.
• Program opieki i wychowania – zawiera opis zajęć edukacyjnych i opiekuńczych dostosowanych do wieku dzieci. Program musi uwzględniać rozwój psychomotoryczny maluchów i odpowiadać wymaganiom ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3.
• Oświadczenie o niekaralności – wymagane dla osoby prowadzącej żłobek oraz kadry zarządzającej. Należy uzyskać zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego (KRK).

Gmina ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku. Jeśli dokumentacja jest kompletna, żłobek otrzymuje wpis do rejestru i może rozpocząć działalność. Wpis ma charakter publiczny – każda osoba może sprawdzić, czy dany żłobek widnieje w rejestrze gminnym.

Jaki lokal będzie odpowiedni na żłobek?

Formalności związanych z założeniem żłobka jest dość sporo – nawet w przypadku lokalu zauważysz wiele wymagań. Miejsce przeznaczone na żłobek musi spełniać wymogi ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3, prawa budowlanego, sanitarno-epidemiologiczne oraz przeciwpożarowe. Ostateczna ocena zgodności obiektu należy do Sanepidu i Państwowej Straży Pożarnej.

Powierzchnia i układ pomieszczeń

Minimalna przestrzeń przypadająca na jedno dziecko wynosi 2,5 m² w pomieszczeniach przeznaczonych do zabawy i odpoczynku. W przypadku żłobków przyjmujących ponad 25 dzieci wymagana powierzchnia wzrasta. Jeśli w lokalu przygotowuje się posiłki na miejscu, konieczne jest wydzielenie osobnej kuchni spełniającej normy sanitarne. W lokalu muszą znajdować się oddzielne strefy funkcjonalne, takie jak:

• Sala zabaw i zajęć edukacyjnych – wyposażona w bezpieczne meble, dywany oraz zabawki dostosowane do wieku dzieci. Podłogi powinny być antypoślizgowe i łatwe do czyszczenia.
• Miejsce do odpoczynku – w zależności od liczby dzieci, konieczne jest zapewnienie odpowiedniej liczby leżaków lub łóżeczek. Przestrzeń powinna być wydzielona, cicha i dobrze wentylowana.
• Pomieszczenie kuchenne lub aneks kuchenny – jeśli żłobek podaje posiłki przygotowywane na miejscu, kuchnia musi posiadać osobne strefy do przechowywania produktów, mycia naczyń oraz przygotowywania posiłków. Alternatywnie, żłobek może korzystać z usług cateringu, ale wówczas musi zapewnić miejsce do podgrzewania i porcjowania jedzenia.
• Łazienki i sanitariaty – muszą być dostosowane do wieku dzieci, z umywalkami i toaletami na odpowiedniej wysokości. Wymagane są także stanowiska do przewijania niemowląt.
• Szatnia – miejsce do przechowywania ubrań dzieci, najlepiej z osobnymi szafkami lub haczykami. W przypadku dzieci wymagających szczególnej opieki konieczne będzie dopasowanie przestrzeni pod ich wymagania.

Jak powinna wyglądać kadra w przypadku żłobków i klubów dziecięcych?

Zatrudnianie wykwalifikowanego personelu w żłobku jest obowiązkiem wynikającym z ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3. Wymogi dotyczą zarówno opiekunów, jak i dyrektora placówki. Liczba pracowników musi być dostosowana do liczby dzieci oraz ich wieku.

Wymagania dla opiekunów

Każdy opiekun pracujący w żłobku musi posiadać kwalifikacje zgodne z przepisami. Osoby spełniające wymogi bez konieczności dodatkowych szkoleń to absolwenci studiów i szkół w zawodach związanych z opieką nad dziećmi. Należą do nich:

• pedagodzy – ukończone studia wyższe lub policealne z zakresu pedagogiki wczesnoszkolnej, przedszkolnej, opiekuńczo-wychowawczej lub resocjalizacyjnej,
• pielęgniarki i położne – osoby z dyplomem i prawem wykonywania zawodu,
• osoby z wykształceniem medycznym – np. ratownicy medyczni, terapeuci zajęciowi, fizjoterapeuci.

Osoby bez wymaganego wykształcenia muszą ukończyć 280-godzinne szkolenie przygotowujące do pracy z dziećmi do lat 3. Program obejmuje m.in.:

• psychologię rozwoju dziecka,
• metody pracy opiekuńczej i wychowawczej,
• sposoby udzielania dziecku pierwszej pomocy,
• podstawy żywienia i higieny dzieci.

Szkolenie można odbyć w jednostkach posiadających akredytację Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej. Pedagogika małego dziecka to dość rozbudowany temat, dlatego każdy nauczyciel wychowania przedszkolnego powinien dokładnie się z nim zapoznać. Tylko wtedy będzie mógł on prawidłowo wspomagać rozwój dzieci.

Liczba opiekunów a liczba dzieci

Przepisy określają maksymalną liczbę dzieci przypadającą na jednego opiekuna. Standardowy limit wynosi 8 dzieci na 1 opiekuna. W przypadku grup, w których znajdują się niemowlęta (poniżej 1. roku życia) lub dziecko niepełnosprawne, limit wynosi 5 dzieci na 1 nauczyciela edukacji wczesnoszkolnej.

Jeśli w placówce przebywa więcej niż 20 dzieci, konieczne jest zatrudnienie dodatkowej osoby do pomocy, nawet jeśli nie pełni ona roli opiekuna. Może to być asystent opiekuna lub pomoc żłobkowa.