Jak założyć firmę transportową? Kluczowe kroki i porady dla przyszłych właścicieli

Własna firma transportowa może kojarzyć Ci się z wysokimi zyskami. Zanim jednak zaczniesz zarabiać, koniecznie sprawdź, jakie wymagania musisz spełnić, by legalnie wejść na rynek. Transport to branża, w której liczy się nie tylko odpowiednia flota i doświadczeni kierowcy, ale także licencje, zdolność finansowa oraz znajomość przepisów. Koszty wejścia są wysokie, konkurencja nie śpi, a każda decyzja może wpłynąć na rentowność biznesu. Jeśli chcesz uniknąć błędów, dobrze się przygotuj. Sprawdź, jak krok po kroku założyć firmę transportową i skutecznie nią zarządzać.

Krok pierwszy – wybór specjalizacji

Przede wszystkim musisz zdecydować, w jakim segmencie rynku chcesz działać. Transport to szeroka branża obejmująca różne gałęzie. Każda z nich ma inne wymagania prawne, koszty operacyjne i potencjalne zyski.

Jeśli planujesz transport drogowy, możesz przewozić ładunki krajowe lub międzynarodowe. W przypadku działalności międzynarodowej musisz uzyskać licencję wspólnotową i przestrzegać przepisów Pakietu Mobilności.

Możesz także skupić się na spedycji, czyli organizacji przewozów dla innych firm. W tym przypadku nie ma konieczności posiadania własnej floty, ale będziesz potrzebować gwarancji finansowej i doświadczenia w negocjowaniu stawek z przewoźnikami. Do wyboru jest również transport specjalistyczny, ale wymaga on dodatkowych zezwoleń i inwestycji. Jeśli zamierzasz przewozić:

• Towary chłodnicze, musisz posiadać naczepy z agregatem chłodniczym i spełniać normy ATP.
• Ładunki niebezpieczne (ADR), konieczne będzie przeszkolenie kierowców oraz wyposażenie pojazdów w odpowiednie oznaczenia i środki bezpieczeństwa.
• Transport ponadnormatywny, obejmujący maszyny budowlane czy konstrukcje stalowe, wymaga uzyskania specjalnych zezwoleń i eskorty pojazdów pilotujących.

Decyzja o profilu działalności wpłynie na zakup pojazdów, wysokość ubezpieczenia i liczbę wymaganych pozwoleń. Musisz przeanalizować rynek i określić, które zlecenia będą dla Ciebie najbardziej opłacalne.

Rejestracja firmy transportowej

Teraz czas na wybór formy prawnej. Działalność jednoosobowa wymaga wpisu do CEIDG, a spółka do KRS. Forma działalności wpływa na sposób opodatkowania, obowiązki księgowe i zakres odpowiedzialności finansowej. Rejestracja w CEIDG odbywa się online lub w urzędzie gminy. Spółka wymaga podpisania umowy, zgłoszenia do sądu rejestrowego i prowadzenia pełnej księgowości. Spółka z o.o. ogranicza ryzyko finansowe, ale wiąże się z wyższymi kosztami administracyjnymi.

Nie można zapomnieć o kodach PKD – to właśnie one określają zakres działalności. Najważniejsze to:

• 49.41.Z – transport drogowy towarów, jeśli przewozy odbywają się własnymi pojazdami.
• 52.29.C – działalność spedytorska, jeśli celem jest organizowanie transportu dla innych firm.

Po rejestracji konieczne jest uzyskanie NIP i REGON. Numer NIP służy do rozliczeń podatkowych, a REGON identyfikuje firmę w rejestrach GUS. Działalność transportowa wymaga zgłoszenia do ZUS, zarówno dla siebie, jak i ewentualnych pracowników. Nowe firmy mogą korzystać z preferencyjnych stawek przez pierwsze 24 miesiące.

Pamiętaj, że przewozy międzynarodowe podlegają opodatkowaniu VAT. Rejestracja jako podatnik VAT-UE jest konieczna przy świadczeniu usług na terenie Unii Europejskiej. Dobra wiadomość jest taka, że zwrot VAT od paliwa kupowanego za granicą pozwala na obniżenie kosztów działalności.

Zakładanie firmy transportowej a licencje

Niezależnie, czy Twój biznes będzie funkcjonował w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, czy spółki, konieczne jest posiadanie licencji transportowej. Jest to podstawowy dokument, który pozwala na legalne wykonywanie usług przewozowych na terenie kraju. Uzyskanie licencji wymaga spełnienia ściśle określonych warunków, które potwierdzają Twoją zdolność do prowadzenia działalności w sposób profesjonalny i zgodny z przepisami. Jakie są dokładnie warunki uzyskania takiego dokumentu?

• Certyfikat Kompetencji Zawodowych – to dokument potwierdzający znajomość przepisów transportowych, zasad zarządzania firmą, bezpieczeństwa przewozów oraz rozliczeń podatkowych. Aby go uzyskać, należy zdać egzamin organizowany przez Instytut Transportu Samochodowego (ITS) lub uprawnioną jednostkę. Egzamin składa się z części teoretycznej oraz praktycznej i obejmuje zagadnienia związane z prawem transportowym, zarządzaniem przedsiębiorstwem oraz rachunkowością. Jeśli nie posiadasz certyfikatu kompetencji zawodowych, możesz zatrudnić osobę, która go ma i formalnie ona będzie pełnić funkcję zarządzającego transportem w Twojej firmie.
• Zdolność finansowa –  każda firma transportowa musi wykazać, że posiada odpowiednie zabezpieczenie finansowe. Minimalne wymagania to 9 000 euro na pierwszy pojazd i 5 000 euro na każdy kolejny pojazd we flocie.
• Odpowiednia reputacja – firma transportowa nie może być zarządzana przez osobę skazaną za przestępstwa gospodarcze, przewozowe lub podatkowe. Weryfikacja obejmuje nie tylko właściciela, ale także osobę odpowiedzialną za zarządzanie transportem. Przed złożeniem wniosku konieczne jest uzyskanie zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.

Licencja wspólnotowa

Jeśli zamierzasz wykonywać przewozy na terenie Unii Europejskiej, musisz uzyskać licencję wspólnotową. Jest to dokument wydawany na okres do 10 lat, który uprawnia do swobodnego transportu międzynarodowego w krajach Wspólnoty. Aby ją otrzymać, trzeba posiadać licencję krajową oraz spełniać te same warunki dotyczące zdolności finansowej, kompetencji zawodowych i reputacji. Wniosek składasz do Głównego Inspektora Transportu Drogowego w Warszawie. Przewozy międzynarodowe podlegają także przepisom Pakietu Mobilności, który nakłada obowiązki związane z:

• Czasem pracy kierowców – obowiązkowy odpoczynek i limity godzin jazdy.
• Wynagrodzeniem kierowców – stawki muszą być zgodne z przepisami kraju, w którym wykonywane są usługi.
• Powrotem pojazdu do bazy – co najmniej raz na 8 tygodni pojazd musi wrócić do kraju rejestracji.

Dodatkowo, w przypadku przewozów do krajów spoza UE, konieczne może być uzyskanie pozwoleń CEMT lub indywidualnych zezwoleń bilateralnych, które umożliwiają transport na terytorium państw spoza wspólnoty, m.in. Rosji, Ukrainy czy Turcji. Niekiedy potrzebne będzie zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, certyfikat kompetencji zawodowych czy inne dokumenty, dlatego warto poznać wszystkie wymagania.

Wybór floty – jak zrobić to dobrze?

Firma działająca w zakresie transportu drogowego może być prawdziwym wyzwaniem, dlatego zadbaj o wszelkie formalności, a także zwróć uwagę na flotę. Rodzaj pojazdów powinien być dopasowany do profilu działalności i rodzaju przewożonych ładunków. Przy planowaniu inwestycji w pojazdy musisz uwzględnić DMC (dopuszczalną masę całkowitą), wyposażenie oraz normy ekologiczne.

Ciężarówki i normy emisji

Jeśli planujesz transport o DMC powyżej 3,5 tony, pojazdy muszą być wyposażone w tachografy cyfrowe oraz spełniać normy emisji spalin Euro 5 lub Euro 6. Normy te są kluczowe dla wjazdu do stref ekologicznych w Europie oraz wpływają na wysokość opłat drogowych.

Dla transportu dalekobieżnego najlepszym wyborem są ciągniki siodłowe z naczepami, które oferują dużą ładowność i niskie koszty eksploatacji w przeliczeniu na kilometr. Popularne marki to DAF, Volvo, Scania, MAN, Mercedes-Benz i Renault Trucks.

Jeśli zamierzasz realizować przewozy lokalne i regionalne, dobrym rozwiązaniem są solówki o DMC 7,5 – 18 ton. Lżejsze pojazdy zużywają mniej paliwa i mogą wjeżdżać do centrów miast bez dodatkowych zezwoleń. W przypadku transportu specjalistycznego konieczne jest dopasowanie naczep do rodzaju ładunku:

• Naczepy chłodnicze – do transportu produktów spożywczych i leków.
• Wywrotki – do przewozu kruszyw i materiałów budowlanych.
• Cysterny – do transportu paliw, chemikaliów i żywności płynnej.
• Naczepy niskopodwoziowe – do przewozu maszyn budowlanych i ładunków ponadgabarytowych.