Profil zaufany a podpis elektroniczny – jakie są podobieństwa i różnice pomiędzy nimi?

Spis treści

• Profil zaufany ePUAP
• Podpis elektroniczny
• Różnice pomiędzy profilem zaufanym a podpisem elektronicznym
• Czy posiadanie profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego jest korzystne?

Profil zaufany ePUAP

Profil zaufany służy wyłącznie do załatwiania spraw urzędowych. Przy jego pomocy można zarejestrować działalność gospodarczą, złożyć wniosek o dotację z Unii Europejskiej, o świadczenie socjalne, zarejestrować samochód czy wnioskować o dowód osobisty. Dzięki niemu załatwimy drogą on-line również sprawy alimentacyjne, zgłosimy urodzenie dziecka, wypełnimy formalności związane z zawarciem małżeństwa czy adopcji. Profil zaufany umożliwia zapłacenie mandatu i wniesienie opłat skarbowych. Jeżeli rejestrowaliśmy spółkę w KRS przez Internet, zmiany mogą być również wprowadzane przez profil zaufany.

Zamknięcie spółki i wprowadzanie zmian, gdy była ona rejestrowana tradycyjnie, nie jest możliwe, podobnie jak składanie zeznań podatkowych, podpisywanie umów i wystawianie faktur. 

Aby założyć profil, wystarczy wejść na stronę serwisu pz.gov.pl i założyć konto on-line. Następnie należy udać się do jednego z punktów wskazanych na stronie po wpisaniu swojego adresu. Może to być urząd gminy, ZUS czy urząd skarbowy. Potwierdzamy w nim swoją tożsamość dowodem osobistym. Mamy na to 14 dni od złożenia wniosku. 

Inną możliwością jest założenie profilu zaufanego na stronie swojego banku. Unikniemy wtedy konieczności potwierdzania danych, gdyż bank zrobi to za nas. Lista banków udostępniających taką możliwość znajduje się na stronie serwisu pz.gov.pl. Ważność profilu zaufanego trwa trzy lata – po upływie tego czasu wymaga przedłużenia.

Podpis elektroniczny

Podpis zaufany służy do załatwiania spraw administracyjnych, ale może być wykorzystywany również do spraw prywatnych. Umożliwia załatwianie transakcji biznesowych, podpisywanie umów handlowych i innych dokumentów biznesowych. Można wykorzystać go do podpisania dokumentów w formacie PDF, WORD, a nawet e-mail. Jest on ogromnie przydatny w prowadzeniu biznesu.

Podpis kwalifikowany to dane, pozwalające na identyfikację konkretnej osoby w postaci elektronicznej, równoważne z odręcznym podpisem. Nie jest trudno uzyskać podpis elektroniczny. Jak zrobić to najszybciej? Kwalifikowany podpis elektroniczny można kupić u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Listę dostawców znajdziemy na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Dostawcy nadzorowani są przez Ministerstwo Cyfryzacji. O ile profil zaufany jest bezpłatny, darmową usługą nie jest już podpis elektroniczny. Cena zależy od dostawcy, urządzenia, z którego będziemy korzystać oraz terminu ważności certyfikatu – ten wynosi najczęściej jeden rok lub dwa lata. Chcąc wydłużyć ważność certyfikatu, konieczna jest dopłata. Do składania podpisu wykorzystuje się czytnik kart USB, token USB lub PCMCIA.

Różnice pomiędzy profilem zaufanym a podpisem elektronicznym

Chociaż zarówno profil zaufany, jak i podpis elektroniczny mają za zadanie potwierdzić tożsamość danej osoby, to znacznie się pomiędzy sobą różnią.

Profil zaufany nie jest komercyjny i służy wyłącznie do kontaktów z urzędami, natomiast podpis elektroniczny można wykorzystać także do celów prywatnych czy biznesowych i konieczne jest wykupienie go. Obecnie podpis elektroniczny umożliwia załatwienie większej ilości spraw niż profil zaufany. Dostawców podpisów jest więcej, gdyż profil zaufany możemy uzyskać tylko w banku lub przez ePUAP. Aby korzystać z podpisu elektronicznego, konieczne jest zakupienie urządzenia i instalacja oprogramowania. Profil zaufany dostępny jest dla każdej osoby i pozostaje bezpłatny.

Obie formy zapewniają bezpieczeństwo i nie wolno udostępniać ich innym osobom. Obie ułatwiają również załatwianie spraw urzędowych. Chociaż profil zaufany w większości spraw zastępuje podpis weryfikowany, w niektórych przypadkach wymaga innego sposobu uwierzytelnienia. Podpis kwalifikowany pod względem skutków prawnych jest uznawany za równoważny z podpisem własnoręcznym.

Czy posiadanie profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego jest korzystne?

Korzystanie z e-administracji ma wiele zalet. Głównym plusem posiadania profilu zaufanego i podpisu kwalifikowanego jest możliwość załatwiania spraw urzędowych bez konieczności odwiedzania urzędów i przestrzegania godzin ich pracy. Nie ma konieczności dojazdu do instytucji, stania w kolejce, przygotowywania wydruków czy ich wysyłki. Urząd ma obowiązek akceptacji dokumentów tak złożonych. Podpisany podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym dokument ma moc prawną. Wszystkie sprawy możemy załatwić przez całą dobę. Nie musimy wychodzić wcześniej z pracy czy brać urlopu, by móc załatwić sprawę w urzędzie. Możemy to zrobić, nawet przebywając za granicą. Wystarczy do tego urządzenie z dostępem do Internetu jak np. smartfon. Obsługa podpisu elektronicznego i profilu zaufanego jest prosta.

Korzystanie z podpisu elektronicznego i profilu zaufanego jest proste, a ich działanie sprawne. Coraz większa ilość platform administracyjnych umożliwia korzystanie z nich i realizowanie wielu spraw przez Internet. Najkorzystniej jest posiadać zarówno podpis elektroniczny, jak i profil zaufany, gdyż ich zastosowanie staje się coraz szersze.