Sprawozdanie finansowe – co to? Jak powinno być sporządzone?

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa to dokument, który powinien zostać sporządzony przez jednostkę gospodarczą w celu przedstawienia jej sytuacji majątkowej na koniec roku obrotowego. Dane przedstawione w dokumencie mają charakter finansowy i służą zobrazowaniu rocznej działalności firmy. Raport pełni funkcję informacyjną dla Krajowego Rejestru Sądowniczego i Krajowej Administracji Skarbowej.

Sprawozdanie finansowe jako zbiór danych księgowych jest regulowane przez ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591). Na podstawie zawartych w niej zapisów można określić, kto ma obowiązek sporządzenia tego dokumentu, w jakim terminie należy to zrobić oraz co powinien zawierać.

Na początku warto wyróżnić elementy wprowadzające, które muszą znaleźć się w sprawozdaniu finansowym. Wśród nich wymienia się przede wszystkim nazwę, adres siedziby, a także numer identyfikujący firmę w odpowiednim rejestrze (KRS lub ewidencji). Jeżeli czas działalności jednostki jest ograniczony, również należy go wskazać w dokumencie.

Sprawozdanie finansowe

Nie można zapomnieć także o uwzględnieniu okresu, za jaki zostało sporządzone sprawozdanie finansowe. Zdarza się, że raport ten tworzy się w związku z likwidacją jednostki. Dlatego też należy wskazać w nim, czy działalność będzie nadal kontynuowana w dającej się przewidzieć przyszłości, a także występowanie ewentualnych zagrożeń dla jej dalszego poprawnego funkcjonowania. Aby dokument był w pełni zrozumiały, wśród informacji wprowadzających powinny znaleźć się również zasady rachunkowości, metody ustalenia wartości aktywów i pasywów oraz wyniku finansowego. Należy pamiętać także o uwzględnieniu sposobu sporządzenia sprawozdania w kwestiach nieobjętych ustawą.

Ze względów formalnych raport musi zawierać datę przygotowania dokumentu oraz podpisy osób za niego odpowiedzialnych. W innym przypadku zostanie on uznany za nieważny.

Sposób sporządzenia sprawozdania finansowego

Sprawozdania finansowe można wysyłać obecnie wyłącznie w formie elektronicznej. Dlatego też należy pamiętać o zapisie dokumentu w odpowiedniej strukturze oraz formacie. Powinien być to jeden plik tekstowy XML, w którym znajdują się wszystkie elementy wchodzące w skład raportu. Dodatkowo nie można zapomnieć o zgodności dokumentu ze schematem XSD opisanych w ustawie. Aby mieć pewność, że sprawozdanie zostało sporządzone według obowiązujących przepisów, warto skorzystać z przeznaczonych do tego narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.

Jakie elementy powinny się znaleźć w pliku XML zawierającym sprawozdanie finansowe?

Roczne sprawozdanie finansowe

Po pierwsze raport powinien zawierać bilans obejmujący aktywa trwałe, obrotowe i należne wpłaty na fundusz statutowy, a także pasywa z podziałem na fundusze własne oraz zobowiązania i rezerwy na zobowiązania. W tym przypadku należy uwzględnić dane zarówno za bieżący, jak również zakończony rok obrotowy. Po drugie w raporcie powinien znaleźć się rachunek zysków i strat z wyszczególnieniem: przychodów, kosztów oraz obowiązkowych obciążeń, które powstały od zakończenia poprzedniego roku obrotowego. Dzięki tym informacjom można przewidzieć perspektywy rozwoju działalności gospodarczej. Po trzecie sprawozdania finansowe muszą zawierać informację dodatkową dotyczącą:

1. zobowiązań finansowych nieuwzględnionych w poprzednich elementach,
2. kwot udzielonych zaliczek i kredytów,
3. brakujących danych o aktywach i pasywach,
4. opisu struktury zrealizowanych przychodów ze wskazaniem źródeł oraz poniesionych kosztów,
5. źródeł zwiększenia i przeznaczeniu funduszu statutowego,
6. przychodów i kosztów wynikających z przekazania 1% podatku, a także przeznaczenia otrzymanych w ten sposób pieniędzy – zapis ten obowiązuje jedynie organizacje pożytku publicznego!

Kto i kiedy musi złożyć roczne sprawozdanie finansowe?

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego mają dwie grupy podatników. Pierwsza z nich to osoby, które muszą prowadzić księgi rachunkowe lub robią to dobrowolnie. Wśród takich jednostek znajdą się spółki kapitałowe, osobowe, a także osoby fizyczne posiadające własną działalność gospodarczą. Jeżeli przedsiębiorstwo podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, wówczas dokumenty należy złożyć w terminie 15 dni od momentu zatwierdzenia sprawozdania rocznego.

Z kolei odpowiedni organ musi zaakceptować sprawozdanie maksymalnie w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Oznacza to, że dokumentacja powinna trafić do rejestru sądowego najpóźniej do 15 lipca danego roku kalendarzowego, gdy ten pokrywa się z rokiem obrotowym. Do rocznego sprawozdania finansowego należy dołączyć:

1. odpis uchwały zatwierdzającej roczne sprawozdanie finansowe,
2. odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty,
3. sprawozdanie z działalności, jeżeli jest to wymagane w ustawie o rachunkowości,
4. opinie biegłego rewidenta, gdy przekazano sprawozdanie na badania.

Przedsiębiorstwa prowadzone przez osoby fizyczne nie podlegają rejestracji w KRS. W zamian muszą posiadać wpis w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jeżeli taką firmę obowiązuje sprawozdanie finansowe, należy je złożyć do Urzędu Skarbowego zgodnie z zapisami zawartymi w ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350). Oznacza to, że raport należy dołączyć do deklaracji podatkowej, której ostateczny termin złożenia przypada na 30 kwietnia.