Remanent – czym jest i jak go przeprowadzić?

Remanent (inaczej spis z natury) to dokument określający ilość towarów handlowych, znajdujących się na stanie danego przedsiębiorstwa. Spis z natury pozwala zatem na szczegółowe określenie towaru, będącego w posiadaniu przedsiębiorcy. Mowa tu o towarach handlowych, wyrobach gotowych, półwyrobach, materiałach oraz brakach i/lub odpadach.

Przedsiębiorcy mają obowiązek sporządzenia spisu z natury na koniec roku podatkowego, co jest kluczowe dla dokładnego liczenia towarów oraz uwzględnienia ewentualnych nadwyżek i niedoborów.

Spis z natury umożliwia jednocześnie porównanie faktycznej ilości wymienionych wyżej towarów z ich ilością, wynikającą z prowadzonej dokumentacji. Po określeniu faktycznej ilości towarów należy natomiast określić łączną wartość spisu z natury. Kiedy powinien być przeprowadzony remanent?

Czy wiesz, że terminal płatniczy może być bardzo pomocny przy remanencie? Remanent powinien być przeprowadzany: na dzień otwarcia działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego, na dzień 31 grudnia, na dzień 1 stycznia, w przypadku zmiany wspólnika, w sytuacji zmiany proporcji udziałów w przedsiębiorstwie, w razie likwidacji działalności gospodarczej. Ponadto, remanent powinien być wpisany do księgi przychodów i rozchodów w sytuacji, gdy jego sporządzenie zostało zlecone przez naczelnika urzędu skarbowego oraz w sytuacji, gdy przedsiębiorcy sporządzają spis z natury za każdy miesiąc.

Remanent początkowy, a remanent końcowy

Remanent końcowy sporządzany jest na dzień 31 grudnia, a więc na dzień, kończący rok podatkowy. Wartość remanentu początkowego jest kluczowa w kontekście prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR), ponieważ wpływa na poprawne obliczenie wyniku finansowego oraz ewidencjonowanie kosztów zakupu i wytworzenia składników majątku. Spis z natury początkowy tworzony jest natomiast na dzień 1 stycznia, który otwiera nowy rok podatkowy. Warto zaznaczyć, ze remanent końcowy, sporządzony na dzień 31 grudnia, staje się automatycznie remanentem początkowym. Przedsiębiorcy, którzy podjęli się sporządzenia remanentu końcowego, nie są już zatem zobowiązani do sporządzenia remanentu początkowego.

Rodzaje remanentu

Remanent może być przeprowadzany w różnych formach, w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa i specyfiki jego działalności. Poniżej przedstawiamy kilka rodzajów remanentu, które warto znać:

Przedsiębiorcy muszą przygotować remanent, aby przedstawić rzeczywisty stan towarów w firmie, a także podkreślamy znaczenie remanentu zerowego dla osób, które nie mają żadnych towarów do spisania.

• Remanent końcowy: Jest to remanent przeprowadzany na koniec roku podatkowego, czyli na dzień 31 grudnia. Jego celem jest określenie stanu towarów i materiałów na koniec roku, co jest niezbędne do prawidłowego zamknięcia ksiąg rachunkowych i obliczenia podatku dochodowego.
• Remanent początkowy: Przeprowadzany na początek roku podatkowego, czyli na dzień 1 stycznia. Jego celem jest określenie stanu towarów i materiałów na początku nowego roku podatkowego. Warto zaznaczyć, że remanent końcowy z dnia 31 grudnia automatycznie staje się remanentem początkowym na dzień 1 stycznia.
• Remanent okresowy: Przeprowadzany w regularnych odstępach czasu, na przykład co miesiąc, co kwartał lub co pół roku. Jego celem jest bieżące monitorowanie stanu towarów i materiałów, co pozwala na szybkie wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości i podejmowanie odpowiednich działań.
• Remanent specjalny: Przeprowadzany w szczególnych okolicznościach, takich jak zmiana właściciela przedsiębiorstwa, zmiana wspólnika, zmiana proporcji udziałów, czy likwidacja działalności gospodarczej. Jego celem jest dokładne określenie stanu towarów i materiałów w momencie zmiany lub likwidacji.

Przygotowanie do remanentu

Przygotowanie do remanentu jest kluczowe, aby cały proces przebiegł sprawnie i bez błędów. Oto kilka kroków, które warto podjąć przed przystąpieniem do remanentu:

• Ustalenie zakresu remanentu: Należy dokładnie określić, które towary i materiały będą objęte remanentem. Warto sporządzić listę wszystkich składników majątku, które będą liczone, aby uniknąć pominięcia jakichkolwiek pozycji.
• Przygotowanie dokumentów: Przed rozpoczęciem remanentu należy zgromadzić wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak faktury, dokumenty PZ, raporty kasowe oraz dokumenty magazynowe. Ułatwi to weryfikację stanu towarów i materiałów oraz ich wartości.
• Wybór zespołu: Ważne jest, aby wybrać odpowiedni zespół osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie remanentu. Powinny to być osoby kompetentne, które znają specyfikę działalności przedsiębiorstwa i potrafią dokładnie liczyć i dokumentować stan towarów.
• Przygotowanie sprzętu: Należy zadbać o dostępność niezbędnego sprzętu, takiego jak komputery, drukarki, skanery oraz inne urządzenia, które mogą być potrzebne podczas remanentu. Warto również przygotować odpowiednie formularze i arkusze do zapisywania wyników spisu.

Warto również pamiętać, że wycena powinna być przeprowadzona w ciągu 14 dni od dnia zakończenia sporządzania spisu z natury, a wartości rynkowe z dnia sporządzenia spisu mogą być brane pod uwagę w przypadku niekorzystnych zmian cen.

Przeprowadzanie remanentu krok po kroku

Przeprowadzenie remanentu to proces, który wymaga starannego przygotowania i dokładności na każdym etapie. Poniżej przedstawiamy kroki, które należy wykonać, aby przeprowadzić remanent w sposób prawidłowy:

1. Przygotowanie do remanentu: Zgromadź wszystkie niezbędne dokumenty i materiały, takie jak spis z natury, faktury, dokumenty PZ, raporty kasowe oraz dane z komputerowego programu handlowo-magazynowego. Upewnij się, że masz wszystko, co potrzebne do dokładnego przeprowadzenia remanentu.
2. Zamknięcie zakładu: Przed rozpoczęciem remanentu zamknij zakład, aby uniknąć jakichkolwiek zmian w stanie składników majątku. Dzięki temu zyskasz pewność, że wyniki spisu będą odzwierciedlać rzeczywisty stan towarów i materiałów.
3. Przeprowadzenie spisu z natury: Spis z natury powinien być przeprowadzany dokładnie i rzetelnie. Upewnij się, że wszystkie składniki majątku są uwzględnione i prawidłowo policzone. Pamiętaj, że dokładność na tym etapie jest kluczowa dla całego procesu.
4. Wycena składników majątku: Po zakończeniu spisu z natury przystąp do wyceny składników majątku. Wycena powinna być przeprowadzana zgodnie z przepisami prawa i dokumentowana w sposób umożliwiający jej późniejsze sprawdzenie.
5. Dokumentowanie wyników: Wyniki remanentu powinny być zapisane w sposób przejrzysty i dokładny. Upewnij się, że wszystkie dane są prawidłowo udokumentowane, co pozwoli na ich późniejszą weryfikację i uniknięcie ewentualnych błędów.

Elementy spisu z natury

W skład spisu z natury powinny wchodzić:

• materiały podstawowe i pomocnicze,
• towary handlowe,
• wyroby gotowe,
• półwyroby,
• odpady i braki,
• produkcja w toku,
• towary obce, które znajdują się na terenie zakładu przedsiębiorcy (nie trzeba określać jednak ich wartości),
• towary, które stanowią własność podatnika, ale w dniu sporządzenia spisu z natury nie ma ich na terenie zakładu,
• wyposażenie i składniki majątku trwałego – tylko wtedy, gdy naczelnik urzędu skarbowego został powiadomiony o likwidacji działalności.

Spis z natury uwzględnia także towary handlowe należące do podatnika, ale fizycznie nieobecne w zakładzie. Dodatkowo może obejmować wyposażenie i składniki majątku trwałego, jeśli przedsiębiorca likwiduje działalność i zgłosił to urzędowi skarbowemu.

Dane, wpisywane do remanentu, w tym datę sporządzenia spisu

Sporządzając spis z natury, pamiętaj o tym, aby uwzględnić poniższe dane:

• datę sporządzenia spisu,
• imię i nazwisko właściciela firmy,
• numer kolejny pozycji arkusza,
• jednostkę miary,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników,
• ilość towaru i innych składników, stwierdzoną w czasie spisu,
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
• wartość, która wynika z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• wartość łączną spisu z natury,
• klauzulę: „spis zakończono na pozycji”,
• podpis właściciela zakładu,
• podpisy osób, sporządzających spis z natury.

Dokładne dane są kluczowe dla prawidłowego obliczenia wartości dochodu.

Nadwyżki lub niedobory towaru – sposoby postępowania

Sporządzając spis z natury może okazać się, że posiadasz za mało lub zbyt wiele towaru. W pierwszym przypadku musisz rozliczyć niedobory magazynowe, jako koszt uzyskania przychodu. Warto zaznaczyć, że tego typu różnice w stanie posiadanego asortymentu uwzględnić możesz w kosztach podatkowych, Jest to możliwe jednak tylko w sytuacji, gdy niedobór towaru wynika z niezależnego od podatnika zdarzenia losowego, a on sama działa w normalny i racjonalny sposób. Oznacza to, że przedsiębiorcy muszą podejmować działania, mające na celu ochronę sprzedawanych przez nich dóbr przed kradzieżą lub zniszczeniem.

Brak stosowania odpowiednich środków zapobiegawczych w tym zakresie sprawi, że niedobory towaru nie będą mogły zostać uwzględnione w kosztach podatkowych. W momencie, gdy w spisie z natury na koniec lub początek roku podatkowego przedsiębiorca stwierdzi nadwyżkę towaru, musi rozliczyć ją jako przychód. Konieczność ta regulowana jest prawnie, przez artykuł 12 ustawy o PIT.

Jedną z przewidzianych w ustawie kategorii przychodów jest wartość pozyskanych częściowo odpłatnie lub nieodpłatnie praw, rzeczy lub świadczeń. Nadwyżki magazynowe traktowane są natomiast właśnie jako towary, otrzymane nieodpłatnie.

Rozliczanie ewentualnych różnic w niedoborach lub nadwyżkach

Podczas przeprowadzania remanentu może się okazać, że występują różnice w ilości towarów – mogą to być zarówno niedobory, jak i nadwyżki. W takim przypadku konieczne jest przeprowadzenie odpowiedniego rozliczenia tych różnic.

Rozliczenie różnic w niedoborach lub nadwyżkach powinno być przeprowadzane zgodnie z przepisami prawa. Należy dokładnie ustalić przyczynę wystąpienia różnic i podjąć odpowiednie działania, aby uniknąć ich w przyszłości. W przypadku niedoborów, które wynikają z niezależnych od podatnika zdarzeń losowych, można je uwzględnić jako koszt uzyskania przychodu. Natomiast nadwyżki towarów muszą być rozliczone jako przychód, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Remanent a podatek VAT

Remanent ma bezpośredni wpływ na podatek VAT, ponieważ wartość składników majątku jest uwzględniana w kalkulacji tego podatku. Wartość remanentu końcowego, określona na dzień 31 grudnia, jest uwzględniana w kalkulacji podatku VAT za dany okres rozliczeniowy. Dokładne określenie wartości remanentu końcowego jest zatem kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatku VAT.

Biuro rachunkowe a remanent

Współpraca z biurem rachunkowym może znacznie ułatwić przeprowadzenie remanentu. Biura rachunkowe posiadają doświadczenie i wiedzę w zakresie rachunkowości i podatków, co pozwala na profesjonalne wsparcie w przygotowaniu dokumentów, przeprowadzeniu spisu z natury, wycenie składników majątku oraz rozliczeniu ewentualnych różnic w niedoborach lub nadwyżkach. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że remanent zostanie przeprowadzony zgodnie z przepisami prawa i w sposób rzetelny.

Sporządzanie spisu z natury – ważne informacje

Sporządzając spis z natury, należy przede wszystkim zamknąć zakład na czas przeprowadzania remanentu. Dzięki temu zyskasz pewność, że podczas liczenia towaru nikt nie doda ani nie usunie znajdujących się na terenie zakładu artykułów. Pamiętaj o tym, aby być dokładnym – remanent ma odzwierciedlać faktyczny stan posiadanego towaru.

W związku z tym, w razie wystąpienia nadwyżek lub niedoborów, nie ukrywaj ich i uwzględniaj je w sporządzanym spisie – dzięki temu będzie on odzwierciedlał faktyczny stan towaru, jaki znajduje się na terenie Twojego zakładu.

Wpływ remanentu na podatek dochodowy

Remanent ma istotny wpływ na obliczenie podatku dochodowego, ponieważ określa stan towarów i materiałów na koniec roku podatkowego. Oto kilka kluczowych aspektów, które warto wziąć pod uwagę:

• Określenie wartości remanentu: Wartość remanentu jest określana na podstawie cen zakupu lub nabycia towarów i materiałów. Dokładne określenie wartości jest niezbędne do prawidłowego obliczenia dochodu i podatku dochodowego.
• Korygowanie wartości remanentu: Wartość remanentu może być korygowana w przypadku zmiany cen, uszkodzenia towarów lub innych okoliczności, które wpływają na ich wartość. Ważne jest, aby wszelkie korekty były udokumentowane i uzasadnione.
• Wpływ na podatek dochodowy: Wartość remanentu wpływa na obliczenie dochodu do opodatkowania. Wysoka wartość remanentu końcowego może obniżyć dochód do opodatkowania, natomiast niska wartość może go zwiększyć. Dlatego tak ważne jest dokładne i rzetelne przeprowadzenie remanentu, aby uniknąć błędów i nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych.

Dzięki tym informacjom, przedsiębiorcy będą lepiej przygotowani do przeprowadzenia remanentu i zrozumieją jego wpływ na ich obowiązki podatkowe. Pamiętaj, że dokładność i rzetelność są kluczowe, aby remanent odzwierciedlał faktyczny stan towarów i materiałów w Twoim przedsiębiorstwie.