Numer REGON – czym jest i jak go uzyskać?

Numer REGON to jedno z podstawowych oznaczeń identyfikacyjnych dla firm oraz instytucji w Polsce, odgrywające istotną rolę w systemie ewidencji działalności gospodarczej. Każdy przedsiębiorca, niezależnie od formy prowadzonej działalności, ma obowiązek uzyskania tego numeru. Służy on do identyfikacji podmiotów gospodarczych w różnego rodzaju rejestrach i bazach danych. W praktyce oznacza to, że numer REGON pozwala na sprawną wymianę informacji między instytucjami państwowymi, co ułatwia monitorowanie działalności gospodarczej oraz zarządzanie danymi statystycznymi w kraju.

Spis treści:

• Czym jest baza REGON i numer REGON?
• Do czego służy numer REGON?
• Nadanie numeru REGON krok po kroku
• W jakich sytuacjach należy podać nr REGON?

Dla wielu osób proces uzyskania numeru REGON może wydawać się skomplikowany lub niejasny. W rzeczywistości jednak, procedura ta jest dość prosta, a dostęp do numeru można uzyskać bezpłatnie. Otrzymanie REGON-u jest jednym z pierwszych kroków na drodze do legalnego prowadzenia działalności gospodarczej, a jego nadanie następuje automatycznie przy rejestracji firmy. W dalszej części artykułu omówimy jakie kroki należy podjąć, aby go uzyskać oraz jakie znaczenie ma numer REGON w codziennej działalności przedsiębiorstwa.

Czym jest baza REGON i numer REGON?

W szerokim rozumieniu skrót REGON utworzony jest od nazwy: Rejestr Gospodarki Narodowej, czyli systemu ewidencji przedsiębiorców prowadzonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. 

Krajowy rejestr REGON jest systemem aktualizowanym na bieżąco poprzez centralną bazę danych oraz terenowe bazy danych zlokalizowane w urzędach statystycznych znajdujących się w różnych miastach w Polsce. W rejestrze REGON umieszczana jest baza podmiotów gospodarki narodowej.

Mówiąc o nim, najpewniej masz jednak na myśli jego uproszczone znaczenie, czyli identyfikator konkretnej firmy umieszczony w tym rejestrze.

W standardowych przypadkach numer REGON składa się z dziewięciu cyfr, z których każda ma konkretne znaczenie:

• pierwsze dwie informują o województwie, w którym jest zarejestrowane przedsiębiorstwo,
• sześć kolejnych to numer seryjny, który mu przydzielono,
• ostatnia pełni funkcję kontrolną i zapobiega pomyłkom przy wpisaniu całej kombinacji.

Jeśli podmiot działa jednocześnie w kilku różnych województwach, jego jednostkom lokalnym przypisuje się czternastocyfrowy identyfikator. Składa się na niego REGON jednostki głównej (dziewięć pierwszych cyfr), liczba przydzielona temu konkretnemu oddziałowi (cztery cyfry) i jedna cyfra kontrolna.

Komu przydzielany jest identyfikator REGON? Zgodnie z art. 62. Ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej obowiązek widnienia w rejestrze ma każda:

• osoba prawna,
• osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub indywidualne gospodarstwo rolne,
• jednostka organizacyjna, która nie ma osobowości prawnej, a także jej wszystkie jednostki terenowe, czyli filie i oddziały.

Jeśli jesteś osobą fizyczną, raz przydzielony numer REGON będzie Ci towarzyszyć już zawsze. Nie zmieni się nawet wtedy, gdy zamkniesz działalność i otworzysz kolejną, zupełnie inną.

Do czego służy numer REGON?

Jeszcze kilkanaście lat temu REGON spełniał podobną funkcję jak NIP i – jako element identyfikacji przedsiębiorstwa – musiał widnieć na wszystkich firmowych dokumentach, czyli np. na oficjalnych pismach urzędowych czy fakturach. Obecnie używa się go w bardzo ograniczonym zakresie, tylko w konkretnych sytuacjach urzędowych – np. przy składaniu wniosków do Urzędu Patentowego RP.

Do czego obecnie służy zatem rejestr REGON? Głównie do celów statystycznych. GUS zbiera w ten sposób informacje dotyczące polskiej gospodarki. Korzystając z niego, może sprawdzić wiele informacji dotyczących firmy, która się nim identyfikuje, m.in.

• adres siedziby,
• numer NIP,
• rodzaj wykonywanej działalności,
• wszystkie daty istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy – założenia, zawieszenia czy wznowienia działalności.

Co więcej, dane widoczne w rejestrze GUS są powszechnie dostępne. Może z nich nieodpłatnie skorzystać każdy, kto złoży stosowny wniosek do urzędu statystycznego. Zaświadczenie zostanie wysłane pocztą do 7 dni roboczych od otrzymania wniosku o jego wydanie.

GUS używa również rejestru REGON do typowania losowych podmiotów gospodarczych do udziału w obowiązkowych ankietach służących do przygotowywania badań i prognoz rynkowych.

Nadanie numeru REGON krok po kroku

Wnioskowanie o przyznanie numeru REGON wygląda inaczej w zależności od formy prawnej podmiotu, który zgłaszasz. Poniżej przedstawiamy, jak wygląda ten proces w każdym przypadku.

Nadanie numeru REGON dla osób fizycznych będących przedsiębiorcami

Aby otrzymać swój identyfikator, nie musisz składać żadnych dodatkowych wniosków. Wystarczy, że wypełnisz formularz wymagany do rejestracji firmy w CEIDG, a potrzebne dane zostaną automatycznie przesłane do GUS-u, który rozpocznie procedurę przypisania Ci identyfikatora. Zostaniesz poinformowany o jego przydzieleniu.

Nadanie numeru REGON firmom wpisanym do KRS

Podobnie jak w poprzedniej sytuacji, tutaj również nie jesteś zobligowany do wypełniania i wysyłania żadnych wniosków. KRS samodzielnie przesyła wniosek do właściwego urzędu statystycznego, nie później niż 3 dni robocze od dokonania wpisu w KRS. Później procedura przebiega dokładnie tak jak w poprzednim przypadku.

Nadanie numeru REGON podmiotom bez wpisu w CEIDG i KRS

Jeśli nie dotyczy Cię obowiązek wpisu do KRS i CEIDG, musisz samodzielnie złożyć wniosek o przyznanie numeru REGON do GUS-u. Do wyboru masz dwa druki:

• RG-OP – przeznaczony dla osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej;
• RG-OF – dotyczy osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą nieujmowaną w CEIDG, czyli przede wszystkim rolników.

Wniosek powinieneś złożyć do urzędu statystycznego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania i prowadzenia działalności. Jego złożenie nie wymaga wnoszenia żadnych opłat.

Jak długo będziesz czekać na nadanie REGON-u? Wpisanie do ewidencji i przydzielenie indywidualnego zazwyczaj trwa kilka dni. Często udaje się dopełnić formalności jeszcze w dzień złożenia wniosku.

W jakich sytuacjach należy podać nr REGON?

Numer identyfikacyjny REGON jest wymagany w wielu sytuacjach związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa oraz w kontaktach z instytucjami publicznymi. Poniżej znajduje się lista najczęstszych przypadków, w których należy podać numer REGON:

• Zgłoszenia i rejestracje w urzędach – numer REGON jest niezbędny przy wypełnianiu różnego rodzaju formularzy urzędowych, np. zgłoszeń do ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych), GUS (Główny Urząd Statystyczny) czy Urzędu Skarbowego.
• Podpisywanie umów – przy zawieraniu umów z kontrahentami, zwłaszcza w przypadku firm, często wymaga się podania REGON-u jako elementu identyfikacji przedsiębiorstwa.
• Procedury administracyjne – w przypadku ubiegania się o dotacje, licencje, pozwolenia czy koncesje, numer REGON jest jedną z podstawowych informacji identyfikacyjnych wymaganych w dokumentacji.
• Zakładanie konta bankowego – w wielu bankach przy zakładaniu konta firmowego konieczne jest podanie numeru REGON obok innych danych rejestrowych firmy.
• Fakturowanie i księgowość – w systemach księgowych numer REGON jest jednym z elementów potrzebnych do identyfikacji firmy, szczególnie w kontekście prowadzenia ewidencji dla celów statystycznych.
• Zgłoszenia do urzędów statystycznych – przedsiębiorcy mają obowiązek przekazywania danych statystycznych do Głównego Urzędu Statystycznego, a numer REGON jest w tym kontekście kluczowy dla poprawnej identyfikacji firmy.
• Udział w przetargach – w dokumentacji przetargowej często wymaga się podania numeru REGON, jako części danych rejestrowych podmiotu ubiegającego się o zamówienie publiczne.
• Rejestracja pojazdów firmowych – przy zakupie i rejestracji pojazdów na firmę, numer REGON jest jednym z wymaganych elementów identyfikacyjnych.

Numer REGON pełni funkcję uniwersalnego narzędzia identyfikacyjnego w wielu sytuacjach, które dotyczą zarówno działań wewnętrznych firmy, jak i jej kontaktów zewnętrznych z urzędami oraz innymi podmiotami.