Odsetki ustawowe

Odsetki ustawowe to koszt nieterminowej zapłaty, który może doliczyć wierzyciel. Są regulowane przez przepisy i mają zastosowanie, gdy strony nie ustaliły własnych warunków naliczania odsetek. Dla mikroprzedsiębiorcy to jedno z najprostszych narzędzi ochrony płynności finansowej.

Najważniejsze informacje:

• Odsetki ustawowe należą się, gdy kontrahent nie zapłaci w terminie.
• Ich wysokość zależy od rodzaju transakcji i stopy referencyjnej NBP.
• Mikroprzedsiębiorca może doliczyć je do faktury lub dochodzić w sądzie.
• W relacjach B2B obowiązuje wyższa stawka i dodatkowa rekompensata.

Odsetki ustawowe – co to jest i kto może je naliczać?

Odsetki ustawowe należne to koszt nieterminowej zapłaty, który może doliczyć wierzyciel. Są regulowane przez przepisy i mają zastosowanie, gdy strony nie ustaliły własnych warunków naliczania odsetek. Dla mikroprzedsiębiorcy to jedno z najprostszych narzędzi ochrony płynności finansowej.

Należne odsetki ustawowe zostały zdefiniowane w Kodeksie cywilnym. Obowiązują zawsze wtedy, gdy dłużnik nie reguluje zobowiązania w terminie, a strony nie uzgodniły innej stopy oprocentowania. Zasady ich naliczania są jednolite i nie wymagają szczególnych zapisów w umowie. Oznacza to, że nawet jednoosobowa działalność gospodarcza, która nie zawarła odrębnych warunków płatności, może naliczyć odsetki ustawowe już od dnia po terminie płatności.

Zgodnie z art. 11b ustawy do ustalenia wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych stosuje się stopę referencyjną NBP.

Kto może naliczyć odsetki?

Każdy przedsiębiorca – niezależnie od formy prawnej – ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych. Dotyczy to jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek cywilnych i osób prowadzących działalność nierejestrowaną. W przypadku transakcji między firmami obowiązuje również ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, która daje dodatkowe możliwości. Jeśli faktura przekroczy termin, wystarczy naliczyć odsetki i dołączyć wyliczenie do wezwania do zapłaty lub kolejnej faktury.

Odsetki a terminal płatniczy

Terminal płatniczy minimalizuje ryzyko opóźnień, ale nie eliminuje ich całkowicie. Płatności kartą odbywają się natychmiast, jednak wciąż zdarzają się kontrahenci, którzy żądają płatności przelewem z odroczonym terminem. W takich sytuacjach znajomość zasad naliczania odsetek ustawowych może pomóc w zabezpieczeniu należności, a nawet zniechęcić dłużnika do dalszych opóźnień.

Odsetki ustawowe – ile wynoszą i jakie są ich rodzaje?

Wysokość odsetek ustawowych zależy od rodzaju zobowiązania. Ustawodawca przewidział trzy główne typy – każdy z nich służy innemu celowi i ma odrębną stawkę. Dla mikroprzedsiębiorcy najważniejsze są odsetki za opóźnienie i odsetki w transakcjach handlowych. Ile dokładnie wynoszą odsetki ustawowe?

Odsetki kapitałowe

Ten typ odsetek ma charakter wynagrodzenia za korzystanie z cudzego kapitału. Nalicza się je, gdy ktoś pożycza pieniądze lub udostępnia je na czas oznaczony, np. w umowie pożyczki. Odsetki kapitałowe nie mają związku z opóźnieniem – ich zadaniem jest wynagrodzenie właściciela środków. W praktyce mikroprzedsiębiorcy rzadko sięgają po ten mechanizm, ale może mieć znaczenie w przypadku pożyczek prywatnych lub inwestycyjnych między firmami.

Odsetki ustawowe za opóźnienie

Dotyczą każdej sytuacji, gdy druga strona nie zapłaci w terminie. W lipcu 2025 wynoszą 11,25% rocznie. Przysługują automatycznie – nie trzeba wykazywać szkody ani poniesionych kosztów. Mikroprzedsiębiorca może naliczyć je już od następnego dnia po terminie płatności. Wystarczy wskazać podstawę, kwotę i liczbę dni zwłoki.

Odsetki w transakcjach handlowych

Między przedsiębiorcami obowiązują specjalne zasady. Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych są wyższe – obecnie 14,25% rocznie. Oprócz nich przysługuje też ryczałtowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności (m.in. 40, 70 lub 100 euro). Dla mikrofirm to konkretne narzędzie dyscyplinujące nierzetelnych kontrahentów. Warto do każdej umowy dołączyć zapis o możliwości naliczania tych odsetek, ale nawet bez tego mają one zastosowanie z mocy prawa.

Odsetki maksymalne

Maksymalne odsetki ustawowe to najwyższe dopuszczalne oprocentowanie odsetek umownych lub za opóźnienie. W Polsce ustawodawca określa je jako dwukrotność odpowiednich odsetek ustawowych.

Aktualne stawki obowiązują od 3 lipca 2025 roku:

Odsetki maksymalne kapitałowe wynoszą 17 % rocznie (dwukrotność od stawki ustawowej 8,5 %)

Odsetki maksymalne za opóźnienie wynoszą 21 % rocznie (dwukrotność od stawki ustawowej 10,5 %) (

Prawo zabrania ustalania wyższych odsetek umownych niż wskazane powyżej — nawet jeśli strony zawierają odrębną umowę. Jeśli umowa przewiduje większe stawki, obowiązują odsetki maksymalne.

Możesz żądać odsetek należnych w maksymalnej formie, kiedy uzgodniłeś odsetki umowne z kontrahentem i nie przekraczają one limitu wynikającego z przepisów – czyli dwukrotności odsetek ustawowych.

Jak obliczyć odsetki ustawowe w firmie?

Obliczenie odsetek ustawowych wymaga znajomości terminu zapłaty, kwoty należności i aktualnej stopy procentowej. Choć istnieją kalkulatory, warto rozumieć mechanizm, by uniknąć błędów przy sporach z kontrahentem.

Wzór i przykład

W przypadku ustalenia wysokości odsetek ustawowych przyda się wzór, choć możesz wykorzystać kalkulator odsetek ustawowych. Najprostszy wzór wygląda tak:

(kwota zaległości × liczba dni opóźnienia × stopa roczna) ÷ 365

Przykład: przy kwocie 5000 zł, 30 dniach opóźnienia i stawce 11,25% rocznie, odsetki wyniosą:

(5000 × 30 × 11,25%) ÷ 365 = ok. 46,23 zł

W przypadku zmiany stawki w trakcie opóźnienia, trzeba rozdzielić okres i obliczyć każdą część osobno.

Od kiedy liczyć odsetki ustawowe za opóźnienie?

Odsetki nalicza się od dnia następnego po terminie płatności. Jeśli faktura ma termin 10 lipca, odsetki zaczynają biec od 11 lipca. Warto w dokumentacji precyzyjnie wskazać dzień wymagalności, by uniknąć sporów. Jeśli opóźnienie trwa do momentu zapłaty, odsetki nalicza się aż do dnia przelewu włącznie.

Kalkulatory odsetek ustawowych online i narzędzia

Na stronach internetowych kancelarii, sądów czy w systemach księgowych dostępne są kalkulatory odsetek. Większość z nich pozwala podać daty, kwotę i automatycznie uwzględnia zmianę stóp. Sprawdź wyliczenia przynajmniej w dwóch miejscach – szczególnie gdy roszczenie ma trafić do sądu lub zawierać kilkumiesięczne opóźnienia. Błędy mogą prowadzić do oddalenia żądania lub obniżenia zasądzonych kwot.

Jak dochodzić odsetek ustawowych w praktyce?

Naliczenie odsetek to jedno – skuteczne odzyskanie ich wymaga działania. Przedsiębiorca może działać samodzielnie, przez pełnomocnika lub firmę windykacyjną. Im szybciej reaguje, tym większa szansa na odzyskanie całości.

Wezwanie do zapłaty

Najpierw wyślij kontrahentowi wezwanie do zapłaty. Powinno zawierać kwotę główną, wysokość odsetek, datę wymagalności i podstawę prawną. Możesz dołączyć wyliczenie lub wskazać, że odsetki będą rosły do dnia zapłaty. Takie wezwanie często działa lepiej niż kolejna faktura – pokazuje, że traktujesz sprawę poważnie i znasz swoje prawa.

Pozew w e-sądzie lub sądzie rejonowym

Jeśli kontrahent nie reaguje, złóż pozew o zapłatę. Możesz skorzystać z e-sądu (EPU) – szybciej, taniej i bez wychodzenia z biura. W pozwie uwzględnij odsetki – z datami i stawkami. Sąd przyzna je, jeśli prawidłowo wyliczysz należność i wskażesz podstawę prawną.

Rekompensata w transakcjach B2B

Jeśli dłużnik to firma, przysługuje ci dodatkowo rekompensata za koszty odzyskiwania należności:

• 40 euro przy zaległości do 5 000 zł
• 70 euro – do 50 000 zł
• 100 euro – powyżej 50 000 zł

To ryczałt – nie musisz go uzasadniać. Dodaj go do faktury lub wezwania. Więcej na temat przysługujących Ci uprawnień znajdziesz w programie Polska Bezgotówkowa.