ZUS dla nowych firm jednoosobowych

Rozpoczęcie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu formalności. Jednym z najważniejszych elementów jest ZUS dla nowych firm, czyli opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Warto dobrze zrozumieć zasady, ponieważ wybór formy opodatkowania, terminów zgłoszenia oraz dostępnych ulg może znacząco wpłynąć na wysokość comiesięcznych kosztów.

Ulga na start – pierwszy krok do niższych składek

Osoba podejmująca działalność gospodarczą po raz pierwszy może skorzystać z tzw. ulgi na start. Przez pierwsze sześć miesięcy nie ma obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. Trzeba jednak opłacać składkę zdrowotną, której wysokość zależy od formy opodatkowania i dochodów z poprzedniego roku kalendarzowego. To rozwiązanie pozwala ograniczyć koszty na początku, szczególnie jeśli dopiero budujesz bazę klientów i inwestujesz w narzędzia takie jak terminal płatniczy czy kasoterminal.

Warto pamiętać, że ulga nie przysługuje, jeśli działalność prowadzisz na rzecz byłego pracodawcy w zakresie obecnie wykonywanej pracy. W praktyce oznacza to, że kontynuowanie świadczenia usług w ramach stosunku pracy w formie JDG powoduje konieczność opłacania składek na ubezpieczenia społeczne już od pierwszego dnia.

Preferencyjne składki ZUS – dwa lata obniżonych kosztów

Po zakończeniu okresu ulgi na start przedsiębiorca przechodzi na system preferencyjnych składek ZUS. Obowiązuje on maksymalnie przez 24 miesiące. W tym czasie podstawą wymiaru składek jest 30% minimalnego wynagrodzenia. Dzięki temu składka emerytalna, składka rentowa i fundusz pracy są znacząco niższe niż w standardowym systemie.

W okresie preferencyjnym płacisz obowiązkowo składkę zdrowotną, której wysokość zależy od formy rozliczeń z fiskusem – w skali podatkowej, w formie karty podatkowej czy na podatku liniowym. Minimalna składka zdrowotna obowiązuje niezależnie od przychodu w danym miesiącu.

Warto śledzić zmiany przepisów, ponieważ w ostatnich latach wysokość składki zdrowotnej dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą znacząco wzrosła. W wielu przypadkach konieczne jest opłacanie wyższych składek zdrowotnych, szczególnie gdy dochód przekroczy 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Mały ZUS Plus – niższe składki zależne od przychodów

Po zakończeniu preferencyjnych składek ZUS można rozważyć skorzystanie z programu Mały ZUS Plus. To rozwiązanie dla przedsiębiorców, których przychody w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczyły ustalonego progu (w 2024 r. jest to 120 000 zł). Podstawą wymiaru składek jest dochód, co pozwala płacić niższe składki ZUS przy niewielkich zarobkach.

W Małym ZUS Plus składki na ubezpieczenia społeczne – emerytalne, rentowe, chorobowe i na fundusz solidarnościowy – są liczone od rzeczywistego wyniku finansowego. Oznacza to dostosowanie obciążeń do możliwości mikroprzedsiębiorcy.

Standardowe składki po upływie ulg

Po wykorzystaniu wszystkich dostępnych preferencji przedsiębiorca przechodzi na standardowe zasady. Wtedy podstawą wymiaru jest 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. W 2025 roku oznacza to ponad 5000 zł, co przekłada się na pełną składkę ZUS w wysokości około 1600–1700 zł miesięcznie (w zależności od składki zdrowotnej).

Do obowiązkowych obciążeń zalicza się:

• składkę emerytalną,

• składkę rentową,

• składkę zdrowotną,

• fundusz pracy,

• fundusz solidarnościowy.

Niektóre osoby mogą zgłosić się także do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli np. w trakcie zawieszenia działalności nie posiadają innego tytułu do ubezpieczenia.

Zgłoszenie do ZUS – formalności i kody ubezpieczenia

Rejestracja w ZUS odbywa się wraz z założeniem działalności gospodarczej w CEIDG. Na podstawie danych system automatycznie przesyła zgłoszenie do ZUS. Przedsiębiorca wybiera odpowiedni kod tytułu ubezpieczenia. Jeśli korzystasz z ulgi na start, Twoje zgłoszenie oznaczone kodem tytułu ubezpieczenia wskazuje wyłącznie obowiązek opłacania składki zdrowotnej. Po pół roku musisz dokonać kolejnego zgłoszenia z nowym kodem.

Jeśli zawiesisz wykonywanie działalności, ZUS nie nalicza składek za ten okres. Po wznowieniu działalności ponownie powstaje obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Składka zdrowotna – zmiany i obliczanie

Od 2022 roku zasady liczenia składki zdrowotnej uległy zmianie. Wcześniej obowiązywała stała minimalna składka zdrowotna, niezależna od dochodu. Obecnie wysokość zależy od formy opodatkowania:

• skala podatkowa – 9% dochodu, ale nie mniej niż minimalna składka zdrowotna,

• podatek liniowy – 4,9% dochodu,

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – składka uzależniona od wysokości przychodów w przedziałach,

• karta podatkowa – składka ustalana na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Zmiany te sprawiły, że wielu przedsiębiorców musi opłacać wyższe składki zdrowotne niż w poprzednich latach. To szczególnie istotne przy planowaniu budżetu i ustalaniu cen za swoje usługi lub produkty.

ZUS a inne formy działalności

Zasady opłacania składek różnią się w zależności od formy prowadzenia biznesu. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą rozlicza się na innych zasadach niż wspólnik spółki jawnej czy osoba pozostająca w spółdzielczym stosunku pracy. Warto podkreślić, że JDG, która nie ma osobowości prawnej, oznacza pełną odpowiedzialność majątkową i samodzielny obowiązek odprowadzania składek.

W przypadku świadczenia usług dla byłego pracodawcy w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej ulgi mogą nie obowiązywać. Tego typu ograniczenia warto uwzględnić już na etapie zakładania działalności.

Terminal płatniczy i korzyści dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Równolegle z obowiązkami wobec ZUS warto zwrócić uwagę na rozwiązania ułatwiające obsługę klientów. Terminal płatniczy jest dziś niemal standardem, a dzięki programowi Polska Bezgotówkowa wiele firm może otrzymać terminal płatniczy w telefonie lub kasoterminal bez kosztów przez pierwsze miesiące.

To udogodnienie pozwala nie tylko na przyjmowanie płatności kartą, lecz także oferowanie klientom dodatkowych usług, takich jak cashback, co podnosi konkurencyjność firmy. Dla jednoosobowej działalności gospodarczej to praktyczne rozwiązanie, które zwiększa komfort obsługi i ułatwia rozliczenia podatku VAT.

Najważniejsze informacje

• Ulga na start zwalnia z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne przez pierwsze 6 miesięcy, ale składkę zdrowotną trzeba płacić od dnia rozpoczęcia działalności.

• Preferencyjne składki ZUS obowiązują przez 24 miesiące, a podstawą ich wyliczania jest 30% minimalnego wynagrodzenia.

• Mały ZUS Plus umożliwia płacenie niższych składek, jeśli przychody w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczyły ustalonego limitu.

• Standardowe składki dotyczą wszystkich po zakończeniu okresu ulg i preferencji – podstawą jest 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

• Składka zdrowotna od 2022 roku zależy od formy opodatkowania i dochodu, co w wielu przypadkach oznacza wyższe koszty niż wcześniej.

• Płatności bezgotówkowe można wdrożyć, korzystając z terminala płatniczego, kasoterminala lub terminala w telefonie w ramach programu Polska Bezgotówkowa.