Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej – jak i kiedy odzyskać pieniądze z rocznego rozliczenia?

Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej to temat, który dotyczy coraz większej liczby przedsiębiorców – zwłaszcza tych rozliczających się ryczałtem, podatkiem liniowym lub na zasadach ogólnych. Zbliżające się roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2024 rok w 2025 r. to moment, kiedy warto sprawdzić, czy przysługuje Ci zwrot i jak go skutecznie odzyskać. Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, jak przebiega ten proces, jakie warunki trzeba spełnić i co zrobić, by ZUS zwrócił Ci nadpłatę na wskazany rachunek bankowy.

Najważniejsze informacje:

• Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej następuje na podstawie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2024 r.
• Rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne przekazuje się do ZUS w maju 2025 r., wraz z dokumentami rozliczeniowymi (ZUS DRA lub RCA).
• Nadpłata składki zdrowotnej pojawia się w wyniku porównania zapłaconych składek z należnymi, obliczonymi według wybranej formy opodatkowania.
• Zwrot nadpłaty składki otrzymasz automatycznie, jeśli ZUS posiada Twój numer konta bankowego.
• Wniosek o zwrot nadpłaty składki należy złożyć tylko wtedy, gdy numer rachunku nie został wcześniej zgłoszony w CEIDG lub ZUS.
• Nadpłaty nie są zwracane, jeśli przedsiębiorca ma zaległości z tytułu składek lub innych zobowiązań wobec ZUS.
• Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej następuje najpóźniej do 31 sierpnia 2025 r. na koncie płatnika składek.

Czym jest zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?

Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej to sytuacja, w której zapłacona przez przedsiębiorcę składka na ubezpieczenie zdrowotne przewyższa wartość, jaka wynika z rocznego rozliczenia składki. Taka nadpłata może pojawić się np. wtedy, gdy przychód okazał się niższy niż prognozowano, a płatnik rozliczał składki na podstawie wyższej podstawy. Wówczas ZUS, po analizie dokumentów rozliczeniowych, może poinformować o zwrocie nadpłaty składki zdrowotnej – o ile spełnione zostaną wszystkie wymagane warunki i zostanie złożony wniosek we właściwym terminie.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby otrzymać zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?

Aby uzyskać zwrot nadpłaty składki zdrowotnej, konieczne jest terminowe i prawidłowe przekazanie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej (formularz ZUS DRA) za 2024 rok – najpóźniej do 20 maja 2025 r. Zwrot przysługuje tylko wtedy, gdy:

• w wyniku rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne wystąpiła realna nadpłata,
• płatnik nie posiada zaległości z tytułu składek lub nienależnie pobranych świadczeń,
• na koncie płatnika składek znajduje się aktualny numer rachunku bankowego, na który ZUS może przelać środki.

Warto pamiętać, że w przypadku braku numeru konta lub istnienia zadłużenia, ZUS nie dokona automatycznego zwrotu nadpłaty składki zdrowotnej – środki zostaną zaliczone na poczet zaległości.

Jak złożyć wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?

Jeśli po złożeniu rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2024 r. powstała nadpłata, a ZUS nie zwróci jej automatycznie (np. z powodu nieaktualnego numeru konta lub występowania zadłużenia), konieczne będzie złożenie wniosku o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej.

Wniosek należy złożyć przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE ZUS) – wystarczy zalogować się na profil płatnika składek, przejść do zakładki „Dokumenty” i wygenerować formularz RZS-R. Należy go podpisać elektronicznie i przesłać przez system. W formularzu konieczne jest wskazanie numeru rachunku bankowego, na który ma zostać dokonany przelew.

Wniosek trzeba złożyć najpóźniej do końca maja 2025 r. – po tym terminie ZUS zaliczy nadpłatę na poczet przyszłych składek lub innych zobowiązań.

Kiedy ZUS nie zwróci nadpłaty składki zdrowotnej?

Nie zawsze zwrot nadpłaty składki zdrowotnej następuje automatycznie. ZUS wstrzyma przekazanie środków, jeśli:

• na koncie płatnika występują zaległości z tytułu składek lub odsetek – wtedy nadpłata zostanie zaliczona na poczet tych zaległości,
• brakuje numeru rachunku bankowego – ZUS nie ma możliwości przelania środków bez wskazania konta,
• nie został złożony wniosek RZS-R w przypadku, gdy jego złożenie jest wymagane (np. nadpłata nie została rozliczona automatycznie),
• dokumenty rozliczeniowe są błędne lub niekompletne, co uniemożliwia prawidłowe wyliczenie nadpłaty.

Dlatego warto na bieżąco sprawdzać dane w PUE ZUS, terminowo składać dokumenty i uzupełnić ewentualne braki jeszcze przed upływem terminu zwrotu.

Jak sprawdzić zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?

Informację o zwrocie nadpłaty składki zdrowotnej znajdziesz na swoim profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE ZUS). W zakładce „Rozliczenia” możesz sprawdzić:

• czy ZUS rozliczył nadpłatę wynikającą z rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• jaka kwota została zaksięgowana na koncie płatnika składek,
• czy nadpłata została zaliczona na poczet innych zobowiązań,
• czy i kiedy została przekazana na wskazany numer konta bankowego.

Dostęp do tych danych pozwala kontrolować sytuację finansową wobec ZUS i w razie potrzeby – złożyć wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej, jeśli nie została wypłacona automatycznie.

Jak złożyć wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?

Jeśli ZUS nie przekazał automatycznie środków z tytułu nadpłaty składki zdrowotnej, płatnik musi samodzielnie złożyć wniosek o zwrot nadpłaty. Można to zrobić wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE ZUS), logując się na profil płatnika.

Wniosek należy wysłać w terminie do 1 czerwca 2025 r., zaznaczając numer rachunku bankowego, na który ma trafić zwrot. Jeżeli numer konta bankowego nie został wcześniej zarejestrowany w systemie, konieczne będzie jego uzupełnienie. Brak poprawnie złożonego wniosku w wyznaczonym czasie oznacza, że ZUS pozostawi nadpłatę na koncie płatnika do wykorzystania w przyszłych rozliczeniach.

Kiedy nastąpi zwrot nadpłaty składki zdrowotnej?

Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej następuje do 1 sierpnia 2025 r. pod warunkiem, że płatnik złożył poprawny wniosek o jej zwrot. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przekaże środki na wskazany numer konta bankowego najpóźniej w tym terminie, zgodnie z ustawowym obowiązkiem.

Jeśli jednak płatnik posiada zaległości z tytułu składek, ZUS ma prawo najpierw zaliczyć nadpłatę na poczet tych zaległości, a dopiero pozostałą kwotę (jeśli taka wystąpi) zwrócić na rachunek bankowy płatnika. Warto zatem przed złożeniem wniosku sprawdzić stan rozliczeń na koncie płatnika w systemie PUE ZUS.

Jak sprawdzić, czy zwrot nadpłaty został dokonany?

Informację o tym, czy zwrot nadpłaty składki zdrowotnej został zrealizowany, można sprawdzić na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS), w panelu płatnika składek. System wyświetla status wniosku, datę rozliczenia oraz numer konta, na który środki zostały (lub zostaną) przekazane.

ZUS nie wysyła osobnych potwierdzeń przelewu – płatnik powinien samodzielnie monitorować rachunek bankowy oraz komunikaty w PUE. W razie wątpliwości lub braku przelewu mimo złożenia wniosku, warto skontaktować się bezpośrednio z ZUS-em.

Podsumowanie

Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej za 2024 r. następuje na podstawie rocznego rozliczenia składki i dotyczy przedsiębiorców podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu. Aby otrzymać zwrot, należy złożyć dokumenty rozliczeniowe (ZUS DRA lub RCA) i ewentualny wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej – jeśli numer rachunku bankowego nie został wcześniej podany. Zwrot realizowany jest do końca sierpnia 2025 r. na konto płatnika składek, pod warunkiem braku zaległości wobec ZUS.